企业用户值得关注的电子邮件技巧

核心提示： 9. 妥善保管电子邮件地址不要把合作伙伴的电子邮件地址泄漏给商业卖主、朋友，或者企业外部人员，企业用户值得关注的电子邮件技巧(4)，核实列于收件人和抄送文本框中的邮件接收人确实有权接收消息，并且确保在这个过程中不会暴露他人的电子邮件地址，比如和人力资源有关的事端，电子邮件是口头交谈的蹩脚替

9. 妥善保管电子邮件地址

不要把合作伙伴的电子邮件地址泄漏给商业卖主、朋友，或者企业外部人员。核实列于收件人和抄送文本框中的邮件接收人确实有权接收消息，并且确保在这个过程中不会暴露他人的电子邮件地址。不要把你的合作伙伴的邮件地址贴在互联网论坛或者公告板上、新闻组（Usenet group）系统里、聊天室中，或者其他公共区域内。

关于保护他人邮件地址不受公开，这里有几点简单方法。首先，如果你需要让他的邮箱地址不被其他外部消息接收者看到，不妨用密送功能。其次，转发邮件时，把他们的邮箱地址从消息中去除。这花不了多少时间，却可以减少让你的合作伙伴的电子邮件地址在互联网空间内疯狂复制繁衍的机会。

10. 明智地处理附件

电子邮件的附件消耗了过多的邮件服务器的存储空间和网络带宽，而且对病毒的发作难辞罪责——可是，它们又常常是传送文件的最简单方法。当你发送附件时，就请确保按以下指导方针进行：

◆不要附加大文件；任何大于1或者2M的东西都不应该通过电子邮件发送。

◆限制消息所含附件的数量为5个或者更少。

◆把附件保存到硬盘上，然后删除包含此附件的电子邮件消息。

◆不要打开突如其来的附件，不要打开不知来自何方的附件。

◆打开附件前，每次都先用反病毒软件扫描一遍。在没有得到无毒的确认之前，永远不要点击附件。

◆不要给接收人转发他们不能访问的附件。如果附件的使用需要运行某个不常见的新应用程序，就先在消息中说明白。

11. 不要包含敏感信息，或者可能让人窘迫的信息。

如果你认为你的电子邮件纯属私有，那就错了。不是这样的。把它们想作明信片。如果不想让信息发布在当地报纸的头版，就决不要把它们包含在电子邮件中。或者这样讲，永远就不该通过电子邮件发送绝密的、内部所有的、敏感的、个人的，或者秘密信息。你也应当避免在邮件中发送煽动性的或者情绪化的评论。

12. 知道什么时候用电子邮件（及什么时候不用）

商业发展让电子邮件有了专业化的商业相关用途，但绝不是用来开玩笑、扯闲话，或者chain邮件的。同时记住不要用发送邮件的方式完成本该口头交谈的工作。错综复杂的主题面对面进行解释尚且经常困难重重，电子邮件又能何为。与其通过电子邮件给出复杂解释，不如开一个简短会议当面把事情说明白。

当进行紧急、艰难，和/或令人不愉快的讨论时，比如和人力资源有关的事端，电子邮件是口头交谈的蹩脚替身。情绪容易激昂的交流还是当面处理较好。