企业用户值得关注的电子邮件技巧

5. 加上有效的邮件主题

邮件主题的撰写需要谨慎对待，但还是必须要给出。成功的邮件主题要能概括消息内容，既不显得冗长，也不叫人茫然。啰里啰唆的主题让人畏惧，这样的邮件不如干脆跳过忽略不计，况且，太长的主题在电子邮件浏览器中也经常无法全部显示。为了得到最佳可读性，字母的大小写应和普通句子一样，用不着夸张的全部大写。

如Agenda for meeting on 3/29/07就很好，而不要写成AGENDA FOR MEETING ON 3/29/07

6. 正确使用抄送（CC）和密送（BCC）

大多数电子邮件客户程序都有抄送和密送功能，通过它们，你可以和主要接收人之外的其他人保持信息联络。

向其他人拷贝（即抄送和密送）信息时，需要确信的是这些消息是否适合他们。如果使用地址列表，也要检查检查是不是列表中的所有成员都应该收取这封邮件，记得把不相关的人员暂时排除在外。密送的使用要讲求节制。如果有敏感话题需要密送给他人，还不如当着人家的面，在网下讨论更为妥当。

7. 转发消息要服从邮件礼节

在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎。不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。点击发送按钮前，回顾一下消息内容是否对于所有收件人都无可挑剔。

8. 不要卷入网络口水战（flame war）

Flame war是一类激烈的邮件交换，往往情感胜于理智，而且和专业沟通简直毫无瓜葛，不可相提并论。如果某一天你收到了这种邮件（表明战火已经离你不远），或者发觉自己已经深涉其中，那么如果你还是决定非得回应，最好在回应之前多加考虑。对情况加以分析，避免情绪化，作出理性的答复。

你也可以不要回应，而决定采取当面解决的办法。一般来说，flame war的发动仅仅是出自一点小小的误解。一旦有措词不当（甚至是优秀的措辞），就有可能被收件人曲解，然后他就发动火力进行回击。比之答复，不如去找这个人就该消息讨论讨论。万一谈话尚不能解决问题，那就只能请经理出马，在网下解决争端。