WPS 2005 如何批量制作员工信息卡
2007-01-21 08:13:05 来源:WEB开发网核心提示: 在实际工作中,用户可能经常需要编辑大量格式一致,WPS 2005 如何批量制作员工信息卡,仅有部分内容不同的文档,如提醒邮件、员工工资单等等,创建主文档启动WPS文字,使用表格工具添加表格,如果使用手工编辑打印,虽然每份文件只需修改个别数据
在实际工作中,用户可能经常需要编辑大量格式一致,仅有部分内容不同的文档,如提醒邮件、员工工资单等等。如果使用手工编辑打印,虽然每份文件只需修改个别数据,但一旦份数比较多,这就成了一件非常苦恼的事情。 那么,有什么办法既可以减少枯燥无味的重复工作,又能提高工作效率呢?
其实WPS文字新增的“邮件合并”的功能,就能轻松满足用户的这种需要。
邮件合并简介
什么是“邮件合并”?从功能的命名上来看,“邮件合并”似乎与邮件有关,其实它的作用是在邮件文档(主文档)的固定内容中,通过与数据库(或数据表)中的记录进行整合,从而批量生成需要的邮件文档,因此大大提高工作的效率,“邮件合并”因此而得名。
“邮件合并”功能并非仅仅用于批量处理信函、信封等与邮件相关的文档,目前已经被用户广泛用于批量制作标签、工资条、成绩单等应用。
下面通过“制作员工信息卡”的实例,向用户简单介绍如何使用“邮件合并”功能。
建立数据库
首先使用WPS表格建立“员工信息表”,制作完成后的工作表如图 1所示:
图1 员工信息表
注意:数据表必须具有标题行(在数据库中通常称为“字段”),数据区域不能有空行。
创建主文档
启动WPS文字,使用表格工具添加表格,建立员工信息卡的“主文档”,如图 2所示:
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