WPS 2005 如何批量制作员工信息卡

在实际工作中，用户可能经常需要编辑大量格式一致，仅有部分内容不同的文档，如提醒邮件、员工工资单等等。如果使用手工编辑打印，虽然每份文件只需修改个别数据，但一旦份数比较多，这就成了一件非常苦恼的事情。 那么，有什么办法既可以减少枯燥无味的重复工作，又能提高工作效率呢？

其实WPS文字新增的“邮件合并”的功能，就能轻松满足用户的这种需要。

邮件合并简介

什么是“邮件合并”？从功能的命名上来看，“邮件合并”似乎与邮件有关，其实它的作用是在邮件文档（主文档）的固定内容中，通过与数据库（或数据表）中的记录进行整合，从而批量生成需要的邮件文档，因此大大提高工作的效率，“邮件合并”因此而得名。

“邮件合并”功能并非仅仅用于批量处理信函、信封等与邮件相关的文档，目前已经被用户广泛用于批量制作标签、工资条、成绩单等应用。

下面通过“制作员工信息卡”的实例，向用户简单介绍如何使用“邮件合并”功能。

　　建立数据库

首先使用WPS表格建立“员工信息表”，制作完成后的工作表如图 1所示：

图1 员工信息表

注意：数据表必须具有标题行（在数据库中通常称为“字段”），数据区域不能有空行。

　　创建主文档

启动WPS文字，使用表格工具添加表格，建立员工信息卡的“主文档”，如图 2所示：