WPS 2005 如何批量制作员工信息卡

图6 在主文档中插入“员工号”

步骤5　使用相同的方法，将“姓名”、“部门”、“职务”和“电话”域分别插入到主文档中相应的位置。结果如图 7所示。

图7 插入所有字段域效果

步骤6　复制整个表格，将光标定位到新复制的表格中的“员工号”的首位置，按下组合键，添加一个空域，并手工输入域代码“NEXT”，再切换域代码，如图 8所示。

图8 在第2张“信息卡”中插入“下一记录”域

注意：“下一记录”域必须插入在新记录的所有字段之前，否则无法得出正确结果。

步骤7　将第2张信息卡复制两份，并使用分栏工具进行重新排版后，点击“邮件合并工具栏”上的“查看合并数据”按钮，最终效果如图 9所示。

图9 添加4张“员工信息卡”的最终效果

步骤8　最后点击“邮件合并”工具栏上的“合并到新文档”按钮，如图 10所示，将根据用户指定数据表中的记录数来批量制作“员工信息卡”，并重新生成WPS文档（文档中每页包括4个员工的信息），至此，“员工信息卡”制作完毕。

图10 使用“合并到新文档”生成新的WPS文档

2、利用“邮件合并”功能除了批量处理信函、信封等文档外，还可以用于批量制作标签、工资条、成绩单等应用。

3、如果用户希望在一页中制作多张卡片，必须插入“{NEXT}”域（下一条记录）才能正常实现，但注意该域必须在新记录所有字段域之前，否则无法得出正确结果。

4、“邮件合并”除了支持将主文档合并成“新文档”以外，还允许用户将合并后的文档直接输出到“打印机”，或者合并成“邮件”进行发送。

　　适用范围:

　　适用于WPS Office 2005（751）以上版本。　　

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