使用Microsoft Query检索Excel外部数据

核心提示： 如果双击 .dqy 文件，Excel 会打开，使用Microsoft Query检索Excel外部数据(7)，运行查询，然后将结果插入到新工作表中，在刷新数据时，您可以继续在 Excel 中工作，如果要共享基于外部数据的 Excel 汇总或报表，可为其他用户提供一个包含外部数据区域的工作簿

如果双击 .dqy 文件，Excel 会打开，运行查询，然后将结果插入到新工作表中。

如果要共享基于外部数据的 Excel 汇总或报表，可为其他用户提供一个包含外部数据区域的工作簿，或者可以创建一个模板 (模板：创建后作为其他相似工作簿基础的工作簿。可以为工作簿和工作表创建模板。工作簿的默认模板名为 Book.xlt，工作表的默认模板名为 Sheet.xlt。)。使用模板，可以保存汇总或报表，且不必保存外部数据(这样文件便会较小)。当用户打开报表模板时会检索外部数据。有关创建报表模板的信息，请参阅创建用于导入数据的报表模板。

在 Excel 中处理数据

使用“查询向导”或 Microsoft Query 创建查询以后，可以将数据返回到 Excel 工作表。之后，数据会变为外部数据区域 (外部数据区域：从 Excel 的外部(如，数据库或文本文件)导入工作表的数据区域。在 Excel 中，可为外部数据区域中的数据设置格式或用其进行计算，就如同对其他任何数据一样。)或数据透视表 (数据透视表：一种交互的、交叉制表的 Excel 报表，用于对多种来源(包括 Excel 的外部数据)的数据(如数据库记录)进行汇总和分析。)，您可以对其进行格式设置和刷新。

为检索到的数据设置格式 在 Excel 中，可以使用各种工具(如图表或自动分类汇总)来呈现并汇总 Microsoft Query 检索的数据。您可以设置数据格式，刷新外部数据时会保留您的格式。您可以使用自己的列标签来替代字段名称，并自动添加行号。

Excel 可以自动为您在区域末尾键入的新数据设置格式以与前面的行匹配。Excel 还可以自动复制在前面的行中重复的公式并将它们扩展到其他行。

注释 为了扩展到区域中的新行，格式和公式必须在前面五行中的至少三行中显示。

您可以随时启用(或再次禁用)此选项：

1、单击“Microsoft Office 按钮”，单击“Excel 选项”，然后单击“高级”类别。

2、在“编辑”部分中，选中“扩展数据区域格式及公式”复选框以关闭此选项。要再次关闭自动数据区域格式设置，请清除此复选框。

刷新外部数据 刷新外部数据时，请运行查询来检索与您指定的条件匹配的、所有新的或更改过的数据。您可以在 Microsoft Query 和 Excel 中刷新查询。Excel 提供了许多用于刷新查询的选项，包括每次打开工作簿时刷新数据和定期自动刷新数据。在刷新数据时，您可以继续在 Excel 中工作，并且还可以在刷新数据的同时检查状态。