使用VB实现Excel自动获取外部数据
2006-02-27 11:54:50 来源：WEB开发网核心提示：Excel表格生成和公式设置十分强大便利，是一个强有力的信息分析与处理工具，使用VB实现Excel自动获取外部数据，VisualBasic是一套可视化、面向对象、事件驱动方式的结构化高级程序设计语言，正成为高效率的Windows应用程序开发工具，使它作为VisualBasic模块表中的一个子程序，并设置调用参数，由于微
Excel表格生成和公式设置十分强大便利，是一个强有力的信息分析与处理工具。VisualBasic是一套可视化、面向对象、事件驱动方式的结构化高级程序设计语言，正成为高效率的Windows应用程序开发工具。由于微软的努力，VisualBasic应用程序版可作为一种通用宏语言被所有微软可编程应用软件共享。
Excel面始之初带有表格处理类软件中功能最强的宏语言，通过单击“工具”菜单中的“宏”，选择宏名来调用宏过程。随后发展至VisualBasicforapplication专用版，可制作按钮、复选框、单选钮等控件，赋控件以宏名，单击控件运行宏，事件驱动方式就Click（单击）一种。新近推出的Office97套件中的Excel97,在“工具”菜单中选择“宏”后，就会发现增加了“VisualBasic编辑器”功能。运用这个新增功能，就完全与VisualBasic编程无异了。在菜单栏上单击鼠标右键，选择弹出式菜单中的“控件工具箱”，在“控件工具箱”工具条上，单击待添加的控件按钮，在工作表中将控件拖曳到所需位置和大小，单击鼠标右键选中“属性”设置控件属性后，双击控件就会出现VisualBasic编辑器。选择该控件的一个事件如Click或Change,编写程序。在工作表中操作该控件，如鼠标单击、键入字符等，则触发相应事件，执行相应程序。
笔者在Excel97平台，采用VisualBasic应用程序版开发了一套“通用报表分析系统”。该系统用于拥有众多子公司的母公司的每月财务报表合并汇总。所有子公司的统计报表如资产负债表、损益表是由FoxBase编制的财务软件生成的dbf文件，取名为ATV001xx.dbf----xx月份资产负债表，ATV002xx.dbf----xx月份损益表等。一个子公司的所有dbf文件放在一个单独的目录中，如C:\T\palm1，C:\T\palm2等。母公司每月份生成的汇总报表为TTTyymm.xls(yy----年份，mm----月份)，它有“资产负债表”、“损益表”等若干工作表组成。每张工作表是由所有子公司相应的dbf文件的相应项目的数据相加而成。只要将dbf文件逐一转化到TTTyymm.xls中去，很容易利用Excel的公式设置功能生成母公司的每张汇总报表。
这套系统的关键在于如何将所有dbf文件转换到同一个Excel工作簿中。直接通过“文件”菜单中的“打开”项,选择文件类型为dBase文件（*.dbf）,可将dbf文件转换到Excel工作簿中,但这工作簿只存转换而来的一张工作表，其他表都自动关闭了。另外,通过“工具”菜单中的“向导”，选择“文件转换”后，只是将一系列dbf文件转换为一系列xls文件而已。于是采用建立ODBC数据源获取外部数据的办法,将dbf文件逐一转换到一个Excel工作簿内,且用VisualBasicforApplication将转换过程自动化。只要按一下图1中的“生成报表”按钮,就能完成所有dbf文件的转换,且利用Excel公式自动计算功能完成所有报表的汇总计算。按“显示报表”按钮，选择表名，可以浏览报表数据。
具体的方法是：
一、建立ODBC数据源
(1)打开“数据”菜单,选择“获取外部数据”,然后单击“新建查询”;
(2)在“选择数据源”对话框中,双击“<新数据源>”;
(3)出现“创建新数据源”对话框,输入数据源名称,选择驱动程序如MicrosoftdBaseDriver(*.dbf),单击“连接”;
(4)在“ODBCdBase安装”对话框中,单击“使用当前工作目录”前的复选框,去掉缺省(,单击“选定目录(s)”,选择子公司存放dbf文件的目录如C:\T\palm1,连按“确定”；
(5)当出现MicrosoftQuary对话框时,单击“关闭”,退出。不要理会出现的警示信息，因为此时只需建立数据源,并不需要用MicrosoftQuery查询数据;
(6)重复上述步骤,在(4)中改换另一家子公司的目录,就为另一家子公司建立一个数据源。必须建立所有子公司的数据源。
二、手动获取外部数据
(1)单击“数据”，选取“获取外部数据”，单击“新建查询”；
(2)出现“选取数据源”对话框，点中“使用查询向导创建/编辑查询”前的复选框，然后双击数据源名，如palm1;
(3)在“查询向导——选择列”对话框中选择一个查询表名，单击>键，“查询中用到的列”框内会出现表中所有列名，单击“下一步”；
(4)出现“查询向导——过滤数据”，单击“下一步”；
(5)出现“查询向导——排序顺序”，单击“下一步”；
(6)出现“查询向导——完成”，点中“将数据返回MicrosoftExcel”前的单选钮，单击“完成”；
(7)出现“将外部数据返回到Excel”对话框，选中“新建工作表”，按“确定”；
(8)在建立查询的工作簿内新建工作表，并放入转换好的数据。这样就将一个dbf文件转换好了。
(9)重复上述过程，所有子公司的dbf文件转换到同一个工作簿中。
三、使用VB实现Excel自动获取外部数据
(1)进行手动获取外部数据(1)步骤前，单击“工具”菜单中的“宏”，选择“录制新宏”，在“宏名”的编辑框中键入宏名dbftoxls,按“确定”键；
(2)完成手动获取外部数据(1)-(8)步骤；
(3)单击“工具”菜单中的“宏”，选择“停止录制”。这样就将获取外部数据的过程记录为宏。
(4)编辑dbftoxls宏，加以修改，使它作为VisualBasic模块表中的一个子程序，并设置调用参数。
提供的程序如下：
`设置初值
Constapppath="c:\mydocuments\palmxls\"
Constmodulefile=apppath "module.xls"
ConststaticsPRe="TTT"
Constdbfpre="ATV00"
`调用dbftoxls的模块
PrivateSubCmdgeneratetable_Click()
DimstaticsfileAsString
Dims1AsString
Dims2AsString
Dims3AsString
DimidyesAsInteger
DimdbfstringAsString
OnErrorGoToerrhandler1
idyes=6
s1=txtyear.Text
s1=Mid(s1,3,2)
s2=txtmonth.Text
IfLen(s2)=1Then
s2="0" s2
EndIf
staticsfile=apppath staticspre s1 s2 ".xls"
IfFileLen(staticsfile)>0Then
choice=MsgBox("该年月报表已存在，是否重新生成？",vbYesNo vbExclamation vbDefaultButton1,"")
Ifchoice=idyesThen
Workbooks.OpenFileName:=staticsfile
Fori=0Tocompanynum-1
Forj=0Totablenum-1
dbfstring=dbfpre Trim(Str$(j 1)) s2
sqlstring=sqlstringfunc(dbfstring,fieldlist(),tablefieldnum(j))
Calldbftoxls(s(i,j),sqlstring)
Nextj
Nexti
ActiveWorkbook.Save
ActiveWorkbook.Close
EndIf
EndIf
ExitSub
errhandler1:
SelectCaseErr
Case53
Workbooks.OpenFileName:=modulefile
s3=s1 "年" s2 "月"
Sheets("资产负债表").Range("e4").FormulaR1C1="'" s3
ActiveWorkbook.SaveAsFileName:=staticsfile,FileFormat_
:=xlNormal,PassWord:="",WriteResPassword:="",ReadOnlyRecommended:=_
False,CreateBackup:=False
Fori=0Tocompanynum-1
Forj=0Totablenum-1
dbfstring=dbfpre Trim(Str$(j 1)) s2
sqlstring=sqlstringfunc(dbfstring,fieldlist(),tablefieldnum(j))
Calldbftoxls(s(i,j),sqlstring)
Nextj
Nexti
ActiveWorkbook.Save
ActiveWorkbook.Close
EndSelect
EndSub
`dbftoxls子程序
Subdbftoxls(activesheetname,sqlstring)
Sheets(activesheetname).Activate
Cells.Select
Selection.Clear
Range("a1").Select
WithActiveSheet.QueryTables.Add(Connection:=Array(Array(_
"ODBC;CollatingSequence=ASCII;DBQ=C:\T\palm1;DefaultDir=C:\T
\palm1;Deleted=1;Driver={MicrosoftdBaseDriver(*.dbf)};DriverId=533;FIL"_
),Array(_
"=dBaseIII;ImplicitCommitSync=Yes;MaxBufferSize=512;MaxScanRows=
8;PageTimeout=600;SafeTransactions=0;Statistics=0;Threads=3;Use"_
),Array("rCommitSync=Yes;")),Destination:=Range("A1"))
.Sql=Array(sqlstring)
.FieldNames=True
.RefreshStyle=xlInsertDeleteCells
.RowNumbers=False
.FillAdjacentFormulas=False
.RefreshOnFileOpen=False
.HasAutoFormat=True
.BackgroundQuery=True
.TablesOnlyFromHTML=True
.RefreshBackgroundQuery:=False
.SavePassword=True
.SaveData=True
EndWith
EndSub->
Excel面始之初带有表格处理类软件中功能最强的宏语言，通过单击“工具”菜单中的“宏”，选择宏名来调用宏过程。随后发展至VisualBasicforapplication专用版，可制作按钮、复选框、单选钮等控件，赋控件以宏名，单击控件运行宏，事件驱动方式就Click（单击）一种。新近推出的Office97套件中的Excel97,在“工具”菜单中选择“宏”后，就会发现增加了“VisualBasic编辑器”功能。运用这个新增功能，就完全与VisualBasic编程无异了。在菜单栏上单击鼠标右键，选择弹出式菜单中的“控件工具箱”，在“控件工具箱”工具条上，单击待添加的控件按钮，在工作表中将控件拖曳到所需位置和大小，单击鼠标右键选中“属性”设置控件属性后，双击控件就会出现VisualBasic编辑器。选择该控件的一个事件如Click或Change,编写程序。在工作表中操作该控件，如鼠标单击、键入字符等，则触发相应事件，执行相应程序。
笔者在Excel97平台，采用VisualBasic应用程序版开发了一套“通用报表分析系统”。该系统用于拥有众多子公司的母公司的每月财务报表合并汇总。所有子公司的统计报表如资产负债表、损益表是由FoxBase编制的财务软件生成的dbf文件，取名为ATV001xx.dbf----xx月份资产负债表，ATV002xx.dbf----xx月份损益表等。一个子公司的所有dbf文件放在一个单独的目录中，如C:\T\palm1，C:\T\palm2等。母公司每月份生成的汇总报表为TTTyymm.xls(yy----年份，mm----月份)，它有“资产负债表”、“损益表”等若干工作表组成。每张工作表是由所有子公司相应的dbf文件的相应项目的数据相加而成。只要将dbf文件逐一转化到TTTyymm.xls中去，很容易利用Excel的公式设置功能生成母公司的每张汇总报表。
这套系统的关键在于如何将所有dbf文件转换到同一个Excel工作簿中。直接通过“文件”菜单中的“打开”项,选择文件类型为dBase文件（*.dbf）,可将dbf文件转换到Excel工作簿中,但这工作簿只存转换而来的一张工作表，其他表都自动关闭了。另外,通过“工具”菜单中的“向导”，选择“文件转换”后，只是将一系列dbf文件转换为一系列xls文件而已。于是采用建立ODBC数据源获取外部数据的办法,将dbf文件逐一转换到一个Excel工作簿内,且用VisualBasicforApplication将转换过程自动化。只要按一下图1中的“生成报表”按钮,就能完成所有dbf文件的转换,且利用Excel公式自动计算功能完成所有报表的汇总计算。按“显示报表”按钮，选择表名，可以浏览报表数据。
具体的方法是：
一、建立ODBC数据源
(1)打开“数据”菜单,选择“获取外部数据”,然后单击“新建查询”;
(2)在“选择数据源”对话框中,双击“<新数据源>”;
(3)出现“创建新数据源”对话框,输入数据源名称,选择驱动程序如MicrosoftdBaseDriver(*.dbf),单击“连接”;
(4)在“ODBCdBase安装”对话框中,单击“使用当前工作目录”前的复选框,去掉缺省(,单击“选定目录(s)”,选择子公司存放dbf文件的目录如C:\T\palm1,连按“确定”；
(5)当出现MicrosoftQuary对话框时,单击“关闭”,退出。不要理会出现的警示信息，因为此时只需建立数据源,并不需要用MicrosoftQuery查询数据;
(6)重复上述步骤,在(4)中改换另一家子公司的目录,就为另一家子公司建立一个数据源。必须建立所有子公司的数据源。
二、手动获取外部数据
(1)单击“数据”，选取“获取外部数据”，单击“新建查询”；
(2)出现“选取数据源”对话框，点中“使用查询向导创建/编辑查询”前的复选框，然后双击数据源名，如palm1;
(3)在“查询向导——选择列”对话框中选择一个查询表名，单击>键，“查询中用到的列”框内会出现表中所有列名，单击“下一步”；
(4)出现“查询向导——过滤数据”，单击“下一步”；
(5)出现“查询向导——排序顺序”，单击“下一步”；
(6)出现“查询向导——完成”，点中“将数据返回MicrosoftExcel”前的单选钮，单击“完成”；
(7)出现“将外部数据返回到Excel”对话框，选中“新建工作表”，按“确定”；
(8)在建立查询的工作簿内新建工作表，并放入转换好的数据。这样就将一个dbf文件转换好了。
(9)重复上述过程，所有子公司的dbf文件转换到同一个工作簿中。
三、使用VB实现Excel自动获取外部数据
(1)进行手动获取外部数据(1)步骤前，单击“工具”菜单中的“宏”，选择“录制新宏”，在“宏名”的编辑框中键入宏名dbftoxls,按“确定”键；
(2)完成手动获取外部数据(1)-(8)步骤；
(3)单击“工具”菜单中的“宏”，选择“停止录制”。这样就将获取外部数据的过程记录为宏。
(4)编辑dbftoxls宏，加以修改，使它作为VisualBasic模块表中的一个子程序，并设置调用参数。
提供的程序如下：
`设置初值
Constapppath="c:\mydocuments\palmxls\"
Constmodulefile=apppath "module.xls"
ConststaticsPRe="TTT"
Constdbfpre="ATV00"
`调用dbftoxls的模块
PrivateSubCmdgeneratetable_Click()
DimstaticsfileAsString
Dims1AsString
Dims2AsString
Dims3AsString
DimidyesAsInteger
DimdbfstringAsString
OnErrorGoToerrhandler1
idyes=6
s1=txtyear.Text
s1=Mid(s1,3,2)
s2=txtmonth.Text
IfLen(s2)=1Then
s2="0" s2
EndIf
staticsfile=apppath staticspre s1 s2 ".xls"
IfFileLen(staticsfile)>0Then
choice=MsgBox("该年月报表已存在，是否重新生成？",vbYesNo vbExclamation vbDefaultButton1,"")
Ifchoice=idyesThen
Workbooks.OpenFileName:=staticsfile
Fori=0Tocompanynum-1
Forj=0Totablenum-1
dbfstring=dbfpre Trim(Str$(j 1)) s2
sqlstring=sqlstringfunc(dbfstring,fieldlist(),tablefieldnum(j))
Calldbftoxls(s(i,j),sqlstring)
Nextj
Nexti
ActiveWorkbook.Save
ActiveWorkbook.Close
EndIf
EndIf
ExitSub
errhandler1:
SelectCaseErr
Case53
Workbooks.OpenFileName:=modulefile
s3=s1 "年" s2 "月"
Sheets("资产负债表").Range("e4").FormulaR1C1="'" s3
ActiveWorkbook.SaveAsFileName:=staticsfile,FileFormat_
:=xlNormal,PassWord:="",WriteResPassword:="",ReadOnlyRecommended:=_
False,CreateBackup:=False
Fori=0Tocompanynum-1
Forj=0Totablenum-1
dbfstring=dbfpre Trim(Str$(j 1)) s2
sqlstring=sqlstringfunc(dbfstring,fieldlist(),tablefieldnum(j))
Calldbftoxls(s(i,j),sqlstring)
Nextj
Nexti
ActiveWorkbook.Save
ActiveWorkbook.Close
EndSelect
EndSub
`dbftoxls子程序
Subdbftoxls(activesheetname,sqlstring)
Sheets(activesheetname).Activate
Cells.Select
Selection.Clear
Range("a1").Select
WithActiveSheet.QueryTables.Add(Connection:=Array(Array(_
"ODBC;CollatingSequence=ASCII;DBQ=C:\T\palm1;DefaultDir=C:\T
\palm1;Deleted=1;Driver={MicrosoftdBaseDriver(*.dbf)};DriverId=533;FIL"_
),Array(_
"=dBaseIII;ImplicitCommitSync=Yes;MaxBufferSize=512;MaxScanRows=
8;PageTimeout=600;SafeTransactions=0;Statistics=0;Threads=3;Use"_
),Array("rCommitSync=Yes;")),Destination:=Range("A1"))
.Sql=Array(sqlstring)
.FieldNames=True
.RefreshStyle=xlInsertDeleteCells
.RowNumbers=False
.FillAdjacentFormulas=False
.RefreshOnFileOpen=False
.HasAutoFormat=True
.BackgroundQuery=True
.TablesOnlyFromHTML=True
.RefreshBackgroundQuery:=False
.SavePassword=True
.SaveData=True
EndWith
EndSub->
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