经验技巧：如何做好电子邮件归档

核心提示： 接下来的一个步骤是鉴别，当提交了一个发现请求之后，经验技巧：如何做好电子邮件归档(6)，组织必须确定需要什么样的信息，这些信息存储在哪里， 不要忘记归档在法庭之外的用处，它们为用户提供了附加的存储资源，谁是这些信息的管理人，确认哪些人可能会有相关的信息

接下来的一个步骤是鉴别。当提交了一个发现请求之后，组织必须确定需要什么样的信息，这些信息存储在哪里，谁是这些信息的管理人，确认哪些人可能会有相关的信息，也就是说，在他们的硬盘上、文件服务器或者存储系统上。

搜索和索引技术对于鉴别来说是必须的。一个好的电子邮件归档应该对元数据和电子邮件内容进行索引，并且对附件进行索引。索引让发现搜索变得更快、也更有效率，并且能够反馈更为相关的信息。绝大部分归档都对存放在其中的内容进行索引，并为用户和管理员提供搜索功能。这在鉴别环节也非常有价值，Autonomy公司、Kazeon公司、Stor

edIQ公司和Recommind公司的产品都提供了这样的功能。

合理的发现流程：

信息管理 => 鉴别 => 保存/收集 => 处理/检查/分析 => 生产 => 呈现

电子发现指导模型告诉企业应该采取那些步骤以达到法律要求的电子发现标准

保存和收藏是接下来的步骤。一旦你确认了你想要的数据，IT必须将这些数据保存起来，并确保这些数据没有被改变或删除。例如，打开一个文档可能会改变一些重要的元数据，例如访问数据，这就可能影响这些数据的有效性——按照法律术语的说法就是“掠夺”。而且，如果企业有自己的保持和处理策略，可能有关的数据都必须按照法律保持的要求进行存放，对于诉讼有可能涉及到的电子邮件和文件，必须推迟它们被删除的时间。

电子邮件归档也可以作为保存系统。它为可能会牵涉到诉讼的信息提供了一个通用库，将员工个人从保存信息的负担下解放出来——这是个非常不错的主意。Symantec Enterprise Vault的Discovery Accelerator插件模块让调查者可以对归档电子邮件进行法律保持。很多归档产品还会对电子邮件进行加密并为每封电子邮件生成一个哈希值，这种方法能够防止信息被修改。

处理或选择阶段的目标是减少最初的数据规模。第一轮搜索很可能会搜索出大量无关的电子邮件、文件或文档，包括重复的内容和与诉讼无关的内容。电子邮件归档通常会提供在存储前删除重复信息和附件的功能，这一功能事实上是早期处理的一种方式。

检查、分析、生产和呈现阶段更多地针对着法庭辩护。Attenex公司、LexisNexis公司、Clearwell公司和Xerox Litigation Services公司等供应商提供了大量的专业产品和服务，这些产品和服务为诉讼相关的内容提供了一个工作流和管理系统。

因为电子邮件是律师们的主要目标，建立一个电子邮件归档系统对于企业来说是很明智的选择，这个系统能够帮助他们更好地面对遵从法律法规的问题。如同EDRM图表所示，电子邮件归档在发现过程中的几个阶段里都扮演了极其重要的角色。归档可以减少你发现的时间，将这一时间从几天或者几个小时缩短到几分钟。用户可以在电子邮件归档产品或服务中寻找诸如法律保持、索引和搜索的功能。

不要忘记归档在法庭之外的用处。它们为用户提供了附加的存储资源，缓解了生产电子邮件系统中数据日益膨胀的问题。