经验技巧：如何做好电子邮件归档

核心提示： 促使美国心理学学会(American Psychological Association)购买一个电子邮件归档平台的原因是该组织卷入了一场诉讼，首席信息官Tony Habash表示，经验技巧：如何做好电子邮件归档(4)，这个总部设在华盛顿的组织在2007年卷入了一场“令人感到十

促使美国心理学学会(American Psychological Association)购买一个电子邮件归档平台的原因是该组织卷入了一场诉讼。首席信息官Tony Habash表示，这个总部设在华盛顿的组织在2007年卷入了一场“令人感到十分痛苦”的法律发现过程。许多工作人员将信息存储在他们的硬盘驱动器或者CD上，这样一来，要检索以及收集相关资料就需要手工完成，耗时耗力。

Habash表示，“我们最终将这些资料集中统一起来了，但那是一项工作量很大的工作。这次的事件促使我们决定采用电子邮件归档。”他最终选择了MessageOne提供的一项服务。对一个中型的机构来说，SaaS模式是相当具有吸引力的，因为它能够将IT部门的工作人员们从实际操作中的繁重工作中解放出来。Habash同样借着部署的机会提出了一致性保持策略。

他表示，“我们目前正在将归档与整个过程紧密结合，同时还会指导用户什么电子邮件需要归档，同时还会告诉他们相应的原因;我们也会告诉我们的工作人员，什么时候可以删除这些邮件以及如何删除它们。”

电子邮件归档应当具备哪些功能

必备的功能：

压缩:缩减文件大小以节省磁盘空间

全文索引:对信息内容进行索引/对附件按压缩方式进行分类/搜索

关键字搜索:让用户和管理员可以通过关键字找到归档信息

法律保留:对和正在进行的事件相关的电子邮件或者可能引发诉讼的电子邮件进行保存，并禁止删除

元数据索引:对诸如发件人、收件人、日期、标题等电子邮件内容进行索引

保持/删除:根据策略进行存储/删除

单实例存储:对电子邮件和/或附件都只保留一份备份

最好具备的功能：

附加搜索功能:针对法律发现和内部调查提供的扩展搜索功能