在Word 2007 中使用“自动套用格式”命令

前言　什么时候会用到Word2007中的“自动套用格式”命令？一个典型的应用是格式化一段从来没有被格式化过的纯文本，改文本用各种文本约定来模拟格式。也可用“自动套用格式”来“清除”Word2007文档中应用不当的格式。还可用“自动套用格式”命令来重设由其他字处理程序转换而来的文档的格式，特别是那些没有使用样式的，或者看上去怎么都不像用过样式的。

可以将“自动套用格式”命令应用于当前文档的全部内容，或是仅应用于选定的文本。Word2007可以在选定的文本或是整篇文档中进行格式化和修改。Word2007默认仅将“正文”样式自动应用于文本，把其他样式留给你来应用。因此，要真正测试“自动套用格式”命令，开始的文档应该只有一个样式“正文”，使用直接格式来实现所有的更改。

如果“自动套用格式”命令遇到一行突出的文字，字体加粗并比周围字体都要大，Word2007会将其格式化威“标题1”，如果“自动套用格式”发现文本字体较小但在其他方面与上述特征相似，那就会应用为“标题2”。如果“自动套用格式”命令遇到一系列单行文本项目全部连在一处显示，就会假设它为列表。如果该列表有编号或项目符号，很好，你达到目的了。

正文　 如果“自动套用格式”是要经常使用的工具，拿着它以备不测。打开一个单样式文档（只使用了“正文”和直接格式）并使用“自动套用格式”命令。

“自动套用格式”命令位于Word2007的命令库中，容易查找，也方便使用，是不是Microsoft在巧妙地建议我们忘记它的存在？

无论如何，如果像使用“自动套用格式”命令，需要将其拉出来掸去上面的灰尘。右键单击QAT并选择“自定义快速访问工具栏”，如图1所示，设置“从下列位置选择命令”为“所有命令”，向下滚动到“自动套用格式”。选定“自动套用格式”后，单击“添加”按钮。完成添加后，单击“确定”按钮。

注意：有三个“自动套用格式”命令可供选择。为便于浏览，最好考虑暂时（至少）将所有三个都放入QAT。通常可以稍后删除它们（右键单击工具并选择“从快速访问工具栏删除”）。

有三个“自动套用格式”命令可加入QAT：

1.自动套用格式——该命令启动“自动套用命令”处理，给出图2所示的对话框以便更好地控制处理。

2.立刻自动套用格式——该命令用当前默认设置立刻运行“自动套用格式”命令。它对应图2的第一个选项。

3.键入时自动套用格式——该命令显示“键入时自动套用格式”对话框。

图1　“自动套用格式”命令没有出现在Word2007的功能区界面中

用“请选择一种文档类型，以改善格式设置过程”下面的箭头，可以选择三种文档种的一种：“常规文档”、“信函”和“电子邮件”，如图3所示。每种类型针对指定的文档使用不同的预置优化选项集。

图2　“自动套用格式”命令允许选择马上“自动套用格式”（“立刻自动套用格式”）或“逐项审阅修订”

图3　“自动套用格式”功能预置了三种文档选项：“常规文档”、“信函”和“电子邮件”

图2底部的“选项”按钮，提供了对“自动套用格式”设置的访问，如图4所示。如前所述，有“自动套用格式”和“键入时自动套用格式”两个选项卡。“自动套用格式”选项卡仅在运行“自动套用格式”命令时才发挥作用。“键入时自动套用格式”在键入时即发挥作用。

图4　“自动套用格式”选项卡的设置控制“立刻自动套用格式”命令的运行效果