word 创建邮件及合并主文档

在日常生活中，经常需要处理大量的通用文档，这些文档的内容既有相同的部分，又有格式不同的标识部分。例如，开会时要发通知，通知的内容都是一样的，只有每个人的姓名和称呼不同。最笨的方法是大量复制文档，然后对小部分不同的内容进行修改。但Word 提供了【邮件合并】的功能，可以快速高效地处理这种文档，Word 称之为合并文档。

一般来说，任何形式的合并文档都由两个文件组成：一个主文件和一个数据源。主文件中包含着每个分类文档所共有的标准文字和图形，数据源中包含着需要变化的信息。当主文件和数据源合并时， Word 能够用数据源中相应的信息代替主文件中的对应域，生成合并 文档。

要进行邮件合并，首先要创建一个主文档，它将包括所有分类文档都有的文字和图形，可按如下步骤进行：

（1）如果已经创建了一个文档，单击【常用】工具栏上的【打开】按钮，打开该文档；如果还没有创建文档，选择【文件】菜单中的【新建】命令，在【新建】对话框中选择模板或向导，创建一个新文档。

（2）输入每个分类文档都需要的文字和图形，并设置好格式。

（3）单击【常用】工具栏上的【保存】按钮，保存该文档。

（4）单击【工具】菜单中的【邮件合并】命令，出现【邮件合并帮助器】对话框，如图7-16 所示。

（5）单击【主文档】下的【创建】按钮，从弹出的下拉菜单中选择【套用信函】，出现一个对话框，如图7-17 所示。

（6）如果单击【活动窗口】按钮，那么就将当前的活动窗口当作分类文档的主文档使用，至此主文档已经创建好了。如果要新创建主文档，那么可以单击【新建主文档】按钮，以创建分类文档的主文档。此时，【邮件合并帮助器】对话框的【主文档】区将显示合并的类型和主文档的名称，还增加了一个【编辑】按钮，如图7-18所示。

（7）如果要把主文档还原为原来的普通文档，可以单击【创建】按钮，在弹出的菜单中选择【还原为普通Word 文档】。

（8）如果要编辑主文档，单击【编辑】按钮，从弹出的菜单中选择合并的主文档名称，打开主文档进行编辑。