巧用Outlook模板简化日常工作

使用定制的便签模板时，可以按照使用email模板的方式选择菜单“文件/新建/选择窗体”，或者，如果模板的快捷方式已经放入Outlook面板，只需点击该模板的快捷方式。另外，还可把便签模板文件的快捷方式放到桌面上，然后点击桌面上的快捷方式创建新便签，使用这种方法的好处是创建新便签不需要启动Outlook。

五、设置自动应答

如果你经常收到一些只需作出“标准化”应答的邮件，可以利用Outlook的自动应答功能，免去手工回复邮件之劳。要使用自动应答，首先要设置邮件规则，挑选出那些需要自动应答的邮件。另外，还要把默认的邮件格式设置为文本。设置该选项的方法是：选择菜单“工具/选项”，选择“邮件格式”选项卡，从“以该邮件格式撰写”列表框选择“纯文本”。

假设要为某个特定帐户接收的所有邮件设置自动应答规则。在Outlook 2002中，选择菜单“工具/规则向导”，点击“新建”。选择“由空白规则开始”以及“邮件到达时检查”，点击“下一步”继续。在“想要检查何种条件中”，选中“通过指定帐户”，在下面的“规则说明”区域，点击“指定”链接，选择该规则适用的帐户，点击“确定”，再点击“下一步”。

从“如何处理该邮件”列表框，选择“用特定模板答复”，从下面的“规则说明”区域，点击“特定模板”链接，找到应答模板并确定。点击“下一步”两次，指定规则的名称，点击“结束”。点击“确定”两次完成设置。