巧用Outlook模板简化日常工作

二、创建邮件模板

要创建邮件模板，第一步是创建一个新的邮件。在文件夹视图中点击“收件箱”，再点击“新建”按钮创建新邮件。填写邮件的内容，一般地，这里需要输入一些邮件的正文内容和签名。具体需要输入哪些内容与模板的用途有关。例如，如果email模板用于外出通知，只需说明自己不在办公室，紧急公务请联系另外的人；对于常规的公告邮件，则应当包含所有总是在公告中出现的内容。记住，应用模板时模板本身不会被改变，删除文字总是要比添加文字方便，所以，最好在模板中放入该类email中经常出现的所有信息。

如果用该模板创建的邮件总是与特定的事件相关，例如要求获取某类信息或帮助，可以为邮件设置主题，避免以后每次重新输入主题。有些邮件总是有一组固定的接收者，在“收件人”、“抄送”或“密件抄送”栏目输入这些邮件地址，可以进一步简化以后的操作。

完成邮件模板之后，接下来要保存它。选择菜单“文件/另存为”，从“保存类型”列表选择Outlook模板(*.oft)，输入模板文件的名字，“保存位置”显示出了保存模板的默认位置。

为便于访问，可以把模板加入到Outlook面板。Outlook面板包含了许多指向Outlook工具的快捷方式。当定制模板的数量日益增加时，在Outlook面板中创建组来管理模板不失为一种好方法。

1、右击Outlook面板的任意空白区域，选择菜单“添加新组”，Outlook面板的底部出现了一个新的组，　　为该组指定适当的名称，例如“模板”。

2、双击组的名称，打开该组。

组里面可以放入各种快捷方式，例如Outlook工具、Web页面、Word文档以及email模板等。模板是扩展名为.oft的文件，所以可点击Windows菜单“开始/搜索/文件或文件夹”查找。把找到的模板文件拖入Outlook面板，然后为面板中的快捷方式指定合适的名称。