创建Access 2007查阅字段列

核心提示：在向Access2007表中输入数据时，经常出现输入的数据是一个数据集合中的某个值的情况，创建Access 2007查阅字段列，例如输入教师职称时，一定是“教授、副教授、讲师、助教”这个职称集合中的某个值，如图4所示，在职称字段上单击下拉按钮，对于这种类型的数据，最简单的方法是使用Access2

在向Access2007表中输入数据时，经常出现输入的数据是一个数据集合中的某个值的情况。例如输入教师职称时，一定是“教授、副教授、讲师、助教”这个职称集合中的某个值。对于这种类型的数据，最简单的方法是使用Access2007提供的插入“查阅列”的方法直接创建字段列，或者在添加教师职称字段后，在查询设计视图中进行设置。

当插入查阅字段后，就可以不用输入数据，而采取从一个列表中选择数据的方式。这样既加快了数据输入的速度，又保证了输入数据的正确性。

查阅字段数值的来源有两种情况：查阅列查阅表或查询中的数值；创建“值列表”。

一、创建“值列表”查阅字段列

创建“值列表”查阅字段列

例1　 在“教师”表中，插入“职称”的查阅字段列，操作步骤如下：

（1）打开“教学管理”数据库“教师”表。

（2）在“数据表”选项卡上的“字段和列”组中，选择“查阅列”按钮。

（3）在打开的“请确定查阅获取其数值的方式”对话框中，选中“使用查阅列查阅表或查询中的值”单选按钮，然后单击“下一步”按钮，如图1所示。

（4）在打开的“请确定在查阅列中显示哪些值”对话框中，依次在列表中输入“教授”、“副教授”、“讲师”和“助教”，然后单击“下一步”，如图2所示。

图1　 确定查阅列获取其数值的方式

图2　 确定查阅列中包含的数值

（5）在打开的“请为查阅列指定标签”对话框中，输入“职称”，然后单击“下一步”按钮，如图3所示。

插入查阅字段列的结果，如图4所示。在职称字段上单击下拉按钮，则出现“职称”列表。

图3　 为查阅列指定标签

图4　 插入“职称”查阅字段列的结果