数据在Access与Office组件间自由流动

Access是Office组件的重要成员，其主要功能是数据库的管理和应用。由于其普及率和易用性都不及其他成员，所以大家常常会觉得Access的操作不太方便。如果我们能够实现Access与Office组件其他成员之间进行数据交流，就能达到取长补短、提高工作效率的目的。

在Word中打开Access的表

如果想把Access中的表转换成为Word中能够读取的文件格式，以便利用Word进行处理，可以采用以下3种方式：

一、利用剪贴板

在Access中，打开要转换的表并查询。将鼠标指针拖过所选记录的行选择器（在窗口的最左端，当鼠标置于其上时，鼠标指针会变成向右方向的箭头），可以选择一组记录；将鼠标指针拖过所选字段的字段选择器（在窗口的最上端，当鼠标置于其上时，鼠标指针会变成向下方向的箭头），可以选择一组字段；当用鼠标单击左上角的字段选择器和行选择器的交叉处时，可选中所有记录或者说是选中所有字段。进行上述3种情况之一的选择以后，再单击工具栏上的“复制”，将所选内容复制到剪贴板中。随后打开Word，单击工具栏上的“粘贴”，即可将Access表或者查询结果复制成Word表格。如果您觉得被复制进来的深色底纹表头影响视觉效果，可以选中该行后，执行“格式”菜单下的“边框和底纹”命令，再选择“底纹”*“无填充色”。

二、导出为RTF文件

在Access中，打开要转换的表或者查询结果，选择“文件”*“导出”，将“保存类型”指定为“Rich Text Format”。在Word中，执行“文件”菜单下的“打开”命令或者直接按下工具栏上的“打开”按钮，在随后弹出的“打开”对话框中，单击“文件类型”旁边的下拉列表，将其指定为“RTF格式”，找到前面保存的RTF文件双击即可打开。

三、直接插入数据库

在Word中，单击“视图”＊“工具栏”，选中“数据库”（或者将鼠标置于Word窗口的菜单栏或工具栏上右击，在弹出的快捷菜单中选中“数据库”一项），并在Word中打开Access的表或者查询结果，单击新增加出来的“数据库”*“插入数据库”*“数据库”*“获取数据”，将文件类型指定为“MS Access数据库”，选中一个数据库文件中的表或者查询，再单击“插入数据”即可。

将Word中的表格导入Access中

在Word中可以对Access转换过来的表格自如地进行编辑，然后再将处理好的表格重新导入Access中。可以通过2种办法在Access中使用Word表格的数据。

一方面，通过剪贴板。其方法是在Word中选中表格的若干行或若干列（当然，也可以单击表格左上角的“选择”工具，选中表格所有数据）后，单击工具栏上的“复制”，然后再打开Access中的表或者查询结果，点击工具栏上的“粘贴”，将表格数据复制过来。

另一方面，通过文本文件作为过渡。用户可以分成两步来做：第—步，先把Word中的表格转换成纯文本文件；第二步，在Access中导入文本文件。具体操作方法是，在Word中选中表格，依次执行：表格转换成文字，然后选择“文件”*“另存为”*“保存类型”*“纯文本”；在Access中依次执行：文件获取外部数据导入，将“文件类型”指定为“文本文件”。

Excel中导入Access数据

可以使用3种方法将Access中的表或者查询导入Excel中。

一、利用剪贴。

其操作方法与导出为Word表格相同。

二、将Access数据导出为Excel文件

具体操作方法为：在Access中选中表或者查询，执行“文件”*“导出”命令，将“保存类型”指定为“Microsoft Excel97-2000”，在Excel中直接双击该文件即可将其打开。

三、直接在Excel中打开

操作方法是依次执行：数据获取外部数据新建数据库查询（由于典型安装中不包括该功能，所以当第一次使用时系统会提示安装），在随后打开的“选择数据源”对话框中，将“新数据源”指定为“MSAccess Datebase”即可。

将Excel工作表导入Access

利用Excel方便的自动输入功能和强大的数据处理功能对Access导入的数据进行一番处理之后，再将其转换成Access文件，无疑是实际工作中使用最多的一种方法。

Access中导入Excel文件的操作与导入文本文件相同，只要在Access中依次执行：文件获取外部数据导入，将“文件类型”指定为“Microsoft Excel”即可。当然也可以通过方便快捷的剪贴板完成（操作方法与Word表格导入Access表相同）。

Access文件与HTML文档的相互转换

要将Access文件转换成HTML文档（超媒体文档），可以在Access中选择“文件”*“导出”*“保存类型”*“HTML文档”。可以用Microsoft FrontPage或其他网页编辑软件打开该文档进行编辑修改。

与导入文本文件和Excel文件方法相同，要在Access中导入HTML文档，只要依次执行：文件获取外部数据导入，将“文件类型”指定为“HTML文档”即可。

在不同的Access文件之间进行数据共享

如果新建的表与已经存在的表中部分字段或部分记录相同，显然可以通过共享原有表中的数据来提高工作效率。而且被共享的表既可以与新建表在同一数据库内，也可以不在同一数据库内。具体共享方式有3种：

一、利用剪贴板

在数据库窗口中，右击需要备份的表或者查询，在快捷菜单中选择“复制”命令，在需要复制的地方右击鼠标后选择“粘贴”命令，根据需要选择“只粘贴结构”、“结构和数据”还是“将数据追加到已有的表”。当然，也可以打开要转换的表或者查询，直接选中部分记录或部分字段，将其复制到其他的表或查询中。

二、直接导入Access对象

具体操作步骤是，依次执行：文件获取外部数据导入，将“文件类型”指定为“Microsoft Access”，这样就可以将当前数据库或其他数据库中的对象导入。

三、利用链接表

利用链接表的共享操作同上类似，依次执行：文件获取外部数据链接表，将“文件类型”指定为“Microsoft Access”，找到相应的表后将其链接进来。和上面直接导入的区别在于，链接进来的表的数据会随原始表数据同步变化，而导入则不会。

其实，在使用链接表时，如果将“文件类型”分别指定为“Microsoft Excel”、“文本文件”或“HTML文档”，也可以分别将这些文件导入Access，且导入的表中数据会随着原始数据的变化而变化。