Office2007新文件格式的优点

 

以下突出显示部分是 Office XML 格式的一些其他总体优点：

 

易于将业务信息与文档集成。Office XML 格式能够快速地从分散的数据源创建文档，从而促进文档组合、数据挖掘和内容重用。简化了 Office 应用程序和企业业务系统之间的数据交换。此外，您还可以改写 Office 文档内的信息或从文档的组件创建一个文档，而不必使用 Office 应用程序。员工可以通过在他们选择的应用程序（只要该应用程序支持读取和写入 XML）中更快、更精确地发布、搜索和重用信息，提高工作效率。

 

公开和免版税。Office XML 格式基于 XML 和 ZIP 技术，所以它们能够广泛使用。这些格式和架构的说明书即将在 Microsoft Office 2003 参考架构目前的免版税许可证下发布和提供，它是公开提供的，可供企业广泛使用。

 

可互操作性。使用 Office XML 格式核心的行业标准 XML，简化了 Microsoft Office 应用程序和企业业务系统之间的数据交换。解决方案可以通过使用能够处理 XML 的标准工具和技术来改写 Office 文档中的信息或创建文档，而无需访问 Office 应用程序。这种新的格式使您能够构建文档的存档而无需使用 Office 代码。

 

可靠性。Office XML 格式设计为比二进制格式更为可靠，因此有助于降低由于损坏或破坏文件而丢失信息的风险。即使对于 Office 之外创建或修改的文档，损坏的可能性也很小，因为 Office 应用程序的设计是通过使用新的格式，增强了恢复文档的可靠性。随着越来越多的文档通过电子邮件附件或可移动存储设备进行传送，网络和存储设备故障的出现机率增加了文档破坏的可能性。

 

新的文件格式通过分段并分别将每个部件存储在文件包中增强了数据恢复能力。这可以节省公司在恢复丢失的数据时花费的大量金钱和时间。如果文件的一个组件被破坏，则文件的其余组件仍可以在应用程序中打开。例如，如果图表被损坏，不会阻止客户打开文档中除图表外的其他部件。另外，Office 应用程序可以在打开文档时检测到这些故障，并通过复原文档的正确数据结构尝试修复文档。

 

高效性。Office XML 格式使用 ZIP 和压缩技术存储文档。新格式的显著优点就是大大减小了文件大小，比类似的二进制文档减少了多达 75％。这是结合使用 XML 和 ZIP 技术存储文件的优点之一。由于 XML 是一种基于文本的格式，压缩性非常好，而且 ZIP 容器支持压缩内容，因此用户可以显著地减小文件大小。这种类型的文件压缩可以为用户节省成本，因为它减小了存储文件所需的磁盘空间，并降低了通过电子邮件、网络和 Web 传输文件所需的带宽。

 

安全性。Office XML 格式的开放性将文件转换为更安全、透明的文件。您可以放心地共享文档，因为您可以轻松地识别和删除个人身份信息和商业敏感信息，如用户名、备注和文件路径。同样，您还可以识别包含 OLE 对象或 Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) 代码等内容的文件以进行特殊处理。这种文件格式还有助于增强具有嵌入代码或宏的文档的安全性。默认情况下，新的 Word 2007、Excel 2007 和 PowerPoint 2007 文件格式不执行嵌入代码。因此，如果某人收到附加了 Word 文档的电子邮件，他/她可以打开该附件，因为他/她知道该文档不会执行有害代码。Office XML 格式包含一种特定用途的格式，这种格式为具有嵌入代码的文件赋予单独的扩展名，从而使 IT 人员能够快速识别包含代码的文件。

 

向后兼容性。2007 Microsoft Office 系统向后兼容下列早期版本：Microsoft Office 2000、Microsoft Office XP 和 Microsoft Office 2003。这些版本的用户可以轻松地采用新的格式，并继续从现有文件中获得最大的益处。特别是他们还可以继续使用旧的 .doc、.xls 和 .ppt 二进制格式，这些格式与 2007 文件格式完全兼容。早期 Office 版本的用户可以下载一个免费更新，这样他们就可以在早期版本中使用新格式打开和编辑文件。安装 2007 Office 版本的用户可以将默认的文件格式设置为他们选择的任何格式。这有助于确保用户能够继续使用基于早期版本的第三方解决方案，并与已升级的同事、供应商、客户和其他人协同工作。