三条提高gmail工作效率的可靠忠告

核心提示：如果你是个技术专家，email是必不可少的，三条提高gmail工作效率的可靠忠告，但要完全控制所有电邮会很困难，如果你使用gmail和firefox，引用已经经由Paul的允许，搜索语法相当有弹性的，这里有一些技巧可以帮你如意掌控所有电邮，第一个技巧是补救措施：把所有邮件保存在邮箱之外

如果你是个技术专家，email是必不可少的，但要完全控制所有电邮会很困难。如果你使用gmail和firefox，这里有一些技巧可以帮你如意掌控所有电邮。

第一个技巧是补救措施：把所有邮件保存在邮箱之外。我已经尽我所能删减我的电子邮件了。我订阅了一大堆邮件列表，除此之外增加了一个像“如果某封邮件属于某个邮件列表，则跳过收件箱”的过滤器。通过这一途径，我的收件箱（这里放置的是我的to-do列表）不再显得那么零乱。这些邮件被索引了，所以我可以迟些时候再查阅它们。

一旦你完成了第一步，或许你仍然要面对大量的邮件。你如何按优先级排列那些最重要的邮件，比如那些来自和你一起工作的人们的邮件？解决途径如下：

安装Firefox 和Greasemonkey。如果你是一个技术专家，可能你已经在用它们了。

去这个页面并点击“Saved Searches”链接来安装一个greasemonkey脚本，它为gmail加入了永久搜索（persistent searches）的功能。该脚本是Mihai Parparita写的，他是google的一个工程师，事实上隶属于google reader部门，而非gmail部门。

进入gmail，你将看见一个拥有一些默认搜索条目的新侧栏，如下图所示：

为了运行一个保存的搜索，只需点击该侧栏里的搜索条目。点击“edit searches”，你可以为接受同一团队的人们的来信而添加一个新的搜索条目。

你如何增加一个新的搜索条目呢？这很容易。假象你工作于example.com，同一团队还有另外三个人：Alice、bob和Carol。这一搜索选项将会让你查找邮箱里那些来自这些同事的信件，并且这些信件是直接发送给你的：

to:me AND label:inbox AND (from:alice@example.com OR from:bob@example.com OR from:carol@example.com)

这样让我们点击侧栏的“edit searches”，并增加这一新的搜索条目。你将看到下图这样的场景（点击查看大图）：

填写“create a new persistent search（创建一个永久搜索）”文字下面的文字框。在“label（标签）”域填写一些注释像“我的团队”，在“query（搜索）”域填写搜索宏命令，像我上面提到的那个，然后点击“保存修改”。如果你愿意，你可以把新保存的搜索条目移动到优先级列表的顶端（该脚本默认加入一些搜索条目）。

现在，当你面对收件箱里的大量邮件时，你可以点击“我的团队”链接，你将看到需要优先回复的最重要的邮件。你也可以增加相当多的人。

你可以使用各种诀窍来玩标签和永久搜索。你可以为工作于不同团队的人们创建一个永久搜索条目，或者为你的家人而创建。

这里是最后一步。假定你工作于Example.com，你收到来自Example.com内部和外部的邮件。你想排除那些外部邮件（也就是说，任何不是来自example.com的邮件）。在收件箱里，点击 “create a filter（创建一个过滤器）”，在From：域填入规则 -example.com ，之后点击“Next Step（下一步）”，创建一个名为“外部”的新标签，点击完成创建该过滤器。创建完毕之后，你可以做像“ to:me AND -label:outside AND lable:inbox”这样的搜索。现在你可以容易地切换处理内部邮件和外部邮件。

顺便说一句，gmail团队能完成这一伟大的web邮件产品离不开强大的支持者，firefox用户们为gmail和其它web世界创造了一个伟大的浏览器，Aaron boodman创造了Greasemonkey 脚本，Mihai Parparita创造了永久搜索脚本（Aaron和Mihai都在google工作）。哦，我猜也应该感谢Google代码和开源团队提供Mihai用来托管代码的免费源代码托管服务。所有这些项目每天生活里都在帮助无数人，同时还产生大规模的积极效应。

行了，还有什么人想说说你们关于最好的邮件产品或gmail产品的技巧吗？

更新：Paul Buchheit，他是Gmail最初工程师之一，他给我发了一封信告诉我精炼上述的一条技巧。精炼过的版本见下面，引用已经经由Paul的允许。

搜索语法相当有弹性的。你可以重写下面规则

(from:alice@example.com OR from:bob@example.com OR from:carol@example.com)

改为

from:(alice|bob|carol)@example.com

我每天都学到了新的东西。感谢Paul！