Word 2007“构建基块”的共享

二、共享

在开发Word2007“构建基块”时，对于想与其他人共享的部分，特意创建一个新的.docx文件来保存“构建基块”会很有用，要共享“构建基块”，取一个与默认的Building Blocks.dotx不同的名字。注明日期也是个不错的主意，这样得到的人将有一个与早期“构建基块”模板文件相关的参考点。例如，我可能会取一个名为Herb Tyson Building Blocks4-4-2008.dotx。

可以通过网络拷贝，拷贝到CD/DVD或其他可移动介质，或者用电子邮件发送给要共享的人，要使用时，将它拷贝到自己的“构建基块”文件夹。在Windows XP系统中，“构建基块”保存位于C:Documents and Settings[user]Application DataMicrosoftDocument Building Blocks1033，其中[user]由用户名字代替（在Vista中通常在Y:Users[users]AppDataRoamingMicrosoft下）。

与其他人共享文件时，确保将其拷贝到“构建基块”文件夹，并且不要取代它们本机的Building Blocks.dotx拷贝。

注意，前面提到的1033是针对英语（美国）文件的默认位置，对于西班牙语、法语和其他语言，数字会不一样。

1.不存入Building Blocks.dotx的理由

当然，可以保存所有自己创建的“构建基块”到安装Word2007时生成的“Building Blocks.dotx”中，但是别这么做！这有几条不应该这样做的理由。

首先，假定该文件是与Word2007一起的并且保存了你自己的“构建基块”在里面，那要共享就是多余的了。因为其他Word2007的用户也已经有自己的“构建基块”文件。

其次，其他用户可能已经保存自己的“构建基块”在各自的Building Blocks.dotx文件中，还修改了内置的“构建基块”项目。用其他文件来替换 会覆盖它们自身的变化。而且，即使安装自己的Building Blocks.dotx文件来替换Word2007首次安装时自带文件，也无法进行无破坏的升级，因为别人添加自己的“构建基块”到自定义的Building Blocks.dotx中，这就没办法将来直“升级”共享集。这是因为下面的第三个理由。

最后，Word2007没有内置的方法来从一个模板中拷贝“构建基块”到另一个模板。因此，所有项目将要保存到一个独立的模块，它还可以提供给其他用户。在Word2003朱红，这不是问题。“自动图文集”项目能用管理器在不同模板之间拷贝。

但是，在Word2007中，选择“开发工具”-“文档模板”-“管理器”，如图1所示。会在对话框的顶端看到“自动图文集”或“构建基块”选项卡吗？我什么也没看到！

图1　Word2007的“管理器”没有提供在不同模板间拷贝“构建基块”的方法

2.拷贝构建基块

没有内置的方法从一个模板大规模复制“构建基块”到另一个模板，但是，有办法能一次移动一个“构建基块”。如果在移动“构建基块”前制作了一个源文件的可丢弃的拷贝，那只要在处理完成后丢弃它。

首先，制作源模板和目标模板的备份拷贝，对于源模板，这不是一个单纯的预防措施，因为其过程实际上是从源文件中删除“构建基块”，制作一个应用于此过程的源文件的可丢弃拷贝，甚至可以命名为“可丢弃源文件.dotx”。

其次，确保源文件个目标模板的可丢弃拷贝都有效。可以通过将它们都放入“文档构建基块”文件夹来实现。

最后，选择“插入”-“文档部件”-“构建基块管理器”。按模板排序以便可以集中精力在源文件的可丢弃拷贝上。记住在这修改的任何项目将会真正移动“构建基块”项，而不仅是拷贝它。

选择要移动的项目并单击“编辑属性”。在“修改构建基块”对话框中，单击“保存位置”旁边的箭头，访问可用的模板位置的下拉列表，如图2所示。设置“保存位置”模板为需要移动到的目标模板。

图2　可以通过修改“保存位置”模板在模板之间移动“构建基块”项目

如此反复，一次一个，选择每个需要移动的项目。处理结束后，所有项目会位于新的“保存位置”中。