巧用题注轻松编辑Word 2007长文档

你在用Word 2007编写长文档的时候最害怕遇到什么情况呢？

场景1：假设写了一篇长论文，里面的各种插图超过了100张，并被标上了“图1”、“图2”之类的标号。但修改时发现，有两张图之间还需要插入一张图。这可好，新插入一张图后，后面所有图的标号都要顺延了，如果是在文章末尾插入新图，那工作量还小一些；如果是在文章开头处插入，呵呵，有得忙了。

场景2：给某个出版社写了篇书稿，在文章的正文中引用一些信息：“如果想了解有关xxx的详细信息，请参考本文第x页xxx节的相关内容”，这时候你会怎样做?手工创建索引?那以后如果页数变化了，或者章节的编号名称变化了，难道再挨个手工更新?

在此，笔者要介绍的题注功能就可以帮我们自动完成很多工作，尤其在编辑长篇文档的时候特别实用。下面就以Word 2007为例为大家介绍一些题注的用法。

插入题注快速编号

通常编辑的Word 2007文档中经常需要插入图片、表格或公式之类的对象。为了便于说明，往往还要在每张图片、表格或公式下面显示编号和简短介绍。对此一般是在插入图片或者表格之后，另起一行或插入文本框并手工输入编号和描述。其实这项工作如果改用题注插入会更方便，你既可手动插入编号，也可让Word 2007在插入对象时自动生成编号。

以对图片添加编号来说吧。将图片插入文档并设置好对齐方式后，选中图片，切换到“引用”选项卡，单击“插入题注”，显示“题注”窗口。默认的题注是“图表1”，单击“新建标签”按钮，输入标签名“附图”，确定把题注变成“附图1”。可以顺便在题注中的“附图1”后面加上一些简单介绍。在此，你可以在“标签”的下拉列表直接选择其它题注，在“位置”下拉列表中选择题注要出现在项目的上方或下方，也可以单击“编号”按钮设置编号格式。最后确定即可看到图片的题注了。