用“保护文档”功能规范和保护Word文档样式

核心提示： 图三对话框显示了一个当前文档或模板拥有的样式的清单，初次打开该对话框时，用“保护文档”功能规范和保护Word文档样式(3)，大多数样式名称的前面带有选中标记，你可以从头到尾检查这个清单，以便必要的时候能够手工调整某些内容的格式；第三，定义足够丰富的受保护样式，对于每一个不想保护的样式，取消

图三对话框显示了一个当前文档或模板拥有的样式的清单。初次打开该对话框时，大多数样式名称的前面带有选中标记。你可以从头到尾检查这个清单，对于每一个不想保护的样式，取消其前面的选中标记。不过对于大多数用户来说，需要保护的样式数量总是占少数，所以最好先点击一下“无”按钮（取消所有样式前面的选中标记），然后逐个选中那些需要保护的样式。

在图三对话框的下方，你可以看到一个“允许自动套用格式替代格式设置限制”选项，最好不要选中它。

点击“确定”关闭“格式设置限制”对话框，Word将提示说“该文档可能包含不允许的样式或格式，是否要将其删除”对话框，如图四，你可以根据需要选择“是”或“否”。

返回“保护文档”任务窗格，可以看到一个“是，启动强制保护”按钮（参见图二），点击一下，出现图五的对话框，输入两次密码，然后点击“确定”。必须指出的是：第一，这个密码保护的保护对象是文档的样式，而不是文档的内容，密码用来保证针对样式的保护不会被任意取消；第二，如果不启用密码保护，任何用户都可以方便地取消对样式的保护，因此最好启用密码保护。

启动保护样式的功能后，如果不事先取消，没有人能够改动那些受保护的样式。例如，在Norlmal.dot模板上保护了“正文”、“标题1”等常用样式后，如果新建一个文档，如图六，原来的“保护文档”窗格将变成几则提示，当光标所处的文字属于受保护的样式时，工具栏上的格式按钮变成灰色，按下鼠标右键出现的快捷菜单也禁用了格式功能——也就是说，Word彻底禁止了对受保护的样式进行任何修改，除非你停止保护。

三、注意事项

不过有时这种对样式的全面保护功能也可能带来一些麻烦，特别是你将模板分发给一些不熟悉Word 2003的人使用的时候，他们很可能会大惊小怪地提出各种问题。为了减少麻烦，对于启用样式保护功能的用户，我的建议是：

第一，如果你要将模板分发给其他用户使用，最好事先说明这是一个某些样式受到保护的模板；

第二，只保护那些特别重要的样式，以便必要的时候能够手工调整某些内容的格式；

第三，定义足够丰富的受保护样式，减少使用不规范样式的机会。