制作PPT2007演示文稿的原则

核心提示：前言虽然Office 2007提供了功能强大的演示文稿制作工具，但这并不意味着只用它制作出来的演示文稿就一定非常出色，制作PPT2007演示文稿的原则，尽管我们为大家介绍了很多PPT2007的新功能，但对于一份演示文稿而言，·避免出现听众可能不知道的缩写，·字体不宜过小，最重要的并不是PPT

前言　　虽然Office 2007提供了功能强大的演示文稿制作工具，但这并不意味着只用它制作出来的演示文稿就一定非常出色。尽管我们为大家介绍了很多PPT2007的新功能，但对于一份演示文稿而言，最重要的并不是PPT2007本身提供的这些功能，甚至有些时候，对于花俏的使用这些功能很有可能适得其反。

下面将介绍一系列制作演示文稿的重要原则，以帮助读者更好地将PPT2007的新特性合理地运用到实践当中。当然这里是希望起到抛砖引玉的作用，更多的精彩需要用户自己去体会。

一、什么是最重要的

读者可能经常使用PPT2007来制作解决方案销售、新产品介绍、销售情况总结报告等商务演示文稿。但是，什么是演示文稿中最需要重视的部分？毫无疑问，演示文稿的画面是很重要的，不然微软公司也不会挖空心思地把PPT这个工具做得这么强大——谁都不愿意看到只是一堆乏味文字的演示文稿。

在PPT2007面世之前，很多朋友使用“PowerPoint实用图库”之类的材库美化演示文稿，尽量想使文稿看上去更专业、更漂亮。但是这往往带来了过犹不及的问题，我们看到很多朋友做出来的演示文稿非常炫，五彩缤纷还带有各种特效，包括嗖嗖的切换音效和飘动的彩旗。实际上，除非你是正在给客户展示PPT2007的超酷特性，不然这种方式只会起到一个作用：把听众的注意力吸引到正在投影的那块白板上而不是正在向他们竭尽全力演讲的你的身上。

那么什么是重要的，是足够的信息吗？也有很多朋友会在一张演示文稿中输入大段的文字或者表格数字，如图所示。

图　 大段的文字

如果每一张幻灯片都像这样有大量的文字，那么听众会不会有审美疲劳？前排的听众忙于读文字，而后排的听众往往陷于看不清文字的境地。不幸的是，许多演讲者害怕遗漏什么重要内容没有充分想听众展示，而更加地往演示文稿中添加内容。如果演讲者的演示文稿只是为了让用户从阅读中得到快乐而忽略演讲者讲的内容，那么如图1所示的那张幻灯片几乎就达到了目的。但是听众面对这样的演讲很难产生兴趣。

那么究竟什么是“好”的演示文稿最重要的东西呢？简单的说，就是演讲者所真正希望表达出来的主题以及围绕主题而需要表达的内容。

演讲者必须对自己真正要展示给听众的核心内容了然于胸，可以玩一些文字上或者特效上的技巧，但是在演示文稿中的内容可能只是演讲者要表达的要点和骨架，“血肉”部分要在演讲的过程中去充分体现，任何演讲者自己都不确定或者不清楚的内容都一定要避免在演示文稿中黑纸白字地出现。

二、PPT2007文稿中的“要”与“不要”

幻灯片体现的是个人对事物的理解，但更重要的是，一份幻灯片是给别人看的，首先是要让别人看懂，其次是让别人感觉舒适，也就是让别人能够在没有抵触情绪的感觉中接受你所表达的内容。做到这两点看起来容易，事实上你将要花费的力气会相当的大。这里总结了一下，“好”的演讲不外乎取决于一下7个因素：

·对于要表述的内容的熟悉程度；

·对于Point的概括和总结能力；

·所要表述的内容；

·准备的时间；

·表达技巧；

·格调；

·PPT提供的表达能力。

重头戏大多落在PPT2007演示文稿之外。当然一份漂亮、间接、明快、主题突出的演示文稿会给演讲者加分。前5个因素不是本文的讨论范围，下面针对最后两个因素，提一些建议工大家参考，具体可归纳为PPT文稿的“要”与“不要”。

PowerPoint文稿的“要”，主要包括一下内容。

·多概括，就是采用简写，PowerPoint是Power演讲者的Point（观点），而不是Power整篇作文。

·在证明自己时适当运用数字会让人更加信服，比如看完“根据不同的调查显示，5%~8%的人有不同程度的色盲，其中红绿色盲为大多数。因此，请尽量避免使用红色绿色的对比来突出显示内容”这段话后，就自然要考虑减少红色和绿色在演示文稿中的应用。

·在运用数字或者有对比的时考虑采用图表方式来表现。PPT2007提供了傻瓜的专业级图表工具，漂亮的图表是每个人都容易接受的，不论对象是老板还是客户。

·颜色和主题背景是会“说话”的，在不同场合下要选择应景的颜色和主题背景，如果在做一个展现热情的演示中，选用了深蓝色的背景和主题，则是一件相当糟糕的事情。

·在第一张幻灯片上简要地给出演讲者的信息，“好的第一印象是成功的一半”。

·了解一些构图学的基本原则，好的构图可以将幻灯片中的文字、图形和图表合理地摆放，以优越的空间感和稳固的重心让幻灯片看上去更舒适。

PowerPoint文稿的“不要”，主要包括以下内容。

·不要过多地使用特技效果，关注点应该是演示的内容，《疯狂的石头》几乎没有什么特技但好评如潮，某些大片特技效果做足了，但是内容却苍白得连导演自己都不能够自圆其说怎么能满足观众挑剔的胃口？

·每张幻灯片中段落中的文字除非万不得已，不要超过7行，每段话字数也不宜过多，这是“Magic Seven”原则所提倡的，这在大多数情况下都能发挥效果。

·不想讲或者不清楚的内容根本就不要放在演示文稿上或演示出来。

·除非对配色小有研究，不然尽可能利用PowerPoint自身提供的配色模板，不要在同一张幻灯片上给出超过7种颜色的图案和文字（大多数情况下两种就够了），减少或不使用对比太过强烈的颜色，比如大红大绿，这些颜色投影出来后会对观众的视觉产生不适的冲击，况且有的质量不好的投影仪会将绿色“吃掉”。

·避免出现听众可能不知道的缩写。

·字体不宜过小，在演示文稿上小于24pt的字体很可能会对后排的听众产生阅读障碍。