PowerPoint的功能应用技巧

1、自动更新幻灯的日期和时间

单击“视图”→“页眉和页脚”菜单，选择“幻灯片”标签下的“日期和时间”复选框，最后单击“全部应用”按键即可。这样以后每次打开文件，系统都会自动更新日期与时间。

2、防止更改文稿

单击“幻灯片放映”→“设置放映方式”，然后在“放映类型”中将默认的“演讲者放映（全屏幕）”更改为“在展台浏览（全屏幕）”，再按确定键即可。这样即可以使演示文稿循环放映，又能防止别人更改演示文稿。

3、快速显示黑白屏

在进行演示的过程中，不可避免地会有人打断提问，如果此时所提问的内容与正在播放的本张幻灯片无关的话，此时可以按一下字母“B”切换到黑屏；按“W”可切换到白屏；按下除B、 W、PrintScreen、ScroIILock、Pause/Break外的其他任意键将回复到幻灯片放映视图。如果无效的话，说明你此时的输入法为非英文状态，切换一下即可。

4、随时使用画笔

在幻灯片的播放过程中，演讲者可以随时用鼠标像在画布上使用画笔一样来进行勾画，此时在播放幻灯片视图中右击选择“指针选项”（其下有“圆珠笔”“毡尖笔”和“银光笔”可供选择），而且可以通过下面的“墨迹颜色”来设定喜欢的颜色。擦出操作非常简单，可以随时按“E”键来进行。

5、播放时，鼠标的显示与隐藏

按“A”键或“=”键可以进行播放时鼠标指针的显示与隐藏切换，而且这属于乒乓键，可循环关闭与打开。

6、幻灯片的快速定位

在播放幻灯片的过程中，按“Home”键可快速切换到第一张幻灯片；键入一个数字如“28”（不包括引号），再按回车就可以跳到第28张幻灯片了，而且此时键入的“28”并不在屏幕显示。

7、直接启动播放

当演示文稿制作成功后，单击“文件”→“另存为”，在弹出窗口中将默认的ＰＰＴ保存类型更改为“PowerPoint放映（*PPS）”,这样得到的文件可以直接双击播放而不是先打开PowerPoint再等待其他的操作。

8、超级连接选中文字的文本框

在设置超级连接时，一定要选中文字所在的文本框，这样可以避免文字中带有下滑线的问题。

9、连接自动更新的Excel表格

选中Excel中已经做好的表格单元格，按“Ctrl+C”组合键复制；再到PowerPoint,单击“编辑”→“选择性粘贴”，在弹出的对话框中选择“粘贴连接”，按“确定”即可。

10、任意进行编号

习惯上编号都是从1和a开始，其实完全可以任意自行设置编码列表的开始编号。先在要更改开始编号的行中放置插入点，单击“格式”→“项目符号和编号”；在弹出的对话框中选中“编号项”标签并“开始于”框中选择所要的编号，最后按“确定”即可。

11、善用鼠标滚轮

滑动鼠标滚轮可以上下滚动幻灯片；按住Ctrl键再用手指滑动滚轮可以放大和缩小当前视图；按住“Shift”键再指向标题，滑动滚轮可以展开或折叠大纲。

12、选择合适的撤销次数

默认情况下，PowerPoint的撤销操作次数为20次。单击“工具”→“选项”，选中“编辑”标签，在“最多可取消操作数”中设置一个合适的次数（注意：设置为三四十次即可，太多虽然功能更强，但会影响机器的性能，而且最多是150次）。

13、取消快速保存来为文稿“减肥”

“快速保存”功能每次保存时都会在文件尾增加本次的更改情况，所以使文件存储了大量的修改信息而是体积变大。单击“工具”→“选项”，选中“保存”标签，取消“容许快速保存”复选框，再“确定”即可。

14、尽量少用红绿色

由于目前用户中最常见的是红绿色盲，所以，为照顾这些用户，在设计幻灯片时尽量少用红绿来配色。实在需要的话，可以在绿色中惨如蓝色，因为打多数的红绿色盲可以识别蓝色和红色。