用Outlook2007收发邮件实现高效办公
2008-10-03 08:39:07 来源:WEB开发网 闂傚倸鍊搁崐鎼佸磹閹间礁纾归柟闂寸绾惧綊鏌熼梻瀵割槮缁炬儳缍婇弻鐔兼⒒鐎靛壊妲紒鐐劤缂嶅﹪寮婚悢鍏尖拻閻庨潧澹婂Σ顔剧磼閻愵剙鍔ょ紓宥咃躬瀵鎮㈤崗灏栨嫽闁诲酣娼ф竟濠偽i鍓х<闁绘劦鍓欓崝銈囩磽瀹ュ拑韬€殿喖顭烽幃銏ゅ礂鐏忔牗瀚介梺璇查叄濞佳勭珶婵犲伣锝夘敊閸撗咃紲闂佺粯鍔﹂崜娆撳礉閵堝洨纾界€广儱鎷戦煬顒傗偓娈垮枛椤兘骞冮姀銈呯閻忓繑鐗楃€氫粙姊虹拠鏌ュ弰婵炰匠鍕彾濠电姴浼i敐澶樻晩闁告挆鍜冪床闂備浇顕栭崹搴ㄥ礃閿濆棗鐦遍梻鍌欒兌椤㈠﹤鈻嶉弴銏犵闁搞儺鍓欓悘鎶芥煛閸愩劎澧曠紒鈧崘鈹夸簻闊洤娴烽ˇ锕€霉濠婂牏鐣洪柡灞诲妼閳规垿宕卞▎蹇撴瘓缂傚倷闄嶉崝搴e垝椤栫偛桅闁告洦鍨扮粻鎶芥倵閿濆簼绨藉ù鐘荤畺濮婃椽妫冨☉娆愭倷闁诲孩鐭崡鎶芥偘椤曗偓瀹曞爼顢楁径瀣珫婵犳鍣徊鍓р偓绗涘洤绠查柛銉墮閽冪喖鏌i弬鎸庢喐闁荤喎缍婇弻娑⑩€﹂幋婵囩亪濡炪値鍓欓悧鍡涒€旈崘顔嘉ч幖绮光偓鑼嚬缂傚倷绶¢崰妤呭箰閹间焦鍋╅柣鎴f绾偓闂佺粯鍔曠粔闈浳涢崘顔兼槬闁逞屽墯閵囧嫰骞掗幋婵愪紑閻庤鎸风粈渚€鍩為幋锔藉亹闁圭粯甯╂导鈧紓浣瑰劤瑜扮偟鍒掑▎鎾宠摕婵炴垶鐭▽顏堟煙鐟欏嫬濮囨い銉︾箞濮婃椽鏌呴悙鑼跺濠⒀傚嵆閺岀喖鎼归锝呯3闂佹寧绻勯崑娑㈠煘閹寸姭鍋撻敐搴樺亾椤撴稒娅婇柡灞界У濞碱亪骞忕仦钘夊腐闂備焦鐪归崐鏇㈠箠閹邦喗顫曢柟鎯х摠婵挳鏌涢幘鏉戠祷闁告挸宕—鍐Χ閸℃浠搁梺鑽ゅ暱閺呮盯鎮鹃悜钘壩ㄧ憸澶愬磻閹剧粯鏅查幖绮瑰墲閻忓秹姊虹紒妯诲鞍婵炲弶锕㈡俊鐢稿礋椤栨氨鐤€闂傚倸鐗婄粙鎰姳閼测晝纾藉ù锝堟閻撴劖鎱ㄥΟ绋垮婵″弶鍔欓獮妯兼嫚閼碱剦妲伴梻浣稿暱閹碱偊宕愭繝姣稿洭寮舵惔鎾存杸濡炪倖姊婚妴瀣啅閵夛负浜滄い鎾跺仜濡插鏌i敐鍥у幋妤犵偞甯¢獮瀣籍閳ь剟鎮楁繝姘拺閻熸瑥瀚崕妤呮煕濡 鍋撻悢鎻掑緧婵犵數濮烽弫鍛婃叏閻戣棄鏋侀柛娑橈攻閸欏繑銇勯幘鍗炵仼缁炬儳顭烽弻鐔煎礈瑜忕敮娑㈡煃闁垮鐏﹂柕鍥у楠炴帡宕卞鎯ь棜缂傚倸鍊风粈渚€藝闁秴鏋佸┑鐘虫皑瀹撲線鏌涢埄鍐姇闁稿﹦鍏橀弻娑樷攽閸℃浼€濡炪倖姊归崝鏇㈠煘閹达附鍊婚柛銉㈡櫇鏍¢梻浣告啞閹稿鎮烽敂鐣屸攳濠电姴娲﹂崵鍐煃閸濆嫬鏆熼柨娑欑矒濮婇缚銇愰幒鎴滃枈闂佸憡鐟ユ鎼佸煝閹炬枼鍫柛顐ゅ枔閸樻悂鏌h箛鏇炰户缁绢厼鐖煎畷鎴﹀箻鐠囪尙鐤€婵炶揪绲介幉锟犲磹椤栫偞鈷戠痪顓炴噹娴滃綊鎮跺☉鏍у姦闁糕斁鍋撳銈嗗笒閸燁偊鎯冨ú顏呯厸濞达絽婀辨晶顏堟煃鐟欏嫬鐏撮柟顔界懇瀵爼骞嬮悩杈敇闂傚倷绀佸﹢杈ㄧ仚闂佺濮ょ划搴ㄥ礆閹烘绫嶉柛顐ゅ枎娴犺櫣绱撴担鍓插創妞ゆ洘濞婇弫鍐磼濞戞艾骞堥梻浣告惈濞层垽宕濆畝鍕€堕柣妯肩帛閻撴洟鏌熼懜顒€濡煎ù婊勫劤閳规垿鏁嶉崟顐℃澀闂佺ǹ锕ラ悧鐘茬暦濠靛鏅濋柍褜鍓熼垾锕傚锤濡も偓閻掑灚銇勯幒宥堝厡缂佺姴澧介埀顒€鍘滈崑鎾斥攽閻樿京绐旈柛瀣殔閳规垿顢欑涵鐑界反濠电偛鎷戠徊鍨i幇鏉跨闁瑰啿纾崰鎾诲箯閻樼粯鍤戦柤绋跨仛濮f劙姊婚崒姘偓鐑芥嚄閼哥數浠氭繝鐢靛仜椤曨參宕楀Ο渚殨妞ゆ劑鍊栫€氭氨鈧懓澹婇崰鏍р枔閵婏妇绡€闁汇垽娼ф牎缂佺偓婢樼粔鐟邦嚕閺屻儱绠甸柟鐑樼箘閸炵敻鏌i悩鐑橆仩閻忓繈鍔岄蹇涘Ψ瑜夐崑鎾舵喆閸曨剙纰嶅┑鈽嗗亝缁诲倿锝炶箛娑欐優闁革富鍘鹃敍婊冣攽閳藉棗鐏犻柟纰卞亰閿濈偛顓奸崶鈺冿紳婵炶揪缍侀ˉ鎾诲礉瀹ュ鐓欑紒瀣仢閺嗛亶鏌i敐鍥у幋妤犵偛顑夐弫鍐焵椤掑倻涓嶅┑鐘崇閸嬶綁鏌涢妷鎴濆暟妤犲洭鎮楃憴鍕碍缂佸鎸抽垾鏃堝礃椤斿槈褔鏌涢埄鍏狀亪妫勫鍥╃=濞达絽澹婇崕鎰版煕閵娿儱顣崇紒顔碱儏椤撳吋寰勭€n亖鍋撻柨瀣ㄤ簻闁瑰搫绉堕ˇ锔锯偓娈垮枛閻忔繈鍩為幋锕€鐓¢柛鈩冾殘娴狀垶姊洪崨濠庣劶闁告洦鍙庡ú鍛婁繆閵堝繒鍒伴柛鐕佸灦瀹曟劙宕归锝呭伎濠碘槅鍨抽崢褎绂嶆ィ鍐╁€垫慨妯煎亾鐎氾拷

在移动商务活动中,因为许你会遇到一些烦心事:每天都要上网发邮件、开机、拨号上网、打开客户端、收发邮件,步骤烦琐;收回的邮件鱼龙混杂,重要的、有用的和垃圾邮件全堆在一起,查阅十分不便;发给商务客户的、老板的或同事得到重要邮件,不知道对方是否能在第一时间收到,打电话提醒可能有点唐突……
如何解决这些问题呢?方法是有的,只要简单设置一下,就可以让随身携带的笔记本成为自己的商务通!不但可以实现开机自动拨号上网、自动收发邮件、自动分拣邮件,还能够实现重要客户邮件自动回复、重要邮件手机短信提醒的功能,从而最大限度地将自己从繁忙的事务性工作中解脱出来,让自己的商务之旅更加愉悦。
1.开机自动收发邮件
商务族大多数使用Outlook2007来收发邮件,因此我们以Outlook2007为例。
第1步:让Outlook2007随Windows的启动而启动
用鼠标单击“开始”菜单,然后将鼠标光标移动到Outlook2007菜单上,在按下Ctrl键的同时,用鼠标拖动Outlook2007,将它移动到“启动”项右侧的次级菜单项中,松开鼠标和Ctrl键,这样即可让Outlook2007随Windows自动启动了。
第2步:联机自动发送邮件
启动Outlook2007,单击“工具”-“选项”命令,打开选项窗口。单击“邮件设置”选项,选中“联机情况下,立即发送”复选框。
第3步:自动接收邮件
单击“发送/接收”按钮,在弹出的“发送/接收组”窗口中,将‘安排自动发送/接收的时间间隔为’选项设置为“10分钟”,这样,每隔10分钟系统便会自动接收邮件,无须人工干预。
2.自动进行邮件分拣
作为业务繁忙的商务族,经常会收到大量的信函,那么该如何确保自己不会被淹没在“信海”中,如何快速地识别重要的邮件呢?通过建立邮件规则可以做到邮件的自动分拣,以便让重要邮件更加醒目。
例如,我们需要将同事发来的信统一放入到“公司”文件夹,首先在Outlook2007中新建一个名为“公司”的文件夹,然后单击“工具”-“规则和通知”-“新建规则”,打开规则向导,再单击“将主题中包含特定词语的邮件移动至文件夹”,接下来编辑规则说明(单击带下划线的值),单击“特定词语”。在弹出来的文本框中键入“公司”,然后单击“添加”。接下来单击“指定”链接,选择“公司”文件夹,单击“下一步”,选中“停止处理其他规则”复选框,然后单击“下一步”,在“步骤1:指定规则的名称”下键入一个简称,例如“同事邮件规则”,单击“完成”。以后同事发来的信,只要在主题中包含“公司”字样均可被自动集中放置。
3.让重要的邮件突出显示
通常上级或BOSS发来的邮件都是要首先阅读的,那么该如何第一时间从众多的信件中挑选重要邮件呢?我们可以用鲜艳的颜色来进行标记。按上述方法打开规则向导,然后单击“用颜色标志标记某人发来的邮件”,单击“下一步”。接下来,选中“通过指定账户”和“标记为重要性”复选框,指定BOSS账号,单击“重要性”链接,将重要性设置为“高”,单击“带颜色标志”链接,指定红色色标,然后单击“下一步”直到完成设置即可。这样,BOSS的来信会以鲜艳的红色色标来显示,从而一眼就可以看到。
4.收发重要邮件进行提醒
移动商务族可能每天都要和客户保持邮件沟通,疯狂的垃圾邮件会导致视觉麻木,发给对方的邮件不是静静躺在收件箱中,就是因为没有在第一时间收取对方的重要邮件而延误商机,这时就 需要进行电话确认,本来编结的工作因此而变得烦琐。
不过如果有了Outlook2007短信助手这个软件,上面遇到的尴尬就可以迎刃而解,Outlook2007短信助手是一个基于邮件和手机短信互通的Outlook2007插件,用户在下载安装该插件后,就可以完成邮件和短信的瞬间转换和互通。
下载Outlook2007短信助手,解压到任意目录中,首先运行Outlook2007短信助手的环境是否具备,Outlook2007短信助手需要Microsoft.Net Framewrk 2.0和Mircosoft Office 2003 PIA的支持。检测完毕后,如果环境具备,可以单击”立即安装短信助手“按钮进行短信助手的安装。
安装完毕后,运行Outlook2007,此时在主菜单中会出现”短信助手“菜单项以及短信助手任务栏,通过这个软件我们就可以方便地进行短信与邮件的互动。在使用短信助手前,需要进行注册和短信参数的相关设置,以后收到重要邮件时自己的手机就可以收到新到邮件的提示,自己阅读后可以向对方手机发送收到邮件的确认短信,好让对方放心。当自己发送的了重要邮件后还可以发送一条手机短信给对方,提醒对方注意查收,从而大大方便了商务办公。
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