让Office中的格式刷用起来更顺手

核心提示：文/郭哲笔者最近需要将这样一个题库：……163．网站运行维护的要求是使用管理制度化、设备维护经常化、信息服务规范化，164．网络信息中心值班人员在处理网络业务时，让Office中的格式刷用起来更顺手，应遵循先主后次、先急后缓、先上级后下级、先全局后局部的原则，…………163．网站运行维护的要求是使用管理制度化、设备维护

文/郭哲

笔者最近需要将这样一个题库：

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163．网站运行维护的要求是使用管理制度化、设备维护经常化、信息服务规范化。

164．网络信息中心值班人员在处理网络业务时，应遵循先主后次、先急后缓、先上级后下级、先全局后局部的原则。

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163．网站运行维护的要求是使用管理制度化、设备维护经常化、信息服务规范化。

164．网络信息中心值勤人员在处理网络业务时，应遵循先主后次、先急后缓、先上级后下级、先全局后局部的原则。

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你肯定能够看得出来，如果按常规方式来操作　
 
，一定是很麻烦的：首先要将指定的文字设定成仿宋体，然后再设定成斜体，最后还要设置下划线。而如果我们使用格式刷，只需设置一个样式，其他的文字只需刷一下格式刷，就可以变成与样式文字一样的格式。这就相当于把三四步的工作缩减成一步，自然会成倍提高时效。但是通常情况下，格式刷用过一次就失效了，如果要继续使用，还得重新设置，这对于使用量少的文本，还没什么关系；但对于需要设置相同格式非常多的文本，就显得特别麻烦。

其实在金山文字2003和Microsoft Office Word 2003中的格式刷都有多次使用的功能。灵活运用这一功能，我们的写作效率会提高许多。

一、金山文字2003

选择样本文字，如选择已设置好仿宋体、斜体、下划线的“设备维护经常化”文字，点击工具栏上的“格式刷”图标，（如图1所示）。

图1

　　当鼠标指针变成“格式刷”时，表明你已选中格式刷。如果你只想使用一次，那么直接在目标文字上按住鼠标左键拖拽即可。如果想多次使用，则应先按住Ctrl键，再在目标文字上按住鼠标左键拖拽。

　　金山文字2003还有一个历史格式刷功能，可记录每次提取的格式并按先进先出的原则保留一定数量的格式给用户调用。调用时点击“格式刷”图标旁边的“下拉框”选取（如图2所示）。在一些需要设置多种格式的文本中，这个功能很有用。

图2

　　二、Microsoft Office

　　Word 2003

　　与金山文字2003一样，先选中作为样本文字，然后点击工具栏上的“格式刷”图标，当鼠标指针变成“格式刷”后，表明你已选中格式刷。然后在目标文字上按住鼠标左键拖拽。与金山文字2003不同的是，如果想多次使用，需要在点击工具栏上的“格式刷”图标时，连续快击两次，这样，所选中的格式刷就可以反复使用了。如果想取消连续使用功能，只需再次点击工具栏上的“格式刷”图标就可以了。

　　该方法也可在Microsoft Office FrontPage 2003和Excel 2003中使用。