用Office软件为学校教学工作全面提效

核心提示：充分利用Word样式 撰写全面专业的教学计划每学期都要根据学校的要求写教学计划，以前，用Office软件为学校教学工作全面提效，往往使用Word或者wps输入相关内容，简单设置下格式，将一点知识扩展应用到多点，才能够使我们的知识技能水平得到充分的发展，就打印出来上交，注重的只是内容

充分利用Word样式 撰写全面专业的教学计划

每学期都要根据学校的要求写教学计划，以前，往往使用Word或者wps输入相关内容，简单设置下格式，就打印出来上交，注重的只是内容，而不注意排版的美观专业性。有时候看到其他同事以及网上排版非常漂亮的文档，就一直想学习一下，通过自己的琢磨，也学到不少排版方面的知识，使自己的教学计划文档质量提高到一个新的层次。

使教学计划文档排版专业化的一个重要途径就是，充分利用Word的样式，并根据样式，在教学计划的封面上添加一个漂亮的目录。这样整个教学计划就显得格式整齐划一，而目录则起到提纲挈领的作用。比如教学计划分为多个部分，每个部分有个小标题，使用样式选项，将这个小标题设置为“标题1”格式，设置时，选择小标题，如“组长职责”，按下“Alt+Ctrl+Shift+S”组合键，然后在弹出的样式对话框中，从其中选择“标题1”样式，采用同样的方法，将其他小标题也设置为此种格式。在设置样式的基础上，插入目录就很简单了，将插入点定位于教学计划标题的封面页上，单击“引用”菜单，然后选择“目录”选项，选择一种目录样式，就可以插入一个非常精致的封面目录(图1)。

如果在教学计划中需要新添加一部分内容，插入到封面页上的目录必须能够自动同步修改，这时候只需要单击刚才所添加的这个目录，就会显示一个更新目录选项，单击这个选项，目录内容就会自动与教学计划中的内容保持同步更新了。更为方便的是，由于教学计划内容较多，需要查看某部分内容时，只需要在按住Ctrl键的同时，单击目录中的相应标题就会自动跳转到教学计划中所需查看的内容了!

提示：俗话说“一年之计在于春”，作为一个学期的教学计划至关重要，这也是每年学期伊始的重点工作，教学计划要客观、可行、全面，这样在新学期中的工作才有章可循，也才能够抓住重点，而在制定计划过程中，多考虑考虑过去的经验以及不足，并多方征求周围同事的意见，可以将自己的计划发送给其他同事，或者放在共享文件夹中，让大家都提提意见，博采众议，自己才能够进步更快，而在讨论过程中，使用Word的审阅功能就可以起到非常不错的修订效果，关于这方面的使用技巧，大家可以到网上搜搜。

Powerpoint巧设置 让课件更精彩

每天都与课件打交道，做课件曾经使用过PowerPoint、Flash、Authorware等软件，而大家现在最常使用的就是PowerPoint了，相比其他两种软件，虽然PowerPoint功能相对弱一些，但是PowerPoint简单易用，其实通过一系列的设置，同样可以做出非常具有个性的高质量的教学课件来。

一般情况下，大家播放PowerPoint课件时，往往采用默认的切换方式，这样课件在使用时切换界面就非常枯燥无味了，也激发不起学生的学习热情，针对这种情况，我为不同的幻灯片设置了特殊的切换方案，从而如同艺术片中的切换场景效果一样。操作起来也很简单，单击课件中的某张幻灯片，单击“动画”菜单，然后单击“切换方案”选项，在弹出的列表中选择自己比较中意的一种切换方式，如“垂直百叶窗”，如果需要在整个课件中，都使用这种切换方式，单击“全部应用”按钮就可以了(图2)。

实际上PowerPoint的很多功能大家都没有注意到，很多时候制作课件时，大家往往侧重于素材的搜集以及排版上，而忽视了一些细节问题，比如在播放课件时，有些内容可能需要特别提示一下，而在课件编辑时，并没有想到，这怎么办呢？其实利用PowerPoint的画笔功能就可以轻松地解决这一问题，在播放课件过程中，右击鼠标，选择“指针选项”菜单，然后选择一种画笔类型，在课件中需要提示的地方直接标注就可以了。

需要注意的是，退出课件播放时，会弹出一个提示框，问是否保留刚才画的这些标注，如果需要就选择“保留”，如果不需要则选择“放弃”，我一般选择“放弃”选项。

提示：一个人的力量是有限的，而大家的力量是无限的，而在教学工作中要充分利用现有的资源。比如在课件制作中，大家一般都先到网上参考一些现成的课件模板，而这些模板中很多是收费的，仅仅通过免费下载是无法满足需要的，而付费则浪费不少资金，这时候就需要多交些课件方面的网络好友。网上有很多课件制作高手，而且很多都乐于助人，大家互通有无，相互协作，而参加或者建立QQ群就是一个非常不错的途径，而且现在QQ上有很多专业的课件群，大家可以通过QQ的群搜索看看有没有自己适合参加的。

教学协作 我有Outlook

新学期开始后，很多工作需要教研组的同事共同来完成，以前大家往往都是通过开会或者电话通知来完成的，现在我通过另外一种方式来协同工作，就是通过Outlook的任务等来安排这项工作，相比其他方式，这种安排工作方式，更方便快捷，在同事的电脑上能够直接显示相应的工作安排情况，更为重要的是，当同事工作有进展的时候，会通过网络自动汇报进度，是不是很智能？

安排教学任务时，启动Outlook，单击“新建”按钮，然后选择“任务”选项，在弹出的“任务”设置窗口中，输入教学工作的名称、工作起止日期以及具体内容等，还可以将其他相关文件插入其中，最后单击“分配任务”按钮，按照提示操作，就可以将此项教学任务分配给其他同事了(图3)。

很多朋友可能对于Outlook不是很熟悉，其实Outlook是一个非常不错的工作安排计划软件，不仅仅可以用于教学任务管理方面，还可以用来管理日常的琐碎事情，如每日或者每周的教学计划安排，同事的通讯资料也可以添加其中，而且可以非常方便地与一些智能手机保持同步。

提示：工具永远是拿来用的，跳出工具你才能驾驭工具，同样道理，对于现有的软硬件设备，我们不要求追求最高配置、最高版本，关键是如何让其来为我们的教学工作服务。现在处理器都发展到四核、日常使用的Office也发展到2010版本，对于这些我们要以平常心对待，即便是过时的赛扬电脑以及Office 2000，同样也能够满足我们的工作需要，而重中之重的问题，还是我们如何利用好这些软硬件设施了。日常工作要善于总结经验，充分挖掘办公软件的潜能，使其真正成为我们工作的得力助手。

Excel高效率多角度分析学生成绩

教学工作中经常需要进行成绩统计方面的工作，对于这项工作，我一般是利用Excel来完成的，以前分析成绩也就算个总分、本年级排名等，随着教学管理工作的日益完善，分析项目也逐渐增加，如平均分、合格人数、合格率等，而且往往要求分课、分班、分年级来进行分析，如果仅仅通过sum、average等函数是很难较好地完成成绩统计分析工作的，因此要充分调用Excel的强大计算功能，比如定义名称、数组公式以及多种函数组合使用，而且在处理成绩时必须注意成绩数据的前期整理工作。

在处理成绩中，恰当地使用函数以及数组公式是非常关键的，比如在需要分析某个学生在本年级的排名时，就可以使用数组公式“{=SUM((班级=C3)*(总分>M3))+1}”，而在此公式中的班级、总分则是已经定义的名称，这样可以更加方便地处理批量数据，而在统计某个班级某门课的平均分时，则可以使用公式“{=IF(ISERROR(SUM((班级=$F$2)*S)/SUM((班级=$F$2)*(S>0)))，“”，SUM((班级=$F$2)*S)/SUM((班级=$F$2)*(S>0)))}”，这些公式看似复杂，其实你只要理解了其中每个组成部分的含义，使用起来也非常简单，而充分应用这些公式，对于以后的统计分析工作是非常有益的(图4)。

提示：善于举一反三，是提高工作技能以及工作效率的关键之一，比如利用上面的一系列函数以及公式，可以分析统计成绩表，而为什么我们不可以利用上面类似的表格用在分析学生登记表、教职工状况统计表以及教学意见调查表等其他方面呢？的确，我们要学会真正理解某些技术理论或方法的来龙去脉，学会无师自通，将一点知识扩展应用到多点，才能够使我们的知识技能水平得到充分的发展，也才能够使我们赢得宽广的发展空间。