让Excel 文件备份更省心

我们工作用的Excel文件往往含有重要数据，备份它的重要性不言而喻。虽然Excel提供了备份的方法，但备份的文件与原文件处于同一文件夹中，如果该文件夹被误删除，后果不堪设想。那么有没有方法让Excel在不同的文件夹自动生成备份呢？答案是肯定的，下面介绍具体方法。

我们可以用VBA编写简单的宏代码来实现备份功能，同时还能做到：

1．在保存Excel文件时自动生成备份；

2．保存Excel文件时提示是否备份；

3．原始文件和备份文件互为备份。即编辑原始文件时，将在备份文件夹生成备份文件；编辑备份文件时，将以原始文件为备份。

选择“工具→宏→安全性”菜单，将安全级别设为“低”。这样，VBA代码才可以执行。

1.打开需要备份的Excel文件，右击任一工作表标签，选择“查看代码”，或选择“工具→宏→Visual Basic编辑器”菜单，打开Visual Basic编辑器。

2.在“工程”窗口中双击“ThisWork book”，此时VBA编辑器标题变为：Microsoft Viusal Basic-“文件名”-[ThisWorkbook(代码)]。

3.将以下代码输入到“代码”窗口中：

Private Sub Workbook_BeforeSave(ByVal SaveAsUI As Boolean, Cancel As Boolean)

''''''''''''''''''''''''''''''''指定Excel文件的路径

XlsFilePath = "D:"

''''''''''''''''''''''''''''''''指定备份路径

BackupXlsFilePath = "E:"

If ThisWorkbook.Path = XlsFilePath Then

ExcelFilePath = BackupXlsFilePath

Else

ExcelFilePath = XlsFilePath

End If

''''''''''''''''''''''''''''''''提示是否备份

Response = MsgBox("保存时是否备份当前Excel文件？" & vbCr & "备份位置：" & ExcelFilePath, vbYesNo, "提示备份")

If Response = vbYes Then '''''''''''''''''''''''''''''''' 用户按下“是”

''''''''''''''''''''''''''''''''两个Excel文件相互备份

ThisWorkbook.SaveCopyAs Filename:=ExcelFilePath & "" & ThisWorkbook.Name

End If

End Sub

说明：XlsFilePath = "D:"和Backup XlsFilePath = "E:"分别指定了正在编辑的Excel文件和备份文件的路径，可以将其中的“D:”和“E:”（不含引号）分别更换成实际的路径。在输入文件路径时一定要注意以下几点：

1.确保路径正确无误，如果输入错误或指定的文件夹不存在，将出现错误；

2.盘符要大写；

3.路径的后面不要加上“”，如“F:备份2006”不能写成“F:备份2006”。

当前Excel文件编辑完成后，只要单击“保存”按钮，Excel都会提示是否备份。选择“是”将在指定的文件夹生成一个同名的备份文件，并保存当前文件。选择“否”则只保存当前文件而不做备份。