办公室助理：教师课程表“批处理”

新学期要做的第一件事就是排课，按照习惯需要编写《课程总表》、《班级课程表》、《教师任课总表》和《教师任课表》，如果班级数和任课教师很多，一张一张手工填写是一件很繁锁的事。其实，用Word的“邮件合并”功能，让Word和Excel协同工作，可以实现课程表批处理，轻松完成这项工作。

一、制作《课程总表》。运行Excel，新建一个工作表，命名为“课程总表”，首先在表头上依次输入：班级、 11、12、13、14、15、16、17、18、21、22、23……56、57、58（“11”表示星期一第一节，“58”表示星期五第五节）。然后根据各个年级课程的开设情况，在相关的单元格中输入科目名称，建立《课程总表》，并以“课程总表.xls”为文件名保存在硬盘中备用。　

二、绘制《班级课程表》。运行Word，根据实际需要设置好页面大小，点击“表格”→“插入”→“表格”，用Word的“插入表格”命令，插入一张9列7行的表格，并根据实际需要设置表格的行高、列宽，绘制斜线表头，输入相关文字，绘制出一张空白的《班级课程表》，并将其保存为“班级课程表.doc”。　

三、批处理课程表。

1.建立关联。打开“班级课程表.doc”，执行“工具”→“邮件合并”命令，弹出“邮件合并帮助器”，点击“创建”按钮，选择 “分类(C)…”，在出现的对话框中点击“活动窗口(A)”；点击“获取数据(G)”按钮，选择“打开数据源(O)…”，在“打开数据源”对话框中打开先前建立的Excel表格—“课程总表.xls”，并在弹出的对话框中点击“编辑主文档(M)”按钮。　

2.插入合并域。点击“编辑主文档(M)”后，大家会发现在Word的工具栏中多了一个“邮件合并”工具栏。把光标置于制作好的《班级课程表》需要插入数据的位置，点击“邮件合并”工具栏上的“插入合并域”按钮，在下拉菜单中单击相应的选项，将它们一项一项插入到《班级课程表》的相关位置。

3.邮件合并。点击“邮件合并”工具栏上的“合并至新文档”按钮，系统会根据“课程总表.xls”中的数据批量生成《班级课程表》，并在新文档中一一列出，剩下的工作，只要联上打印机打印就大功告成了。

如果还要处理《教师任课总表》和《教师任课表》，只要依样画葫芦就行了。呵呵，这样处理课程表真是“多快好省”，方便又快捷。赶快行动，去感受自动化办公的乐趣吧!