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办公室助理:教师课程表“批处理”

 2010-10-01 21:16:36 来源:WEB开发网   
核心提示:新学期要做的第一件事就是排课,按照习惯需要编写《课程总表》、《班级课程表》、《教师任课总表》和《教师任课表》,办公室助理:教师课程表“批处理”,如果班级数和任课教师很多,一张一张手工填写是一件很繁锁的事,这样处理课程表真是“多快好省”,方便又快捷,其实,用Word的“邮件合并&rdq

新学期要做的第一件事就是排课,按照习惯需要编写《课程总表》、《班级课程表》、《教师任课总表》和《教师任课表》,如果班级数和任课教师很多,一张一张手工填写是一件很繁锁的事。其实,用Word的“邮件合并”功能,让Word和Excel协同工作,可以实现课程表批处理,轻松完成这项工作。

一、制作《课程总表》。运行Excel,新建一个工作表,命名为“课程总表”,首先在表头上依次输入:班级、 11、12、13、14、15、16、17、18、21、22、23……56、57、58(“11”表示星期一第一节,“58”表示星期五第五节)。然后根据各个年级课程的开设情况,在相关的单元格中输入科目名称,建立《课程总表》,并以“课程总表.xls”为文件名保存在硬盘中备用。 

办公室助理:教师课程表“批处理”

二、绘制《班级课程表》。运行Word,根据实际需要设置好页面大小,点击“表格”→“插入”→“表格”,用Word的“插入表格”命令,插入一张9列7行的表格,并根据实际需要设置表格的行高、列宽,绘制斜线表头,输入相关文字,绘制出一张空白的《班级课程表》,并将其保存为“班级课程表.doc”。 

办公室助理:教师课程表“批处理”

三、批处理课程表。

1.建立关联。打开“班级课程表.doc”,执行“工具”→“邮件合并”命令,弹出“邮件合并帮助器”,点击“创建”按钮,选择 “分类(C)…”,在出现的对话框中点击“活动窗口(A)”;点击“获取数据(G)”按钮,选择“打开数据源(O)…”,在“打开数据源”对话框中打开先前建立的Excel表格—“课程总表.xls”,并在弹出的对话框中点击“编辑主文档(M)”按钮。 

办公室助理:教师课程表“批处理”

2.插入合并域。点击“编辑主文档(M)”后,大家会发现在Word的工具栏中多了一个“邮件合并”工具栏。把光标置于制作好的《班级课程表》需要插入数据的位置,点击“邮件合并”工具栏上的“插入合并域”按钮,在下拉菜单中单击相应的选项,将它们一项一项插入到《班级课程表》的相关位置。

办公室助理:教师课程表“批处理”

3.邮件合并。点击“邮件合并”工具栏上的“合并至新文档”按钮,系统会根据“课程总表.xls”中的数据批量生成《班级课程表》,并在新文档中一一列出,剩下的工作,只要联上打印机打印就大功告成了。

办公室助理:教师课程表“批处理”

如果还要处理《教师任课总表》和《教师任课表》,只要依样画葫芦就行了。呵呵,这样处理课程表真是“多快好省”,方便又快捷。赶快行动,去感受自动化办公的乐趣吧!

Tags:办公室 助理 教师

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