Access2007数据表的操作

核心提示：Access2007数据表的操作包括增加纪录、删除纪录、修改纪录、查找数据、数据排序与数据筛选等操作，这些操作都是在数据库视图中进行的基本操作，Access2007数据表的操作，一、增加新纪录增加新纪录有3种方法：直接将光标定位在表的最后一行上，单击“纪录指示器”上的最右侧的“增加新

Access2007数据表的操作包括增加纪录、删除纪录、修改纪录、查找数据、数据排序与数据筛选等操作，这些操作都是在数据库视图中进行的基本操作。

　

一、增加新纪录

　

增加新纪录有3种方法：

直接将光标定位在表的最后一行上。

单击“纪录指示器”上的最右侧的“增加新纪录”按钮。

在“数据”选项卡的“纪录”组中，单击“新纪录”按钮。

　

二、修改纪录

　

在数据表视图上，把光标移动到所需修改的数据处，就可以修改光标所在处的数据。

当把光标定位在一个字段单元格时，会出现反白。

　

如果只修改一个字符，那么这时不要直接输入字段值，因为这样字段值会全部被删除掉。可以按F2键，或者再一次单击单元格，这时反白消失，然后把光标定位在被修改字段的位置，然后再尽心修改。

　

三、查找和替换字段数据

　

在操作数据表时，如果数据表中的数据很多，若要快速查找某一数据则使用Access2007提供的查找功能。

1、查找字段数据

使用Access2007提供的查找对话框就可以快速查找到所需要的数据。

例1　 组织“教学管理”数据库的“学生”表中，查找名字为“杨倩”的同学，操作步骤如下：

（1）打开“教学管理”数据库，然后打开“学生”表。

（2）单击“姓名”字段列，在“数据”选项卡的“编辑”组中，单击按钮。

（3）如图1所示，打开“查找和替换”对话框，在“查找内容”的下拉列表框中，显示第一个学生的名字，把它修改为“杨倩”，其他设置保持默认，然后单击“查找下一个”按钮。

（4）查找的结果反白显示出来，如图2所示。

　

图1　“查找和替换”对话框

　

图2　 查找结果反白显示

　

在“查找和替换”对话框中，“查找范围”下拉列表框，用于确定在哪个字段中查找数据，最好把光标定位在查找的字段列上，这样可以节省时间。“匹配”下拉列表框用以确定匹配方式，包括“整个字段”、“字段的任何部分”和“字段开头”

。“搜索”下拉列表框用以确定搜索方式，包括“向上”、“向下”和“全部”三种方式。通常后两项设置保持默认即可。

在搜索中还可以使用通配符。

　

表1　 通配符的意义

　

字符	说明	示例
*	与任何个数的字符匹配。在字符串中，它可以当作第一个或最后一个字符使用	Wh*可以找到what、white和why
?	与任何单个字母的字符匹配	B?ll可以找到ball、bell和bill
[]	与方括号内任何单个字符匹配	B[ae]ll可以找到ball和bell，但找不到bill
！	匹配任何不在方括号之内的字符	B[!ae]ll可以找到bill和bull，但找不到ball或bell
-	与某个范围内的任一个字符匹配。必须按升序制定范围（A到Z，而不是Z到A）	B[a-c]d可以找到bab、bbd和beb
#	与任何单个数字字符匹配	1#3可以找到103、113、123

　

2.查找并替换字段

　

在操作数据表时，如果需要修改多处相同的数据，这时可以使用“查找并替换字段数据”的功能。

例2　 把“学生”表中的数学座位号“D082570924”替换为“D08257092411”，操作步骤如下：

（1）打开“教学管理”数据库，然后打开“学生”表。选定数学座位号字段列。

（2）在“数据”选项卡的“编辑”组中，单击按钮。

（3）打开“查找和替换”对话框。在“查找内容”下拉列表框中，选择“D082570924”，在“替换为”下拉列表框中，选择“D08257092411”查找范围和其他选项保持默认，然后单击“全部替换”按钮，如图3所示。

（4）这时弹出提示信息对话框，提示替换后的操作不能撤消。单击“是”按钮，完成替换，如图5所示。

　

图3　 “查找和替换”设置

　

四、删除纪录

在进行删除纪录操作时，首先选中需要删除的那些纪录（删除的纪录必须是连续的，否则只能分几次删除）。删除纪录的操作步骤如下：

（1）单击要删除的首纪录的“纪录选定器”，然后拖拽鼠标到尾纪录的“纪录选定器”。

（2）在“数据”选项卡的“纪录”组中，单击“删除”按钮。

（3）在弹出的提示信息对话框中，单击“是‘按钮，完成删除。

　

提示：为了避免替换和删除操作失误，而又不能撤消，在进行替换和删除操作前，最好对表进行备份。