企业应安全高效使用垃圾邮件过滤器

核心提示：大多数反垃圾邮件专家承认，所有的反垃圾邮件工具偶尔都会把合法的电子邮件标记为垃圾邮件，企业应安全高效使用垃圾邮件过滤器，并且从收件人的查看窗口中删除这个信息，这种现象称作“错报”，提醒员工，如果预计发过来的重要的电子邮件没有收到，同医学上的误诊一样，错报给人们带来了更多的不方便

大多数反垃圾邮件专家承认，所有的反垃圾邮件工具偶尔都会把合法的电子邮件标记为垃圾邮件，并且从收件人的查看窗口中删除这个信息。这种现象称作“错报”。

同医学上的误诊一样，错报给人们带来了更多的不方便。合法的电子邮件永远不能发送到指定的收件人很容易引起混乱、愤怒、浪费时间、伤害感情、漏掉重要信息。更重要的是这样会使企业交易不能完成。反垃圾邮件厂商一般都许诺准确率将超过99%。然而，企业的财务越来越多的与电子邮件服务联系在一起，垃圾邮件过滤器的准确率的有效性不到100%会有严重的风险。

在抵押和银行等某些行业的业务特别容易受到错报的伤害，因为有许多垃圾邮件信息与抵押和金融有关的计划有关。因此，许多使用反垃圾邮件技术的企业都会遇到至少有一些合法的信息被不正确的分类为垃圾邮件的现象。

你应该做什么？

在一个完美的世界，不需要使用垃圾邮件过滤器。然而，Barracuda Networks公司2007年发表的一篇研究报告显示，目前95%以上的电子邮件是垃圾邮件。因此，某些类型的反垃圾邮件技术显然是很必要的。运行一家公司的没有反垃圾邮件过滤器的电子邮件系统会迫使员工浪费宝贵的时间在大量的垃圾邮件中寻找有用的商务电子邮件。对于许多公司来说，这和丢失有用的电子邮件一样是不可接受的。

IT专家网发现有可能在减少丢失合法的电子邮件的同时使用垃圾邮件过滤器。下面是你的公司可以采取的一些步骤。

比较产品，所有的反垃圾邮件过滤器都是不同的。一些产品在区分垃圾邮件方面会比另一些产品好得多。要认真阅读竞争的产品的测评，看哪一种产品和服务提供的过滤成功率最高。

客户化过滤器，大约所有的反垃圾邮件应用程序都允许管理员调整系统设置以最大限度地提高效率。然而，垃圾邮件过滤器的调整更像是一种艺术，而不是一种科学。重要的是要考虑引起反垃圾邮件过滤器把合法电子邮件标记为垃圾邮件的一些词汇和条件。例如，在医疗机构使用的垃圾邮件过滤器中，当词汇“breast”(胸部)后面跟一个词汇“cancer”“癌症”的时候就不能封锁这样的信息。要最大限度地提高垃圾邮件过滤器的效率，需要做许多工作来调整这个垃圾邮件过滤器。

使用白名单功能，白名单允许来自可信赖的发件人的电子邮件直接通过垃圾邮件过滤器，即使其电子邮件违反过滤器的设置也允许通过。寻找一个允许用户自己建立和管理白名单的反垃圾邮件过滤器，然后向人们演示如何使用这个有价值的功能。

保护员工的电子邮件地址，如果你的员工的电子邮件地址不在网络上到处传播的话，你就不会收到那样多的垃圾邮件。垃圾邮件机器人能够在网络上搜集电子邮件地址并且把这些地址转给垃圾邮件制造者。要制定一个公司政策，禁止员工把包含公司域名的电子邮件地址发布到网络公告栏、社交网络和类似的网站。有些企业把这种做法提高到更高的水平，从企业网站中取消所有的员工的地址，把网页观看者的咨询转到“info@ ...”、“sales@ ...”和“support@...”等具体的和通用的地址。

鼓励最终用户检查垃圾邮件文件夹，大多数反垃圾邮件应用程序都把标记为垃圾邮件的电子邮件放在一个名为“垃圾邮件”的文件夹。提醒员工，如果预计发过来的重要的电子邮件没有收到，赶快检查一下垃圾邮件信箱也许是一个好主意。