学会六招 掌握WPS表格序号应用技巧

我们在用wps表格2005时，经常要输入序号。下面，我们把序号翻个底朝天，彻底玩转序号。

　　1、拖拉输入序号。

在WPS表格2005中，软件内置了一些序列(如日期、星期、序号等)，我们可以采取拖拉的方法快速输入序号。

先在第1个单元格(如A2)中输入第1个序号(如“1”)，然后选中这个单元格，将鼠标移至该单元格右下角成黑十字线状时，按下左键向下(右)拖拉至目标单元格，松开鼠标，序号依次填充到拖拉过的单元格区域中。

注意：①这种黑十字线状态，我们通常称之为“填充柄”状态。②用这种方法还可以快速输入“日期、星期”等内置的序列。

　　2、我的序号有个性。

有时候，我们需要一些有个性的序号(如I、II……)。我们可以先自定义一个序列，然后再用“填充柄”来拖拉输入。

执行“工具→选项”命令，打开“选项”对话框，切换到“自定义序列”标签下，在右侧“输入序列”下面的方框中输入需要定义的序列(每个元素占一行，如图1)，输入完成后，单击“添加”按钮，然后确定返回。

以后需要使用该序号时，只要在A2单元格中输入序列中的一个元素(如VI)，然后用“填充柄”进行拖拉填充，即可将该元素及其以后的元素依次填充到拖拉过的单元格区域中。

注意：将员工的姓名制作成一个自定义序列，再拖拉填充，即可快速将员工的姓名输入到表格中。

　　3、自动显示序号。

有时候，当我们在某列(如B列)中输入内容时，希望在A列对应的单元格中自动显示出序号来，这可以利用函数式来实现。

先在A2单元格中输入函数式：=IF(B2="","",COUNTA($B$2：B2))，然后用“填充柄”将上述公式拖拉填充到A列下面的单元格中。以后当B列输入数据时，A列会自动显示出序号来。

注意：B列不能有空白单元格，否则序号显示的不准确。

　　4、复杂序号简单输入。

我们我制作学生成绩表时，常常要输入学生的学号(2006010001、2006010002、2006010003……)，由于这些序号前面的字符都是一样的(如200601)，并且位数也是一样的。对于这样看起来比较复杂的序号，我们可以通过自定义单元格格式的方法来实现简单输入。

同时选中需要填充这样序号的单元格区域，执行“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对话框(如图2)，在“数字”标签下，先在“分类”下面选中“自定义”选项，然后在右侧“类型”下面的方框中输入“2006010000”，按下“确定”按钮返回。

以后，只要将学号后面的序号(如1、2……)输入到相应的单元格中，复杂的学号就自动显示出来了(如图3)。

　　5、智能调整的序号。

如果我们将数据表中的部分行隐藏起来，本来连续的序号就不连续了，能不能让其自动调整呢?

在A2单元格中输入函数式：=SUBTOTAL(103,$B$2：B2)，然后用“填充柄”将上述公式拖拉填充到A列下面的单元格中。以后，只要在B列输入数据，序号就自动显示在A列对应的单元格中了。

这时候，如果我们隐藏了某些行，序号会智能化的进行调整，让其始终能连续显示(如图4)。

注意：如果隐藏是通过“自动筛选”功能来实现的，序号仍然能自动调整。

　　6、让序号不参与排序。

当我们表格中的数据进行排序后，通常位于第一列的序号也被打乱了，可不可以让其不参与排序呢?

我们只要在“序号”列右侧插入一个空白列(B列)，将“序号”列与数据表的其他列隔开。然后再进行排序操作，“序号”就始终是连续排列的了。

注意：插入的空白列会影响表格的打印效果，我们可以将其隐藏起来：选中B列(即插入的空列)，右击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中，选择“隐藏”选项即可。