WPS表格2005排序功能全接触

我们在用WPS表格2005来处理相关的数据表时，常常要对表格中的数据进行排序操作。下面，我们以图1所示的“员工基本情况登记表”为例，全方位体验一下WPS表格2005的排序功能。

1、快捷排序。

如果我们希望对表格中的数据按“工龄”由短到长进行排列，我们可以直接利用“常用”工具格中的排序快捷按钮来实现:

选中“工龄”列任意一个单元格(如I8)，然后单击一下“常用”工具栏上的“长序排序”按钮即可。

[友情提醒]如果排序的对象是中文字符，则按“汉语拼音”顺序排序;如果排序的对象是西文字符，则按“西文字母”顺序排序。

2、多条件排序。

如果我们需要依次按“学历、职称、工龄”对数据进行排序，可以这样操作:

选中数据表中任意一个有数据的单元格，执行“数据→排序”命令，打开“排序”对话框(如图2)，将“主要关键词、次要关键词、第三关键词”分别设置为“学历、职称、工龄”，并设置好排序方式(“升序”或“降序”)，再按下“确定”按钮即可。

[友情提醒]如果数据表包括标题行，请在上述对话框中选中“有标题行”选项，反之选中“无标题行”选项。

3、按笔画排序。

当我们对“姓名”进行排序时，通常要求按“姓氏笔划”来进行:

选中姓名列任意一个单元格，执行“数据→排序”命令，打开“排序”对话框，单击其中的“选项”按钮，打开“排序选项”对话框(如图3)，选中其中的“笔画排序”选项，确定返回到“排序”对话框，再按下“确定”按钮即可。

4、按行排序。

有时候，我们需要对数据表按某行的属性进行排序:

上述“排序选项”对话框中，选中“按行排序”选项，确定返回后，设置好作为排序行的“主要关键字”、“次要关键字”及“第三关键字”等要素，然后确定返回即可。

[友情提醒]由于数据表通常是按列设置的，此时如果按某行的属性进行了排序，可能会引起数据的混乱，请谨慎使用“按行排序”功能。

5、自定义排序。

当我们对“职称”列进行排序时，无论是按“拼音”还是“笔划”，都不符合我们的要求。对于这个问题，我们可以通过按“自定义序列”排序的方法来解决:

执行“工具→选项”命令，打开“选项”对话框(如图4)，切换到“自定义序列”标签下，将职称序列按排序的标输入到“输入序列”下面的方框中(每个序列元素占1行)，然后单击一下“添加”按钮，关闭对话框返回。

打开“排序”对话框，单击其中的“选项”按钮，打开“排序选项”对话框(参见图3)，按“自定义排序次序”选项右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选中上述自定义的序列，确定返回到“排序”对话框，将“主要关键字”设置为“职称”，再按下“确定”按钮即可。

6、用函数进行排序

有时，我们对某些数值列(如“工龄”等)进行排序时，不希望打乱表格原有数据的顺序，而只需要得到一个排列名次。对于这样的排序目的，我们可以用函数来实现:

在“工龄”右侧插入一个空白列(J列)，用于保存次序，然后选中J2单元格，输入公式:=RANK(I2,$I$2:$I$101)，然后再次选中J2单元格，将鼠标移至该单元格右下角成“细十字线状”时(这种状态，我们通常称之为“填充柄”状态)，按住左键向下拖拉至最后一条数据为止，次序即刻显示出来。

[友情提醒]如果将上述公式改为:=RANK(I2,$I$2:$I$101,1)(在公式最后增加一个“非零”参数)，则公式对数值按“升序”(即“工龄”越短，名次数值越小)给出次序数值。