Word处理长文档技巧之使用样式

在编排一篇长文档或是一本书时，需要对许多的文字和段落进行相同的排版工作，如果只是利用字体格式编排和段落格式编排功能，不但很费时间，让人厌烦，更重要的是，很难使文档格式一直保持一致。这时，就需要使用样式来实现这些功能。

什么是样式

那么，什么是样式呢？样式是应用于文档中的文本、表格和列表的一套格式特征，它是指一组已经命名的字符和段落格式。它规定了文档中标题、题注以及正文等各个文本元素的格式。用户可以将一种样式应用于某个段落，或者段落中选定的字符上。使用样式定义文档中的各级标题，如标题1、标题2、标题3……标题9，就可以智能化地制作出文档的标题目录。

使用样式能减少许多重复的操作，在短时间内排出高质量的文档。如，用户要一次改变使用某个样式的所有文字的格式时，只需修改该样式即可。如，标题2样式最初为“四号、宋体、两端对齐、加粗”，如果用户希望标题2样式为“三号、隶书、居中、常规”，此时不必重新定义标题2的每一个实例，只需改变标题2样式的属性就可以了。

样式的类型

样式按不同的定义来分，可以分为字符样和段落样式、也可以分为内置样式和自定义样式。

字符样式是指由样式名称来标识的字符格式的组合，它提供字符的字体、字号、字符间距和特殊效果等。字符样式仅作用于段落中选定的字符。

段落样式是指由样式名称来标识的一套字符格式和段落格式。包括字体、制表位、边框、段落格式等。

Word本身自带了许多样式，称为内置样式。但有时候这些样式不能满足用户的全部要求，这时可以创建新的样式，称为自定义样式。内置样式和自定义样式在使用和修改时没有任何区别。但是用户可以删除自定义样式，却不能删除内置样式。

用户可以创建或应用下列类型的样式：

（1）段落样式：控制段落外观的所有方面，如文本对齐、制表位、行间距和边框等，也可能包括字符格式。

（2）字符样式：段落内选定文字的外观，如文字的字体、字号、加粗及倾斜格式。

（3）表格样式：可为表格的边框、阴影、对齐方式和字体提供一致的外观。

（4）列表样式：可为列表应用相似的对齐方式、编号或项目符号字符以及字体。

如何使用样式

如果要在文档中使用样式，可以把光标定位在要使用样式的段落中任一位置，如果要应用多个段落，可以用鼠标选中多个段落然后使用下面的办法可进行应用样式的操作。

（1）用鼠标单击【格式】工具栏中【样式】列表框 ，然后在打开的下拉列表框中选取一种样式名，所选择段落就会应用该样式而重排文字和段落的版式。

（2）默认的情况下，可以使用如下的快捷键（用户可以自定义）来应用其相应的样式名：

按Ctrl+Alt+1键，应用标题1

按Ctrl+Alt+2键，应用标题2

按Ctrl+Alt+3键，应用标题3

按Ctrl+Alt+n键，应用正文

（3）选择【格式】菜单，然后单击【样式和格式】命令，可以打开如图1所示的对话框，可以在该样式列表框中选择一种适用的样式名，选择之后即可应用该样式了。其中样式名后带 符号的表示是“字符样式”，带 符号的表示是段落样式，而带 符号的表示表格样式。

图1 【样式和格式】任务窗格　　　 图2 【格式设置】对话框

如果在【显示】框中选择了【所有样式】，则可以单击【有效格式】恢复默认的视图，单击【正在使用的样式】仅查看文档中出现的格式，单击【自定义】项，可以打开如图2所示【格式设置】对话框，在此对话框中可更详细地定义样式显视视图。

如果 Word　选择【显示】框中的【有效样式】，则文档中可能具有许多外观相似但不完全相同的重复格式。若要提供更加一致的外观并删除重复的格式，可以检查格式的一致性。

当按住Shift键的同时，单击【格式】工具栏中的【样式】列表，就可以看到所有的样式名称。