Word 2007 批量信件打印就这么轻松
2008-02-23 20:08:27 来源:WEB开发网Word2007“邮件合并”可以快捷地创建一组用于邮寄的文档,其中有的信息相同,而有的信息(如邮政编码、地址、姓名等)又可以各有不同,它支持将Excel或者Access等数据库中的一组信息导入,自动批量生成一组文档。
★邮件合并,能做的还有很多
实际上,如果你想批量制作带有通信地址的信封也没问题,可以使用“邮件合并”中的“信封”功能(见图1)。“邮件合并”还有哪些用武之地呢?可以群发E-mail、批量打印稿件录用通知书、工资条、成绩单、名片、工作证和准考证等,但凡是能导入数据的工作,它都能轻松搞定,赶紧试试吧!
图1 Word2007“邮件合并”中的“信封”功能
★邮件合并,轻松几步搞定
第一步 准备好需要导入数据的Excel文件。
第二步 点击Word2007的“主选项卡→邮件→开始邮件合并→邮件合并分步向导”,Word2007将自动开启一个向导操作侧边栏(见图2);
图2 向导操作侧边栏
第三步 在向导中点击“标签→下一步:正在启动文档→使用当前文档→标签选项”,在“标签选项”对话框中点击“新建标签”按钮进行设置(见图3),这样设置可以在一张A4纸上打印14份邮寄地址信息。设置好后,在空白的标签中输入那些固定不变的内容并排好版(类似于银行邮寄的信用卡对账单)。
图3 “新建标签”按钮
第四步 继续在向导中点击“下一步:选取收件人→使用现有列表→浏览”,选择一个保存有通讯地址的Excel文件,在“选择表格”对话框中按需要进行选择,点击“确定”进入“邮件合并收件人”对话框(见图4),不需要特别设置时点击“确定”即可完成数据的导入工作。
图4 “邮件合并收件人”对话框
第五步 在向导中点击“下一步:选取标签”,将光标定位到需要自动插入邮政编码的位置,点击“其他项目”,在“输入合并域”对话框中选中“邮政编码”数据列,点击“插入”,这时在文档中插入了一个带有书名号的字符串,这种字符串称为“域”。类似以上操作,插入“地址”和“姓名”数据列,之后可以复制第一个插入的固定内容和自动导入内容的区域,粘贴到页面上的其他位置。
第六步 点击向导的“下一步:预览标签”,这时刚才带有书名号的字符串(域)已经显示为Excel表格中的第一条信息了,这表示数据已经成功与Word文档实现了合并,点击向导“下一步:完成合并→打印”即可完成操作开始批量打印了。