用宏技术处理Word表格数据

核心提示：Office 2003系列软件是目前常用的办公自动化软件，这套软件包中的每一个成员都有个自的优点，用宏技术处理Word表格数据，同时也都具有自已的弱势一面，Word 2003在字处理方面有着得天独厚的优势；Excel 2003在数据表格方面的处理有着独到之处，宏的强大功能，为我们简化繁琐的实际问题操作提供了技术手段，在

Office 2003系列软件是目前常用的办公自动化软件，这套软件包中的每一个成员都有个自的优点，同时也都具有自已的弱势一面。Word 2003在字处理方面有着得天独厚的优势；Excel 2003在数据表格方面的处理有着独到之处，在处理表格数据方面，Word与Excel相比，有些相形见绌，但这并不意味着Word对数据表格的处理就无能为力。怎样巧妙利用Word现有的功能和技术，完全不依赖于其它软件来对表格中数据进行处理，充分发挥软件的最大功效去解决实际问题，是本文阐述的主要内容。本文将从宏的使用技术方面说明对Word 2003数据表格处理的快捷方法。

1 问题的提出

用户使用Word 2003处理文字材料时，常伴有数据表格的处理，特别是当大量相同结构表格数据处理方法基本一样，但又需反复操作时，会费时、费力、效率低下。如下问题就是一例：在Word文档中，有数十张学生成绩数据表格，针对每张数据表格都有大量的文字分析材料。表格中的基本数据已经录入完毕，学生成绩表格的形式如图1-1所示，表的结构为：学号/字符/8位，姓名/字符/8位，英语/数值/3位，高等数学/数值/3位，计算机应用/数值/3位，教育技术/数值/3位，总分/数值/3位，各科平均分/数值/5位/1位小数。现要在不脱离Word环境下，给出每张表格中的个人总分、各科平均分及每张表中数据的二维曲线统计图。

学生成绩表

学号	姓名	英语	高等数学	计算机应用	教育技术	总分
20051601	张光	85	70	75	86
20052816	李阳一	78	80	66	90
20051238	王海海	70	75	60	88
20057896	刘立二	60	50	80	66
20051122	赵里	80	75	78	82
20057788	孙中	65	80	82	75
各科平均分

图1-1

处理上述表格中的数据，可使用Excel 2003处理，再将处理后的结果导入Word；也可利用Word提供的公式处理，但使用该方法要对每张表的每一行求“总分”和“各科平均分”，这种操作要重复数百次方可完成，低效。有没有另一种方法来解决此问题呢？

本文将用一种新的、不常用办法来阐述对上述问题的处理，即直接使用Word中的宏制作快捷方便的工具栏按钮来处理。这样，即能简化了操作，又不脱离Word环境，它能将一系列的操作命令和指令组合在一起，形成一个按钮，操作方便又高效。

2 解决问题的办法

解决上述实际问题的关键是：宏的设计、宏的制作、宏的快捷键及宏按钮的设计。

2．1 宏的设计

针对问题中给出的表格数据，应该设计出完成求和运算、求平均值运算和求统计图的三个宏，在此可以利用Word 2003中给我们提供的公式，个人总分数据用SUM(　)函数处理，各科平均分用AVERAGE(　)函数处理，统计图利用图表对象处理。这样只要制作出三个宏即可完成主要操作了。

为了便于操作，还要分别为这三个宏设置快捷键，并在工具栏上添加相应的三个宏按钮，用户使用时象使用工具栏中其它按钮一样方便、快捷。

2．2 宏的制作

2．2．1 “求和”宏的制作

（1）单击表格中“个人总分”下面的单元格，选择“工具|宏|录制新宏”，给出宏名：如SU，在“将宏保存在（S）：”下的列表框中选择保存宏的位置，若要经常使用该宏，可选“所有文档（Normal.dot）”；再点击将宏指定到“工具栏”按钮，打开“自定义”对话框。

（2）进入“自定义”对话框后，在“命令”选项卡中，将“命令（D）：”下的宏拖放到Word工具栏中，就会自动产生一个宏按钮，再点击“命令”选项卡中的“键盘（K）…”按钮，进入“自定义键盘”对话框。

（3）进入“自定义键盘”对话框后，在“请按新快捷键（N）：”下的文本框中按下要设置的宏的快捷键，如：Alt+S，并单击“指定”命令按钮，系统会自动将其指定到“当前快捷键（U）：”列表框中，点击“关闭”按钮，进入录制过程。

（4）点击“表格|公式”，在公式对话框中的“公式（E）：”下的文本框中输入“=SUM（LEFT）”，之后“确定”，再按光标移动键“↓”（加入这一步的目的是每次执行完本次计算后，会自动进入下一个单元格，若填充数据为横向的，可按“→”键），停止录制。这样，“求和”宏及其快捷键设置完毕。此时的宏按钮已建立在工具栏中，其名称为“Normal.NewMacros.SU”。

完成上述设置后，只要点击“总分”列中的单元格，再单击工具栏中的宏按钮，则总分的结果会自动填上。此时的学生成绩表格变为图2-1所示形式。

学生成绩表

学号	姓名	英语	高等数学	计算机应用	教育技术	总分
20051601	张光	85	70	75	86	316
20052816	李阳一	78	80	66	90	314
20051238	王海海	70	75	60	88	293
20057896	刘立二	60	50	80	66	256
20051122	赵里	80	75	78	82	315
20057788	孙中	65	80	82	75	302
各科平均分

图2-1

2．2．2 “求平均”宏的制作

“求平均”宏的制作方法基本上与“求和”宏的制作相同，只是给出不同的宏名、不同的快捷键和不同的宏按钮；还要选取不同的公式，利用公式AVERAGE（ABOVE）。若要求计算结果保留到小数点后一位，则在公式的数学格式中输入“0.0”；选取光标移动键“→”（此时该箭头表示计算完本项数据的平均值后，自动转到右边一项的计算。箭应方向的选取可根据表格数据的形式而定）。

2．2．3 “统计图”宏的制作

在制作对表格数据“统计图”宏时，录制过程中先将光标停在表格上，然后参照“求和”宏的前三步。在进入具体制作过程时，选择“表格|选择|表格”，然后“插入|对象|Microsoft Graph图表”；设置图表类型为：XY散点图；子图表类型为“无数据点平滑线散点图”；在“选项”中钩选“默认格式”，再点击“设置为默认图表”按钮，之后按“确定”；停止宏的录制，即可制成统计图表的宏。

2．3 宏按钮的设置

Word 2003中的工具栏按钮给我们实际操作中带来了很大的方便，需用时只要点击一下按钮，就可执行相应的操作。在前面的设置中，只向Word工具栏中添加了宏按钮，如求和按钮“Normal.NewMacros.SU”，这样即不美观也不直观，需要对宏按钮的名称和图标进行设置。

以求和宏的设置为例，选择“工具|自定义”，在弹出的“自定义”对话框的“命令”选项卡中点击“更改所选内容（M）”按钮，在其下拉菜单中“命名（N）：”后的文本框中输入宏的名称“求和”，之后选菜单中的“更改按钮图标”项，在其级联菜单中选择一款合适的图标，若对已生成的按钮图标不满意，也可利用此方法进行编辑修改。

同理，我们可以对另外两个宏的按钮“求平均”和“统计图”加以设置。当这些宏的按钮制作完毕，其使用方法与Word 系统提供的其它按钮完全相同。

2．4 宏按钮的命名与按钮图标的设置

在完成了宏按钮的设置后，便可实现对数据的操作了，要对宏按钮进行命名和按钮图标的设置，还可用以下办法实现。即选择“工具|自定义”，打开“自定义”对话框后，右击工具栏中已拖入的宏按钮会弹出相应的快捷菜单，点击“命名（N）：”后的文本框中输入宏的名称；在此菜单项中菜单中的“更改按钮图标”项，从中选择一款合适的图标，如 ，也可利用此方法对已生成的按钮图标进行编辑修改。

至此，三个宏按钮及其功能的制作便完成了，完成后的界面形式如图2-2所示。

图片看不清楚？请点击这里查看原图（大图）。

图2-2

2．5表格数据的填充

在对表格数据进行填充时，使用Word 2003按上述办法会很顺利，若使用的是Word 2000，则要进行一个处理，即在求平均值时,公式中的函数AVERAGE(AVOVE )对表头数据（标题）识别为0，计算时将它视为统计数据的一员了，所以最后的结果是不准确的，解决这一问题的办法是：先将表头与数据部分拆分，将鼠标指向表头的下一行，选择“表格|拆分表格”，然后将光标停在需填充数据的单元格上，点击工具栏中相应的宏按钮或按下该宏对应的快捷键，即可完成表中相应的数据处理。处理完表中数据后，再删除表头与表体之间进行拆分时的回车符。

2．6 三个宏的代码

在VB编辑器中，对应上述三个宏的代码为：

Sub SU()　　 ' 求和宏

　su Macro

　　　 Selection.InsertFormula Formula:="=SUM(LEFT)", NumberFormat:=""

　　　 Selection.MoveDown Unit:=wdLine, Count:=1

End Sub

Sub AV()　　　 ' 求平均宏

' AV Macro

　　　 Selection.InsertFormula Formula:="=AVERAGE(ABOVE)", NumberFormat:="0.0"

　　　 Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=1

End Sub

Sub GR()　　 ' 求统计图

　　 Selection.MoveUp Unit:=wdLine, Count:=1

　　 Selection.Tables(1).Select

　　 Selection.InlineShapes.AddOLEObject ClassType:="MSGraph.Chart.8", FileName_:="", LinkToFile:=False, DisplayAsIcon:=False

　　 Selection.ParagraphFormat.TabStops.Add Position:=CentimetersToPoints(0.32), Alignment:=wdLignTableft, Leader:=wdTableaderspces

End Sub

3 结论

通过使用宏的操作技术，在不脱离Word操作环境下，得出一种新的数据统计方法，简化重复操作，将每种系列性操作浓缩、化简为工具栏中的宏按钮或按快捷键即可完成，的确是方便、快捷。宏的强大功能，为我们简化繁琐的实际问题操作提供了技术手段。提高了我们对数据处理的功效。