WORD学习

核心提示：一：菜单中符号的含义菜单中的命令一般都是由图标及命令文字所组成的，有些命令文字后面有快捷键提示，WORD学习， 但我们打开菜单，还会发现一些符号，上次所操作的内容就会“惊现”出来，大大方便了用户编辑文本的速度，如三角号、省略号、横线等，这些符号是什么意思呢？菜单命令旁的“&rdquo

一：菜单中符号的含义

菜单中的命令一般都是由图标及命令文字所组成的，有些命令文字后面有快捷键提示。

但我们打开菜单，还会发现一些符号，如三角号、省略号、横线等，这些符号是什么意思呢？菜单命令旁的“”，表示此项中还包含若干命令，单击此项可以打开一个子菜单，比如“表格”菜单中的“插入”、“删除”项等，里面都包含多条命令。

菜单命令旁带“…”：表示执行该命令会打开一个对话框，比如“新建”、“字体”、“替换”等命令。

菜单中的横线是用来分组的，每个菜单中有十几条命令，甚至更多，这些命令可以按功能或特点分成若干组，组与组用一条横线来间隔，比如“文件”菜单中，把“新建”、“打开”、“关闭”等命令为一组，“保存”、“另存为”、“版本”等为一组，“页面设置”、“打印预览”、“打印”等为一组，通过这样分类，可以更方便地找到所需命令。

菜单命令列表中的灰色命令：表示该命令当前不能执行。例如，若是没有选中文字或对象，就不能进行复制、剪切等操作。如果文档中没有表格，表格菜单中的许多命令就都不能执行。只有对文件进行了操作之后，才能选择“撤消”命令，而“重复”命令激活的条件是已进行过“撤消”操作。

好，通过以上介绍，你能搞清菜单中的符号的含义了吧！上面我们只是以Word97为例来讲的，在其他应用软件中也适用。

二：中文字号与磅的关系

在WORD中，表述字体大小的计量单位有两种，一种是汉字的字号，如初号、小初、一号、…七号、八号；另一种是用国际上通用的“磅”来表示，如4、4.5、10、12、…48、72等。

中文字号中，“数值”越大，字就越小，所以八号字是最小的；在用“磅”表示的字号时，数值越小，字符的尺寸越小，数值越大，字符的尺寸越大。1磅有多大呢？2.83磅等于1毫米，所以28号字大概就是一厘米高的字，约相当于中文字号中的一号字。

在WORD中，中文字号就是这十六种，而用“磅”表示的字号却很多，其磅值的数字范围为1~1638，也就是说最大的字号可以是1638，约58厘米见方，最小的字号为1，三个这样的字加起来还到到一毫米宽。一般A4纸可容纳的最大字的磅值为630左右，在实际使用过程中可以根据需要来设置字的大小，想要特大字，或是袖针小字都可以。

三：Word 2000中的功能键

作为Word2000的用户，不知你是否用过其中的功能键？在此，笔者把Word2000中F1～F12功能键的作用简单介绍一下，希望对你能有所帮助。

F1键--是"帮助"选单中的"MicrosoFtWord帮助"命令的快捷键。

在默认情况下，按下F1键，则"大眼夹"出现在屏幕上，并询问你要做什么？如果你不喜欢"大眼夹"，可右键单击它，再单击"选择助手"命令，然后单击"下一位"按钮，可在"查查"、"小灵通"、"智多星"、"苗苗老师"等10位助手中进行选择。

F2键--作用是"移动文字或图形"。

当选中文本或图形后，按下F2键，则在状态栏左端出现"移至何处？"的询问。此时，把插入点移动到所需位置，然后按回车键，则被选中的文本或图形就移动到了当前位置,按esc键则取消本次操作。

F3键--作用是"接受记忆式键入词条"。

"记忆式键入"是Word提供给用户输入常用词句的一种快捷方式，比如当你键入"2000"时，屏幕上会出现"2000/××/××"（此为系统的当前日期）的提示信息，这就是"记忆式键入"，要接受提示请按F3键，否则请继续输入。

F4键--作用是"重复上一次操作"。比如在你要输入"常常"二字时，则当你输入了一个"常"字后，按下F4键，系统自动重复刚才的操作，输入第二个"常"字。

F5键--按下F5键，相当于单击"编辑"选单中的"定位"命令。

F6键--作用是"定位至下一窗格"。

使用Word2000编辑文档时，有时需要查看同一文档的不同部分，比如，若要在长文档的两部分之间移动或复制文本时，可将编辑窗口拆分为两个窗格，一个窗格显示所需的文字或图形，另一个窗格显示文字或图形的目的位置，然后选定文字或图形并将其拖动到需要的位置。要将编辑窗口拆分为两个窗格，可将指针指向垂直滚动条的顶部的拆分条（如果正处于文档结构视图中，或关闭了垂直滚动条，则看不到拆分条。此时，需要单?quot;视图"选单中的"文档结构图"命令，关闭文档结构图；或单击"工具"选单中的"选项"命令，选择"视图"选项卡，选中"垂直滚动条"复选框），当指针变为上下方向箭头时，将拆分条拖动到所需位置即可。现在，你在上一"窗格"任一处单击，再在下一"窗格"任一处单击，然后按F6键，看看插入点有何变化？要将一分为二的两个窗格还原成一个窗口，可在任意点双击拆分条。

F7键--是"工具"选单中的"拼写和语法"命令的快捷键。

F8键--作用是"扩展所选内容"。

在"扩展"模式处于关闭状态（状态栏上的"扩展"按钮处于不可用状态）时，按下F8键则打开"扩展"模式。在打开"扩展"模式后，按F8可增加所选内容：按一次选定一个单词，按两次选定一个句子，依此类推……按esc键则关闭"扩展"模式。

F9键--作用是"更新选定域"。

在Word中，域是一种可以在文档中插入各种信息的编码指令，可用于控制文字、图表、索引、目录、图形或编号的插入，相当于文档中可能发生变化的数据或邮件合并文档中套用信函、标签的占位符。域有些类似于microsoFtexcel中的公式，具体说来，域代码类似于公式，域结果类似于公式计算得到的值。这就决定了域有两种显示形式，即域代码和域结果。选定一个域后，按下F9键，则生成新的域结果。

F10键--作用是"激活选单栏"，相当于alt键。

F11键--作用是"定位至下一域"。

在Word2000中，按下F11键，则自动选中下一个域，这在文档较长且域较多时，可快速选定需要的域。

F12键--按下F12键，相当于单击"文件"选单中的"另存为"命令。

你在编辑Word2000文档时不妨一试，或许这些快捷的功能键能够帮助你提高编辑速度。

四：如何快速关闭多个文档?

在WORD2000中，每一个打开的文档都会在任务栏上显示一个图标，如果打开了很多个文件，关起来是很费事的，即使单击WORD窗口中的“关闭”按钮，也只能关闭当前激活的文档。

要想将所有打开文档一次关闭，并且不退出WORD，可以按下Shift键，再单击“文件”菜单，从中选择“全部关闭”命令即可。

如果只想关闭其中的几个文档，可以按下Ctrl键再单击任务栏上要关闭的文档的图标，图标都呈凹下状态。在图标上单击鼠标右键，选择“关闭”命令，可将所选的文档全部关闭。用这种方法也可以将所选文档最小化、还原或最大化。

上面这些方法同样适用于其他的Office组件，如Excel2000、PowerPoint2000等，也适用于WPS2000。

五：如何同时打开多个文档?

在使用Word时，为了便于集中编辑或浏览，可以同时打开多个文档，下面就介绍几种方法。

（1）在资料管理器中，选中要打开的多个WORD文档，按下回车键，系统会自动启动WORD97/2000，并将所选文档全部打开。在选择文档时，如果是要选中多个连续文档，可以按下Shift键再用鼠标单击相应的文件名；如果要选中多个不连续文档，就按下Ctrl键再用鼠标单击相应的文件名；

（2）如果Word已经启动了，可以单击工具栏上的“打开”按钮，在弹出的“打开”对话框中，找到文件所在目录，然后选择要打开的文件，单击“打开”按钮，就可以把选中的文件依次打开了。文件的选择方法与上面所讲是一致的。

（3）如果文件在不同的目录中，可以在资源管理器中的相应目录中，选中要打开的文档，按下鼠标左键，将文档拖到任务栏中的WORD图标上（注意:此时的WORD中没有打开的文档），所选文档就被打开了；再找到其他目录，用同样方法将所选文档拖到WORD图标上。

六：取消自作聪明的超级链接

当我们在 Word 文件中键入网址或信箱的时候，Word 会自动为我们转换为超级链接，只要在文件的网址上按一下，就可以启动IE进入键入的网址或给输入的信箱发信。 但是，有时候我们并不需要这样的功能，就会觉得这种功能有些碍手碍脚了。

如何取消这种功能呢？ 在Word中选择“工具”->“自动更正”，先单击“键入时自动套用格式”选项卡，将“internet 及网络路径替换为超级链接”项前的对勾取消。

再单击“自动套用格式”选项卡，将“internet 及网络路径替换为超级链接”项前的对勾取消。

再单击“确定”，以后再输入网址，就不会转化为超链接了。

七：怎样在“打印预览”视图编辑文本？

在“打印预览”窗口中，“放大镜”按钮呈凹下状态，鼠标指针也是个放大键形状。

工具栏上的“放大镜”按钮

此时没有办法将光标定位在文档中，也不能编辑此文档。

单击“放大镜”按钮将其关闭，页面从放大状态切换到编辑状态，这时我们就可以编辑修改文本了。

如果要再次预览文档，可以再次单击“放大镜”按钮，页面从编辑状态返回到放大状态。

八：文件操作技巧

1.让Word认识WPS2000/WPSOffice文件

目前PC机上最为流行的字处理软件除了Word外，还有我国金山公司的WPS2000和WPSOffice，笔者发现在WPS2000/Office中不需要安装任何转换器，就可以直接读取由Word97/2000/XP产生的文档。但是，在Word97/2000/XP中却无法读取WPSOffice文档！其实，以前我们曾记得在Office2000安装光盘上有一个WPS2WORD.EXE的程序，利用它就可以使Word读取WPS2000文件。但是经笔者试验，发现安装此转换器无法使Word读取WPSOffice文件。笔者在金山公司的网站上发现他们已经推出了WPSOffice的转换器，我们可以从http://www.wps.com.cn/download/patch/wps2word.exe上下载。双击它会弹出界面，点下“确定”钮，该程序会自动地判断出你有没有安装过转换器，并会自动为你安装。以后打开Word后，在“打开”对话框中的“文件类型”框中选择“WPS文件（*.wps）”列表项，选择需要编辑的WPS文件，点击“打开”后即可直接打开WPSOffice文件了，当然也能够读取WPS97/2000文件了。

2.在Word中批量转换文档

手头上有许多Word生成的DOC文件，想都转化成TXT文件去投稿，而苦于往返于“打开/另存为”之间。其实，在Word中是能够批量转换文档的。只要我们试着单击“文件”→“建立新文件”命令，打开“新建”文件对话框（注意不能单击快捷栏上的“新建”图标或直接按“Ctrl+N”快捷键，这样Word会使用其默认模板建立一个新文件，而不会打开“新建”文件对话框），点击“其它文档”标签，并双击其中的“转换向导”项目（但如果你的机器中没有安装此模板，系统会自动启动Office2000或XP的安装程序，并会提示你插入Office2000光盘），再顺着向导一步一步操作。利用该向导既可以将Word2000/XP中所有支持的文件格式批量转换成Word2000/XP格式，也可以将Word2000/XP格式批量转换至Word2000/XP中所有支持的文件格式，包括RTF文件、WEB页文件、WPS文件、Lotus1-2-3、Microsoft工作表、Outlook工作薄等，相信这个强大的功能会给你带来很大的方便。

3.快速还原图片文件

利用Word可以非常方便地制作出图文并茂的作品，但是有时往往出于特殊需要（如出版、发行等），要求把其中内嵌的图片还原出来。这时我们固然可以使用Word2000打开该文件，然后选中相应图像后复制，再启动画图程序进行粘贴，最后再存盘。这对于仅含有一个两上图片的文件尚可，如果你的文档中已经内置了图片文件而且比较多，那么一个一个地拷贝、粘贴则相对来说比较麻烦。其实，只要我们单击“文件”→“另存为Web页”命令，Word就会自动地把其中内置的图片以“image001.jpg”、“image002.jpg”、“image003.jpg”、“image004.jpg”等文件存放在以另存后的WEB页为文件名加上“.files”的文件夹下（与在IE中保存的网页一样），非常方便。

4.给Word文件减肥

现在PC机上是MicrosoftWindows的天下，软件也越做越大，连一些文字资料的文件也不例外。如我们在Word中打一点儿字，动不动就几十k字节，文件一多，给我们交流、使用都带来了不便（尤其是上网发附件）。其实，只要我们使用“文件”菜单下的“另存为”命令，Word则会重新将信息进行整理存盘，这样会使得文件的容量大大减少。如果你嫌每次都要“另存为”太麻烦的话，可以打开Word，单击“工具”菜单中的“选项”命令，再单击“保存”选项卡，在设置窗口中取消选择“快速保存”选项，以后Word就会在每次保存文件时自动进行信息整理并存盘，实现“减肥”操作“一劳永逸”。另外，如果我们使用了Word的嵌入字体技术，则在选中“嵌入TrueType字体”后，还应选中“只嵌入所用字符”复选框，否则Word会把所用到的TrueType字体一同“打包”，使得文件增大。

5.实现Word个性模板

用Word建立的文件默认页面是A4大小，即宽210毫米、高297毫米。但是有时由于工作的需要，我们不希望用A4大小的纸张，这样每次都必须打开“页面设置”对话框进行设置，同时，Word中默认生成的文档文件是不自动缩进的，必须使用手工调整它们的缩进，非常麻烦。其实，巧妙利用Word的模板文件功能可以设置Word的默认页面大小和自动缩进，从而实现个性模板。

①进入WordXP的模板文件夹，在Windows9x和WindowsMe下为C:\\Windows\\ApplicationData\\Microsoft\\Templates文件夹下，而在Windows2000和WindowsNT上为C:\\DocumentsandSettings\\用户名\\ApplicationData\\Microsoft\\Templates文件夹下（此文件夹为隐藏文件夹，你必须对文件夹选项进行设置才能够进入，详见Windows手册），你会看到在此文件夹中有一个normal.dot文件，此文件就是Word的默认模板文件。双击它，系统就会自动调用WordXP打开它。

②单击“文件”→“页面设置”，调出页面设置对话框，将页面大小及上下左右边距设置自己所需的值，如图5所示。笔者经常使用它来写作，每次左右拖动滚动条来查看文章不太方便，所以把宽度设置小了一些，为15厘米，高度不变，仍为24厘米。

③单击“格式”→“段落”，在段落设置对话框中选择“缩进和间距”标签，点击“特殊格式”下拉框，选择“首行缩进”，并设置度量值为0.7厘米（相当于两个汉字字符），即设置每段自动缩进两格（中国人用中文的特色）。

④单击“文件”→“保存”命令，选择保存类型为文档模板文件，由于此时normal.dot原模板已经启动，所以无法直接保存为normal.dot文件。在此，笔者将它保存为normal1.dot文件。

⑤再次进入C:\\Windows\\ApplicationData\\Microsoft\\Templates文件夹下，这时会看到两个模板文件normal.dot和normal1.dot。选中normal.dot文件（老模板文件），按下F2键，选择“重命名”，将它重新命名为oldnormal.dot文件，按照此法再将新的模板文件normal1.dot重命名为normal.dot文件。

⑥上面的制作步骤完成后，使用起来就方便多了。单击快捷栏上的“新建”图标或直接按“Ctrl+N”快捷键即可以用你刚才的设置来进行文件处理了。

6.一次保存多个文件

在WPS2000/Office中有一个“保存所有文件”命令，这个命令非常有用，只要执行该命令，即相当于将所有的文件进行存盘操作，免去了一个文件窗口一个文件窗口切换、存盘之苦。其实，我们也可以在Word中一次保存多个文件：只要在要保存文件时按下Shift键就可以发现，原来的“保存”命令已经变成了“全部保存”命令了，此时单击这个命令相当于WPS2000中的“保存所有文件”命令，即一次性将所有打开的文件进行存盘。

7.合并Word文件

我们在使用Word制作文档时，经常要与别人合作，一般情况下，我们都是把别人的文件拷贝过来打印，这虽然方便，但是不利于文件的管理。试着单击“插入”菜单下的“文件”命令，在弹出的窗口中选择“Word文件”，再找到同事的文件，点击“插入”钮。怎么样？同事的文件是不是已经历历在目了，而且图片、表格、字体、字号、格式都丝毫没有任何变化！

8.更改文件默认存盘格式

在Word默认情况下，我们都将文件存为Word的DOC格式，但是有时候我们出于特殊的需要，如投稿时需要TXT格式、多媒体软件中需要RTF格式等。把Word文档存为其余的格式固然很方便，只要单击“文件”→“另存为”命令，然后在保存对话框中选择欲保存的类型再点击“保存”钮就行了。但是，每次这样做未免有些麻烦。其实，只要我们单击“工具”→“选项”，打开设置窗口，点击“保存”标签，在“将Word文件保存为”下拉框中的“Word文件（*.doc）”改为自己想要的格式，以后每次存盘时，Word就会自动将文件存为你所预先设定的格式了。

9.修复文件

遇到过突然停电而自己的文件没有保存、文件找到却无法打开的情况吗？那时候的你一定比失恋更痛苦！其实，在Word中设计了一个修复程序，只不过它比较隐蔽，你没有注意罢了，巧妙地使用它说不定还能够把你的工作成果给恢复过来呢。请点击“文件”→“打开”，在打开文件对话框中的文件类型下拉框中选择“从任意文件中恢复文本”项（请将鼠标向下拖动，否则无法看到这个项目），再点击原先打不开的文件，耐心等待一会儿凡是能够被恢复的文本都会出现在Word窗口中，这时候就麻烦你按一下存盘图标吧！

十：F4键的妙用

近期在使用Office2000中发现一个F4的奇特功能，供大家分享。

我们都知道，要重复性地使用上次操作，可以有两种方法。一种是复制，但只能复制编辑过的文本。另一种是格式刷，也只能复制文本的属性。而键盘中的F4键，却有这个独特的好处，可以合二为一，同时具有这两种功能。

当您按下该键时，最后一次操作将重复一次。例如，您可以重复添加边框或边框中的底纹样式，及重复向所选文字添加加粗格式的操作、重复插入文件或图片的操作……只要一按F4，上次所操作的内容就会“惊现”出来，大大方便了用户编辑文本的速度，减少了重复劳动。