巧用Word工具栏当管理工具

教导主任的电脑中存放了大量学校资料（Word文档），虽然他已为不同班级、不同科室设定了不同的文件夹，但查找起来仍很麻烦。他迫切希望能方便地分类管理这些资料，以便查找。其实，利用一个小小的工具栏就可以达到这一目的。

1．新建工具栏

打开Word，依次点击“工具→自定义”，弹出“自定义”窗口，选中“工具栏”标签。点击“新建”按钮，弹出“新建工具栏”窗口，在“工具栏名称”中输入“各年级资料”后点击“确定”按钮。现在，Word会自动启用“各年级资料”工具栏，在编辑区就可以看到该工具栏。

2．添加第一级分类

点击“自定义”中的“命令”选项卡，在“类别”栏中选中“新菜单”，然后选取右侧“命令”窗口中的“新菜单”，将它拖到“各年级资料”工具栏之中（图1），连续拖入三次用于表示三个年级。拖入的新菜单数量可依据各校的年级数量而定。

3．为新菜单重新命名

在打开“自定义”窗口的同时，右键点击“各年级资料”中的第一个“新菜单”，在“命名”中输入“初一年级”（图2）。接着按上述方法将其他两个“新菜单”分别命名为“初二年级”、“初三年级”。

4．添加第二级分类

同样在“自定义”窗口打开的情况下，单击“初一年级”会出现预留区域，把“命令”窗口下的“新菜单”拖到该预留区域。如果初一有三个班级的话，那么就拖入三次“新菜单”，接着把“新菜单”依次改名为“初一（1）”、“初一（2）”……改名后效果如图3所示。

5．把资料归类到班级

完成上述设置后，我们就可以把各班的资料进行归类管理了。在此以把初一（1）班的花名册文件（该文档应事先编辑好）归类到“初一（1）”的“花名册”下为例。

在“自定义”窗口的“类别”中选取“插入”，在右侧“命令”中找到“文件”项，把它拖入“初一（1）”的预留区域，右键点击刚才拖入的“文件”，命名为“花名册”。接着右键点击“花名册”，选择“分配超链接”后点击“打开”，定位到“花名册”文件即可。

现在，点击“花名册”就会打开“花名册”文件（图4）。其他文件链接的设置方法相同。

通过这样的方法，我们就可建立一个分类工具栏，通过这个已经分好类的工具栏，我们可以十分方便地分类管理学校的各个部门、班级的各类资料，查找起来比以前方便多了，而不用在众多的文件夹中去一一寻找了。

提示：不同的应用点，相同的解决办法，大家可以使用相同的办法管理不同种类的文件资源。