你变我也变——Word中更新数据两法

在办公操作中，常常遇到这种情况，文档已经输入完成时，某一个数值发生了变化，要将文档中所有相同的数值也要进行改变。这时，我们虽然可以执行“编辑/替换”命令，将数值进行更新。但这种方法效率较低，且属于事后补救。那么有没有什么方法，可以让Word文档中某一数值发生变化后，其它相同数值自动进行改变呢？在日常办公操作中，笔者总结出如下两种方法。

将相关的数值及文字（如“利润比上年同期增长70%”等）输入到Word文档中，然后选中这一特定字符串，执行“插入/书签”命令，打开“书签”对话框（如图1），输入一个便于理解的名称（如“替换百分比”），然后按下“添加”键，这个对话框就自动关闭了。

图1

以后需要输入该词条时，执行“插入/引用/交叉引用”命令，打开“交叉引用”对话框，按“引用类型”右侧的下拉按钮，选择“书签”选项，然后在下方列表中选择需要的书签名称，并确定“引用内容”为“书签文字”，最后单击“插入”按钮即可（如图2）。

图2

执行完这些操作后，如果要对相关数值进行修改，如改为“利润比上年同期增长70%”我们只需在原始数据（也就是定义成书签的那个数据）上修改，然后按“Ctrl+A”组合键选中全文，再按一下F9功能键，后面相同的数值也会做出应的更改，更加方便、准确、高效。

二、选择性粘贴法

将需要的特定字符（如“利润比上年同期增长70%”等）输入到Word文档中，然后选中这一特定字符，执行“复制”操作。再将光标定在需要再次输入此词条的位置上，执行“编辑/选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，选中其中的“粘贴为链接”选项（其它选项不需要更改），确定返回就行了。重复执行此操作，直到将所有的相关数值及文字输入完成（如图2）。

图2

以后按照方法一的操作步骤，就可以更新数据了！

小提示：这两种方式支持对原始数据进行删除、数据更改，如果要在原始数据上面添加文字或者数据，那可就不行了。