实现最佳商业价值 实战Office 2003共享表单

文/武金刚

在Microsoft Office 2003中新增加了一个组件InfoPath 2003，它为我们提供了一整套创建收集和共享信息的动态表单工具。通过该工具我们可以轻松地制作出各种表单，此外在InfoPath 2003中内置了很多用于商业价值的表单模板，通过打开这些设计好的表单模板，可以使我们非常容易地使用InfoPath填写和共享表单信息。

一、创建表单

在InfoPath 2003中我们可以快速的创建自己需要的表单，下面我们就以创建一份“销售记录”表单为例，来了解以下表单的创建过程。

(一)表单的策划：

在创建表单前，首先对表单中的内容和版式进行策划，这样我们做出的表单即美观又完整。例如在创建“销售记录”表单前首先对需要创建的销售记录表单中的内容进行策划，该表单内容包括：表单名称、销售日期、销售产品名称型号、销售电话、电子邮件、客户信息等内容。根据表单的具体内容下面我们就可以设计表单了。

(二)表单的设计：

设计表单时，在InfoPath 2003中单击“文件→设计表单”命令，在右侧弹出“设计表单”窗格，单击“新建表单”命令，即可在程序主界面中创建一个空白表单，在右侧的“任务窗格”已经切换到“设计任务”窗格，在此通过任务窗格中提供的控件、版式、数据源、视图、样式等功能可以很快设计出所需要的表单结构。

1. 插入版式

首先在任务窗格中单击“版式”设计任务，在任务窗格下面弹出一个“插入版式表格”列表，在此选择需要的表格格式。创建表单前，先要为该表单添加一个标题，在“插入版式表格”中双击“带有标题的窗格”版式即可将该窗格添加到当前的操作窗口中，或用鼠标将选中的版式拖动到指定的位置。随后在该版式中输入表单名称即可，如：“销售记录”(如图1)。如果你需要对添加的版式进行合并或拆分，可以在下面的“合并和拆分单元格”中对选定的单元格进行拆分和合并。按照上述方式我们可以添加其它的版式信息。

图1

2. 插入控件

(1)插入文本框

版式添加后，单击“控件”命令，我们可以为表单名称、型号等信息添加一个文本框，该文本框就是以后我们需要填写的信息内容。添加时首先在控件类别中选中文本框命令，并将其拖动到相应的位置，这时我们看到一个标有“field1”的文本框已经被添加到指定文本框。随后双击该文本框打开“文本框属性”对话框(如图2)。其中在“域名称”中我们可以输入一个该文本框的名称，在下面的类型中选择“数据类型”，程序默认为文本类型，在此我们可以根据需要选择文本框的数据类型。更改后单击“确定”返回程序界面。

图2

(2)插入下拉列表框

文本框添加后，为了便于我们以后快速输入产品型号，可以在“产品型号”项中添加一个下拉列表框，填写表单时只需在该项中选择需要的产品型号即可。添加时在“控件”列表中将该“下拉列表框”控件将“产品型号”项拖动到相应的位置并双击该下拉列表框，在打开的“下拉列表框属性”对话框中对其属性进行设置(如图3)。其中在“绑定”项中对该下拉列表框的域名称、数据类型进行设置，勾选“验证”项中购选“不能为空”复选框，这样以后在填写表单时该项必须填写。在下面的“列表框”项中选择“手工输入列表框项”单选项，并单击下面的“添加”按钮，在弹出的添加选项中输入下拉列表中的各个选项。随后单击确定即可。

图3

(3)插入日期

下拉列表框插入后，下面我们还要给销售日期项中插入一个日期控件，首先将日期控件拖动到日期信息项中，并双击该日期控件对该日期控件的属性进行设置，在域名称中输入一个名称，随后单击“数据类型”下拉列表中选择一个日期类型，单击右侧的“格式”按钮，打开一个“格式列表”对话框，在此选择一种需要的格式。随后单击“确定”即可。

(4)插入可选节

以上各项信息添加完成后，下面我们再一起来看看客户信息，这段信息应是客户填写，在该表单中可做可选填写项，插入这段信息时首先在客户信息项中添加一个重复节，插入时将“控件”列表中的“可选节”按钮拖动到相应的位置即可。随后在可选节中安装上述方法添加客户名称、联系电话、邮箱等信息。

提示：在填写表单时，可选节项中的所有信息为隐藏信息，只需点击该项左侧的“箭头”按钮才能展开该列表，对客户信息进行填写，如果你先输入客户信息时，只需单击左侧的“小三角”按钮，在弹出菜单中选择“删除”命令即可将该节信息隐藏起来。

(三)给表单配色

表单设计完成后，为了使设计的表单美观，我们还需要对表单进行配色。配色时选择“格式”菜单下面的“配色方案”命令，在任务窗格中打开“配色方案”列表。在此选择需要添加的颜色方案，到此表单已经设计完成。

图4

二、表单的发布

表单设计后我们需要将表单发布出去供用户填写，发布时单击“文件”菜单中的“发布”命令，弹出一个“发布向导”对话框(如图4)，单击“下一步”在“发布向导”中选择“希望发布到的位置”在此包括局域网的共享文件夹、SharePoint表单库、Web服务器，在此我们可以根据需要选择，如发布到局域网的共享文件夹。单击“下一步”在此输入表单发布的路径和名称，并单击发布即可将表单发布的局域网指定的文件夹中。以后我们进入该共享文件夹打开该表单即可进行填写(如图5)。

图5

到此一份完整的表单已经设计成功，以后我们就可以轻松地在该表单中填写用户信息了。