实用：Excel旧表翻新技巧(图)

第一步 选中要定义名称的单元格（例如计算及格率的单元格B16），执行“插入→名称→定义”命令，弹出“定义名称”对话框（如图2所示），在“当前工作簿中的名称”栏中输入名称（例如：函数三），在“引用位置”栏中输入函数（例如：=COUNTIF(B$5:B13,">60")/COUNT(B$5:B13)），单击[添加]按钮，关闭对话框。

第二步 在需要计算的各处，输入“=”，接着输入所定义的名称（例如：=函数三），与直接在单元格中输入函数的计算异曲同工。

新表中如果需要修改所定义的函数，只需打开“定义名称”对话框，修改函数中的相应部分（例如：60分为及格改成72分为及格，只需把60改成72），单击[确定]按钮后，各处函数全部被修改。把所定义的函数完全换成新的函数也同样奏效

填写记录

填写记录时需要做到“上留天、下留地、左右空列可独立”。比较复杂的表头往往由几行组成，并且对某些行进行了合并、居中等格式设定，在这种表头下，对指定字段排序的时候，如果执行工具栏上的操作命令，会出现“此操作要求合并单元格都具有相同大小”的警告，解决的办法是将复杂的表头与第一条记录之前的没有合并过单元格的简单表头之间预留一个空行，即所谓“上留天”。

所谓填写记录“下留地”，是指最后一条记录与表的下部各种统计数据之间留一个空行，对记录设定的函数计算都引用到这一空行，这一做法能对增加的记录直接参加函数计算。

当减少记录时，可直接删除具体记录，当增加记录时，选中空行，右击鼠标，执行快捷菜单的“插入”命令，增加行。在新的空行前填写新增记录，这条记录随即参加了统计，而不必手工改写函数的引用。需要注意的是引用第一条记录要采取混合引用，相对引用在某些计算中会产生引用混乱（例如：按F4键可以在相对引用、绝对引用和混合引用之间进行切换）。

当工作表中各列数据可以分成几组，并且每组数据不相关联时，可以在组与组之间插入空列隔开，对其中一组进行的操作才不会影响其他各组。比如，在一班与二班学生成绩之间，二班与三班学生成绩之间……插入空 列，可以方便对每个班学生成绩进行排序等操作，即所谓“左右空列可独立”。

粘贴运算

新的报表中，同一项目的各数据有时需要在原报表基础上增加或减少相同数量，这种情况在工资表中经常出现，在考试成绩表中也时有发生，比如，给三班每个学生都增加5分，可以按下列步骤进行： 　

图二

第一步 在最后一列与学生成绩相对应的单元格内都临时填充5，选定后，执行“复制”命令。

第二步 选中三班学生成绩的第一个单元格，执行“编辑→选择性粘贴”命令，弹出“选择性粘贴”对话框，在“运算”一栏中选中“加”单选项，单击[确定]按钮，这样三班每个学生的成绩就都增加了5分。

第三步 把刚才临时填充的所有5全部删除。这个操作还可以完成减法、乘法和除法等运算。