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化繁为简 用Excel巧设通知书系统

 2009-12-19 14:35:43 来源:WEB开发网 闂傚倸鍊搁崐鎼佸磹閹间礁纾归柟闂寸绾惧綊鏌熼梻瀵割槮缁惧墽鎳撻—鍐偓锝庝簻椤掋垺銇勯幇顖毿撻柟渚垮妼椤粓宕卞Δ鈧獮濠勭磽閸屾艾鈧懓顫濋妸鈺佺疅缂佸顑欓崥瀣煕椤愵偅绶氱紓鍐╂礋濮婂宕掑▎鎴М濠电姭鍋撻梺顒€绉甸幆鐐哄箹濞n剙濡肩紒鎰殜閺屸€愁吋鎼粹€茬敖婵炴垶鎸哥粔鐢稿Φ閸曨垰鍐€妞ゆ劦婢€濞岊亪姊虹紒妯诲蔼闁稿海鏁诲濠氭晲婢跺﹤宓嗛梺缁樺姈缁佹挳宕戦幘璇叉嵍妞ゆ挻绋戞禍鐐叏濡厧浜鹃悗姘炬嫹闂傚倸鍊搁崐鎼佸磹閹间礁纾归柟闂寸绾惧綊鏌熼梻瀵割槮缁惧墽鎳撻—鍐偓锝庝簼閹癸綁鏌i鐐搭棞闁靛棙甯掗~婵嬫晲閸涱剙顥氬┑掳鍊楁慨鐑藉磻濞戔懞鍥偨缁嬫寧鐎梺鐟板⒔缁垶宕戦幇鐗堢厵缂備焦锚缁椦囨煃瑜滈崜锕傚矗閸愵煈娼栭柛婵嗗珔瑜斿畷鎯邦槾濞寸姴銈稿铏规嫚閼碱剛顔夐梺鐓庣秺缁犳牠骞冩ィ鍐╁€婚柦妯侯槼閹芥洟姊洪棃娑辨濠碘€虫喘瀹曘垽鎮介崨濞炬嫼闁荤喐鐟ョ€氱兘宕箛娑欑厱闁绘ê纾晶鐢告煏閸℃鈧湱缂撴禒瀣窛濠电姴瀚獮鍫ユ⒑绾懎顥嶉柟娲讳簽濡叉劙寮撮悢鍝勨叞闂傚倸鍊风欢姘缚瑜嶇叅闁靛牆娲犻崑鎾愁潩椤愩垹绁梺缁樹緱閸o綁鐛幒鎳虫棃鍩€椤掑倻涓嶉柨婵嗘缁♀偓闂傚倸鐗婄粙鎴﹀汲濞嗗緷鐟扳堪閸垻鏆梺鍝勭焿缂嶄焦鎱ㄩ埀顒勬煃閹増纭炬繝鈧潏銊х彾闁哄洨鍠撶弧鈧┑顔斤供閸橀箖宕㈤悽鍛娾拺缂備焦锚婵箓鏌涢幘鏉戝摵闁诡喗蓱濞煎繘濡搁妶鍥╃暰闂備礁婀辩划顖滄暜閻愬瓨娅犳繛鎴炴皑绾捐偐绱撴担璐細婵炴彃顕埀顒冾潐濞叉牕鐣烽鍐簷闂備礁鎲¢崝鏇㈠疮閻樿绀堟繝闈涚墛瀹曞弶绻涢幋鐐ㄧ細闁哄棗妫楅埞鎴︽偐鏉堫偄鍘¢梺杞扮劍閻楁粎妲愰幘瀛樺濞寸姴顑呴幗鐢告⒑閸︻厽鍤€婵炲眰鍊濋幃楣冩倻閽樺顔婇梺瑙勬儗閸樹粙宕撻悽鍛娾拺闁荤喐婢橀幃渚€鏌i幒鐐电暤闁诡喗顨婇獮鏍ㄦ媴閸忓瀚藉┑鐐舵彧缁插潡宕曢妶澶婂惞闁逞屽墴濮婃椽骞栭悙娴嬪亾閺嶎厽鍋嬮柣妯垮吹瀹撲線鐓崶銊р姇闁哄懏鎮傞弻銊╂偆閸屾稑顏�婵犵數濮烽弫鍛婃叏閻戣棄鏋侀柛娑橈攻閸欏繘鏌i幋锝嗩棄闁哄绶氶弻娑樷槈濮楀牊鏁鹃梺鍛婄懃缁绘垿濡甸崟顖氱闁告鍋熸禒鑲╃磽娴e搫顎岄柛銊ョ埣瀵鈽夐姀鐘电杸闂傚倸鐗婄粙鎺楁倶閸儲鍊甸柣鐔哄閸熺偟绱掔拠鎻掓殻濠碉紕鏁诲畷鐔碱敍濮橀硸鍟嬮梺璇查叄濞佳囧箺濠婂牊鍋╁┑鍌氭啞閳锋垹鐥鐐村婵炲吋鍔栫换娑㈡嚑椤掆偓閺嬪孩銇勯銏㈢缂佽鲸甯掕灒闁兼祴鏅滈崵宀勬⒒娓氣偓閳ь剛鍋涢懟顖涙櫠椤旇偐鏆嗛柨婵嗙墕閸斿灚銇勯敂鐣屽弨闁诡噯绻濇俊鑸靛緞鐎n剙甯鹃梻浣稿閸嬪懐鎹㈤崘顔肩;妞ゅ繐鎳愮粻鍓р偓鐟板閸犳洜鑺辨繝姘畾闁绘柨鍚嬮埛鎴︽倵閸︻厼校闁靛棗鍟撮弻銈夊礃閼碱剙鐓熼悗瑙勬礃缁诲牓寮崘顔肩劦妞ゆ帒瀚ч埀顒佹瀹曟﹢顢欓崲澹洦鐓曢柍鈺佸枤濞堟﹢鏌i悢绋垮婵﹥妞介幃鈩冩償閳╁啯鐦i梻浣虹帛閻楁洟濡剁粙璺ㄦ殾闁绘垶岣跨弧鈧梺鎼炲劀閸愩劎銈梻鍌欑窔濞佳勵殽韫囨洘顫曢柡鍥ュ灩閸屻劍銇勮箛鎾跺闁抽攱鍨块弻鐔兼嚃閳轰椒绮堕梺鍛婃⒐椤ㄥ﹪寮婚敓鐘插窛妞ゆ棃鏁慨鍥╃磽娴gǹ鈧湱鏁悢濡撳洨鈧潧鎽滅壕濂稿级閸稑濡肩紒妤佺缁绘盯鎮℃惔锝囶啋闂佺硶鏂侀崜婵嬪箯閸涘瓨鐓ラ悗锝呯仛缂嶆姊婚崒姘偓宄懊归崶褜娴栭柕濞炬櫆閸婂潡鏌ㄩ弴鐐测偓鍝ョ不閺屻儲鐓曢柕澶樺枛婢ь噣鏌$€b晝绐旈柡宀€鍠栧畷婊嗩槾閻㈩垱鐩弻锟犲川椤旇棄鈧劙鏌$仦璇插闁诡喓鍊濆畷鎺戔槈濮楀棔绱�闂傚倸鍊搁崐鎼佸磹閹间礁纾归柟闂寸绾惧綊鏌熼梻瀵割槮缁惧墽鎳撻—鍐偓锝庝簻椤掋垺銇勯幇顖毿撻柟渚垮妼椤粓宕卞Δ鈧獮濠勭磽閸屾艾鈧懓顫濋妸鈺佺疅缂佸顑欓崥瀣煕椤愵偅绶氱紓鍐╂礋濮婂宕掑▎鎴М濠电姭鍋撻梺顒€绉甸幆鐐哄箹濞n剙濡肩紒鎰殜閺屸€愁吋鎼粹€茬敖婵炴垶鎸哥粔鐢稿Φ閸曨垰鍐€妞ゆ劦婢€濞岊亪姊虹紒妯诲蔼闁稿海鏁诲濠氭晲婢跺﹤宓嗛梺缁樺姈缁佹挳宕戦幘璇叉嵍妞ゆ挻绋戞禍鐐叏濡厧浜鹃悗姘炬嫹  闂傚倸鍊搁崐鎼佸磹閹间礁纾归柟闂寸绾惧綊鏌熼梻瀵割槮缁炬儳缍婇弻锝夊箣閿濆憛鎾绘煕閵堝懎顏柡灞诲€濆畷顐﹀Ψ閿旇姤鐦庡┑鐐差嚟婵潧顫濋妸褎顫曢柟鎹愵嚙绾惧吋绻涢崱妯虹瑨闁告﹫绱曠槐鎾寸瑹閸パ勭彯闂佹悶鍔岄悥鍏间繆閹绢喖绀冩い鏃傚帶缁愭盯姊洪崫鍕垫Ч闁搞劌缍婂畷銏犆洪鍛偓鍨殽閻愯尙浠㈤柛鏃€纰嶉妵鍕晜鐠囪尙浠搁悗瑙勬穿缁绘繈鐛惔銊﹀殟闁靛/鍐ㄥ闂傚倸饪撮崑鍕洪敃鈧叅闁哄秲鍔庢晶锟犳⒒閸屾瑦绁版い鏇嗗應鍋撻崹顐㈡诞鐎规洘绮撻幃銏$附婢跺绋侀梻浣瑰劤缁绘劕锕㈡潏鈺侇棜闁稿繘妫跨换鍡樸亜閺嶃劎顣查柟顖氱墛閵囧嫰顢曢姀銏㈠姱濠殿喖锕ュ钘夌暦閻戠瓔鏁囨繛鎴炵懃閻濋亶姊绘担鍛靛綊顢栭崨顓囨稑鈹戠€n亞鐣鹃梺閫炲苯澧柕鍥у缁犳盯骞樼€垫悶鍋愭繝纰樻閸ㄦ壆鈧碍婢橀~蹇撁洪鍕炊闂佸憡娲﹂崜姘跺箯閸楃偐鏀介柣鎰絻缁狙冪暆閿濆懏鍋ユ鐐村灴婵偓闁绘﹩鍋呴弬鈧┑鐘垫暩婵鈧凹鍣e鍫曞箹娴e厜鎷洪梺鍛婄箓鐎氼厼顔忓┑鍡忔斀妞ゆ梹鍎抽崢鎾煙椤旇宓嗗┑锛勫厴閸╋繝宕掑Δ浣割伜婵犵數鍋犻幓顏嗗緤娴犲绠规い鎰╁€栭弳婊堟偣鏉炴媽顒熼柣鏂挎閺岋綁鎮㈠畡鎵泿闂佽 鍋撻柤濮愬€楃壕濂告煕鐏炵偓鐨戠€涙繂螖濡ゅ﹣绨烽柛妤€鍟块悾鐑芥偂鎼搭喗鍍甸梺鎸庣箓閹冲秵绔熼弴銏♀拺闁告繂瀚弳娆撴煟濡も偓濡稓鍒掗崼銉ョ闁崇懓銇樼花濠氭椤愩垺鎼愭繛瀵稿厴钘濋柨鏇楀亾闂囧绻濇繝鍌滃ⅱ闁伙絾妞介弻锛勪沪鐠囨彃顬堥梺瀹狀潐閸ㄥ灝鐣烽崡鐐╂闁瑰吀绀佹禍鐐繆閵堝倸浜惧銈庡弨閸庡篓娓氣偓閺屾盯鎮╁畷鍥р拰濠电姭鍋撳〒姘e亾婵﹨娅g槐鎺懳熼弴鐔风伌闁诡喚鍏樻俊鐤槷闁稿鎸搁~婵嬫偂鎼淬垻浜剧紓鍌欑贰閸犳氨鍒掗鐐参ч柨婵嗩槸缁€鍐煃閸濆嫬鏆欐鐐茬墛娣囧﹪鎮欓鍕ㄥ亾閺嶎厼绀夐柟杈剧畱绾惧綊鏌¢崶銉ョ仼闁告垹濞€楠炴牕菐椤掆偓婵′粙鏌i幘璺烘灈闁绘搩鍋婂畷鎯邦檨闁稿骸绻橀弻娑㈠籍閳ь剛鍒掗幘璇茶摕闁哄洢鍨归悙濠勬喐瀹ュ鏁傛い鎾跺Л閸嬫挸鈻撻崹顔界亶濠电偛鍚嬮悷銊╂倶閹烘鈷戦柛娑橈功缁犳捇鎮楀鐓庡⒉妞ゃ倕鍊圭换婵堝枈婢跺瞼锛熼梺绋款儐閸ㄥ灝鐣烽幇鏉跨闁挎洍鍋撻柛銊ュ€圭换娑橆啅椤旇崵鍑归梺绋款儜缁绘繈寮诲澶婁紶闁告洦鍓欏▍锝囩磽娴e搫校闁绘濞€瀵顓兼径濠勫幐婵炶揪绲介幉鈥斥枔閺屻儲鈷戠紒瀣閹癸綁鏌涢悩宕囧⒌鐎殿喖顭峰鎾閻橀潧鈧偤鎮峰⿰鍐ら柤楦块哺缁绘繂顫濋鐘插箥闂備礁鎲¢崹顖炲磹閺嶎偀鍋撳鐐
核心提示:每到期末,老师都需要给每个学生家长发放一份通知书,化繁为简 用Excel巧设通知书系统,其中包括学生成绩、评语等内容,以前大家往往是采用手工填写或者打印,如打印标签、付款通知单、成绩单等等,通过这个方法能够大大提高工作效率,必须要繁琐地对学生成绩进行排名、输入,工作量非常大

每到期末,老师都需要给每个学生家长发放一份通知书,其中包括学生成绩、评语等内容,以前大家往往是采用手工填写或者打印,必须要繁琐地对学生成绩进行排名、输入,工作量非常大,实际上利用Excel的一些函数以及功能,就可以对学生成绩进行排名,并可以实现批量打印通知书,下面就以某学校的期末通知书打印为例,来介绍具体实现方法。

  整理成绩以及评语表

通常一份标准的家长通知书,一般都需要包括学生成绩以及老师的评语,因此在打印通知书之前,必须将这些资料整理好,启动Excel2007,新建一个工作薄,将其予以命名,比如“2009年度通知书打印”,在其中新建一个工作表,将其命名为“学生成绩明细”,在此表中将各个学生的成绩复制过来,由于还需要对学生成绩进行合计、排名,因此在“总分”下面的I2单元格中输入求总分公式“=SUM(B2:H2)”,在“排名”下面的J2单元格中输入公式 “="第"&RANK(I2,$I$2:$I$71)&"名"”,然后将这两个公式复制对应的下面单元格区域中,就可以求出所有学生的总分以及在本班级中的排名了(图1)。

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  图1

此外由于通知书中还需要添加老师的评语,因此新建一个工作表,将其命名为“老师评语”,然后在此表的A列中将学生成绩明细中的学生名单复制过来,然后在B列中输入老师对每个学生的评语(图2)。

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  图2

  设计通知书打印模板

虽然每个学校的家长通知书格式可能不尽完全相同,但是大体上是差不多的,新建一个工作表,将其命名为“批量打印通知书”,然后在此表的A2:K24单元格区域中,根据自己学校的要求,输入家长通知书的必要内容,如标题、开头语、成绩表格、评语表格以及家长填写意见的位置(图3)。

  化繁为简用Excel巧设通知书系统

  图3

由于要实现批量打印,必须在此通知书模板中添加一个通知书序号选择单元格,这样就能够通过这个单元格中的不同序号,从而能够显示不同的家长通知书,在 L3单元格中输入“请输入序号”,然后确定M3单元格为通知书序号选项单元格。同时为了将前面学生成绩明细中每个学生的数据自动引用过来,在通知书中学生成绩明细表“学生姓名”下面的A12中输入公式“=OFFSET(学生成绩明细!$A$2,$M$3*1-1,0)&""”,在第1门课“语文” 下面的B12中输入公式“=VLOOKUP($A$12,学生成绩明细!$A$2:$K$60,2,0)”,在第2门课“数学”下面的B12中输入公式 “=VLOOKUP($A$12,学生成绩明细!$A$2:$K$60,3,0)”,并依次类推,然后在存放老师评语的A14中输入公式 “=VLOOKUP($A$12,老师评语!$A$2:$B$71,2,0)”。这样当在M3单元格中输入1时,就会在通知书模板中显示第1个学生的家长通知书,而2时,则显示第2个学生的家长通知书。

需要注意的是,此处使用了OFFSET、VLOOKUP等函数,其作用为根据M3单元格中的数值,而自动引用学生成绩明细对应的学生姓名,而且在成绩表以及评语中自动引用相应学生的成绩以及评语资料,而公式“OFFSET(学生成绩明细!$A$2,$M$3*1-1,0)&""”中的$M$3*1则是针对不同数据之间相隔行数而定的,如果相隔2行,则将其修改为$M$3*2即可。

  利用控件,高效率批量打印通知书

在前面通知书模板设计的基础上,就可以利用控件进行批量打印通知书的工作了,在N2、N3中分别输入开始序号、结束序号,以其后面的O2、O3单元格作为批量打印通知书的起始序号,接着单击“开发工具”菜单,单击“控件”功能区中的“插入”选项,在弹出的控件列表中,选择“ActiveX控件”中的命令按钮,将其拖动到M3单元格的下面。

接着右击此按钮控件,在弹出的右键快捷菜单中,选择“属性”命令,在随之弹出的“属性”对话框中,将此按钮控件的“Caption”属性,即按钮标题修改为“批量打印通知书”。然后还是右击此按钮控件,选择“查看代码”命令,在弹出的VBA编辑窗口中输入以下批量打印命令:

PRivate Sub CommandButton1_Click()

For i = Range("o2") To Range("o3")

Range("m3") = i

ActiveSheet.PrintOut

Next

End Sub

输入完毕后,关闭此VBA编辑框,单击“控件”功能区中的“设计模式”选项,以退出设计模式,然后选择下通知书的打印区域,最后在O2、O3单元格中输入需要批量打印家长通知书的起始序号,如1~50,最后单击“批量打印通知书”按钮,就可以立即打印出所需要的所需要的50名学生通知书了。

以上的批量打印是仅仅针对通知书打印而言的,实际上利用以上方法,稍微修改下,还可以应用其他一些批量打印工作领域中,如打印标签、付款通知单、成绩单等等,通过这个方法能够大大提高工作效率,减少出现工作误差的机率。

Tags:Excel 通知书

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