分级显示Excel工作表中的复杂数据列表

核心提示：如果您有一个要进行组合和汇总的Excel数据列表，则可以创建分级显示(分级最多为八个级别，分级显示Excel工作表中的复杂数据列表，每组一级)，每个内部级别(由分级显示符号中的较大数字表示)显示前一外部级别(由分级显示符号中的较小数字表示)的明细数据，图表的外观将如以下示例所示，注释 如果要在数据的分级显示列表中显示或

如果您有一个要进行组合和汇总的Excel数据列表，则可以创建分级显示(分级最多为八个级别，每组一级)。每个内部级别(由分级显示符号中的较大数字表示)显示前一外部级别(由分级显示符号中的较小数字表示)的明细数据。使用分级显示可以快速显示摘要行或摘要列，或者显示每组的明细数据。可创建行的分级显示(如下面示例所示)、列的分级显示或者行和列的分级显示。

下面显示了一个按地理区域和月份分组的销售数据分级显示行，此分级显示行有多个摘要行和明细数据行。

1、要显示某一级别的行，请单击适当的 分级显示符号。

2、第 1 级包含所有明细数据行的总销售额。

3、第 2 级包含每个区域中每个月的总销售额。

4、第 3 级包含明细数据行(当前仅显示第 11 个到第 13 个明细数据行)。

要展开或折叠分级显示中的数据，请单击 和 分级显示符号。

创建行的分级显示

1、确保每列在第一行中都有标签，在每列中包含相似的内容，并且区域内没有空行或空列。

2、选择区域中的一个单元格。

3、对构成组的列进行排序。

4、插入摘要行。

要按行分级显示数据，必须使摘要行包含引用该组的每个明细数据行中单元格的公式。请执行下列操作之一：

·使用“分类汇总”命令插入摘要行

使用“分类汇总”命令，可以在每组明细数据行的正下方或正上方插入 SUBTOTAL 函数并自动创建分级显示。

·插入您自己的摘要行

使用公式在每组明细数据行的正下方或正上方插入您自己的摘要行。

5、指定摘要行的位置位于明细数据行的下方还是上方。

·如何指定摘要行的位置

A 在“数据”选项卡上的“分级显示”组中，单击“分级显示”对话框启动器。

B 要指定摘要行位于明细数据行上方，请清除“明细数据的下方”复选框。要指定摘要行位于明细数据行下方，请选中“明细数据的下方”复选框。

6、分级显示数据。请执行下列操作之一：

·自动分级显示数据

A 如有必要，在区域中选择一个单元格。

B 在“数据”选项卡上的“分级显示”组中，单击“组合”旁边的箭头，然后单击“自动建立分级显示”。

·手动分级显示数据

要点 在手动组合分级显示级别时，最好显示出所有数据以避免执行错误的行组合。

A 分级显示外部组。

如何分级显示外部组

a 选择所有的次级摘要行及其相关的明细数据。

在下面的示例中，第 6 行包含第 2 行到第 5 行的分类汇总，第 10 行包含第 7 行到第 9 行的分类汇总，第 11 行包含总计。要组合第 11 行的所有明细数据，请选中第 2 行到第 10 行。

	A	B	C
1	地区	月份	销售额
2	东部	三月	￥9,647
3	东部	三月	￥4,101
4	东部	三月	￥7,115
5	东部	三月	￥2,957
6	东部	三月总计	￥23,820
7	东部	四月	￥4,257
8	东部	四月	￥1,829
9	东部	四月	￥6,550
10	东部	四月总计	￥12,636
11	东部总计		￥36,456

要点 不要在选定区域中包括第 11 行(摘要行)。

b 在“数据”选项卡上的“分级显示”组中，单击“组合”。

分级显示符号显示在屏幕上组的旁边。

B 或者，分级显示一个内部嵌套组。

如何分级显示内部嵌套组

a 对于每个内部嵌套组，请选择与包含摘要行的行相邻的明细数据行。

在下面的示例中，要组合第 2 行到第 5 行(第 6 行为它们的摘要行)，请选中第 2 行到第 5 行。要组合第 7 行到第 9 行(第 10 行为它们的摘要行)，请选中第 7 行到第 9 行。

	A	B	C
1	地区	月份	销售额
2	东部	三月	￥9,647
3	东部	三月	￥4,101
4	东部	三月	￥7,115
5	东部	三月	￥2,957
6	东部	三月总计	￥23,820
7	东部	四月	￥4,257
8	东部	四月	￥1,829
9	东部	四月	￥6,550
10	东部	四月总计	￥12,636
11	东部总计		￥36,456

要点 不要在选定区域中包括该组的摘要行。

b 在“数据”选项卡上的“分级显示”组中，单击“组合”。

分级显示符号显示在屏幕上组的旁边。

C 继续选择并组合内部行，直到创建了分级显示中需要的所有级别。

D 如果要对行取消组合，请选中这些行，然后在“数据”选项卡上的“分级显示”组中，单击“取消组合”。

注释 也可以对分级显示的各个部分取消组合，而不需要删除整个分级显示。按住 Shift，单击该组的 或 ，然后在“数据”选项卡上的“分级显示”组中，单击“取消组合”。

要点 如果在明细数据处于隐藏状态时对分级显示取消组合，则明细数据行可能仍然隐藏。要显示数据，请拖动与隐藏的行相邻的可见行号。在“开始”选项卡上的“单元格”组中，单击“格式”，指向“隐藏和取消隐藏”，然后单击“取消隐藏行”。

创建列的分级显示

1、确保每行在第一列中都有一个标签，在每行中包含相似的内容，并且区域内没有空行或空列。

2、选择区域中的一个单元格。

3、对构成组的行进行排序。

4、使用公式在紧邻每一明细数据列所在的组的右侧或左侧插入自己的摘要列。

注释 要按列分级显示数据，则必须使摘要列包含引用该组的每个明细数据列中单元格的公式。

5、指定摘要列的位置位于明细数据列的右侧还是左侧。

·如何指定摘要列的位置

A 在“数据”选项卡上的“分级显示”组中，单击“分级显示”对话框启动器。

B 要指定摘要列位于明细数据列的左侧，请清除“明细数据的右侧”复选框。要指定摘要列位于明细数据列的右侧，请选中“明细数据的右侧”复选框。

6、分级显示数据。请执行下列操作之一：

·自动分级显示数据

A 如有必要，在区域中选择一个单元格。

B 在“数据”选项卡上的“分级显示”组中，单击“组合”旁边的箭头，然后单击“自动建立分级显示”。

·手动分级显示数据

要点 在手动组合分级显示级别时，最好显示出所有数据以避免执行错误的列组合。

A 分级显示外部组。

·如何分级显示外部组

a 选择所有的次级摘要列及其相关的明细数据。

在下面的示例中，列 E 包含从列 B 到列 D 的分类汇总，列 I 包含从列 F 到列 H 的分类汇总，列 J 包含总计。要组合列 J 的所有明细数据，请选择列 B 到列 I。

	A	B	C	D	E	F	G	H	I	J
1	地区	一月	二月	三月	第一季度	四月	五月	六月	第二季度	H1
2	东部	371	504	880	1,755	186	653	229	1,068	2,823
3	西部	192	185	143	520	773	419	365	1,557	2,077
4	北部	447	469	429	1,345	579	180	367	1,126	2,471
5	南部	281	511	410	1,202	124	750	200	1,074	2,276

要点 不要在选定区域中包括第 J 列(摘要列)。

b 在“数据”选项卡上的“分级显示”组中，单击“组合”。

分级显示符号显示在屏幕上组的旁边。

B或者，分级显示一个内部嵌套组。

·如何分级显示内部嵌套组

a 对于每个内部嵌套组，请选择与包含摘要列的列相邻的明细数据列。

在下面的示例中，要组合列 B 到列 D(列 E 为它们的摘要列)，请选择列 B 到列 D。要组合列 F 到列 H(列 I 为它们的摘要列)，请选择列 F 到列 H。

	A	B	C	D	E	F	G	H	I	J
1	地区	一月	二月	三月	第一季度	四月	五月	六月	第二季度	H1
2	东部	371	504	880	1,755	186	653	229	1,068	2,823
3	西部	192	185	143	520	773	419	365	1,557	2,077
4	北部	447	469	429	1,345	579	180	367	1,126	2,471
5	南部	281	511	410	1,202	124	750	200	1,074	2,276

要点 不要在选定区域中包括该组的摘要列。

b 在“数据”选项卡上的“分级显示”组中，单击“组合”。

分级显示符号显示在屏幕上组的旁边。

C 继续选择并组合内部列，直到创建了分级显示中需要的所有级别。

D 如果要对列取消组合，请选中这些列，然后在“数据”选项卡上的“分级显示”组中，单击“取消组合”。

注释 也可以对分级显示的各个部分取消组合，而不需要删除整个分级显示。按住 Shift，单击该组的 或 ，然后在“数据”选项卡上的“分级显示”组中，单击“取消组合”。

要点 如果在明细数据处于隐藏状态时对分级显示取消组合，则明细数据列可能仍然隐藏。要显示数据，请拖动与隐藏的列相邻的可见列标。在“开始”选项卡上的“单元格”组中，单击“格式”，指向“隐藏和取消隐藏”，然后单击“取消隐藏列”。

显示或隐藏分级显示的数据

1、如果没有看到分级显示符号 、 和 ，请单击“Microsoft Office 按钮”，单击“Excel 选项”，单击“高级”分类，然后在“此工作表的显示”部分下，选择工作表，然后选中“如果应用了分级显示，则显示分级显示符号”复选框。

2、执行下面的一项或多项操作：

显示或隐藏组的明细数据

·要显示组中的明细数据，请单击组的 。

·要隐藏组的明细数据，请单击组的 。

将整个分级显示展开或折叠到特定级别

·在 分级显示符号中，单击所需级别的数字。较低级别的明细数据会隐藏起来。

例如，如果分级显示有四个级别，则可通过单击 　隐藏第四级别而显示其他级别。

显示或隐藏所有分级显示的明细数据

·要显示所有明细数据，请单击 分级显示符号的最低级别。例如，如果有三个级别，则单击 。

·要隐藏所有明细数据，请单击 。

用样式自定义分级显示

对分级显示的行来说，Microsoft Office Excel 使用诸如 RowLevel_1 和 RowLevel_2 的样式。对分级显示的列来说，Excel 使用诸如 ColLevel_1 和 ColLevel_2 的样式。这些样式使用加粗、倾斜以及其他文本格式来区分数据中的摘要行或摘要列。通过更改这些样式的定义方式，可应用不同的文本格式和单元格格式来自定义分级显示的外观。在创建分级显示时或在创建之后，都可以对分级显示应用样式。

执行下面的一项或多项操作：

自动对摘要行或摘要列应用样式

1、在“数据”选项卡上的“分级显示”组中，单击“分级显示”对话框启动器。

2、选中“自动设置样式”复选框。

对现有的摘要行或摘要列应用样式

1、选择要对其应用分级显示样式的单元格。

2、在“数据”选项卡上的“分级显示”组中，单击“分级显示”对话框启动器。

3、选中“自动设置样式”复选框。

4、单击“应用样式”。

注释 还可以使用自动套用格式 (自动套用格式：可应用于数据区域的内置单元格格式集合，例如，字体大小、图案和对齐方式。Excel 可识别选定区域的汇总数据和明细数据的级别，然后对其应用相应的格式。)来设置分级显示数据的格式。

复制分级显示的数据

1、如果没有看到分级显示符号 、 和 ，请单击“Microsoft Office 按钮”，单击“Excel 选项”，单击“高级”分类，然后在“此工作表的显示选项”部分下，选择工作表，然后选中“如果应用了分级显示，则显示分级显示符号”复选框。

2、使用分级显示符号 、 和 来隐藏不需要复制的明细数据。

有关详细信息，请参阅显示或隐藏分级显示的数据一节。

3、选择摘要行的区域。

4、在“开始”选项卡上的“编辑”组中，单击“查找和选择”，然后单击“定位”。

5、单击“定位条件”。

6、单击“可见单元格”。

7、单击“确定”，然后复制数据。

隐藏或删除分级显示

注释 隐藏或删除分级显示时不删除任何数据。

隐藏分级显示

1、如果没有看到分级显示符号 、 和 ，请单击“Microsoft Office 按钮”，单击“Excel 选项”，单击“高级”分类，然后在“此工作表的显示选项”部分下，选择工作表，然后选中“如果应用了分级显示，则显示分级显示符号”复选框。

2、通过单击 分级显示符号中的最大数字来显示所有数据。

3、单击“Microsoft Office 按钮”，单击“Excel 选项”，单击“高级”分类，然后在“此工作表的显示选项”部分下，选择工作表，然后清除“如果应用了分级显示，则显示分级显示符号”复选框。

删除分级显示

1、单击工作表。

2、在“数据”选项卡上的“分级显示”组中，单击“取消组合”旁边的箭头，然后单击“清除分级显示”。

3、如果行或列仍然处于隐藏状态，请拖动隐藏的行和列两侧的可见行标题或列标题，指向“格式”命令(在“开始”选项卡上的“单元格”组中)上的“隐藏和取消隐藏”，然后单击“取消隐藏行”或“取消隐藏列”。

要点 如果在明细数据处于隐藏状态时删除了分级显示，则明细数据行或列可能仍然隐藏。要显示数据，请拖动与隐藏的行和列相邻的可见行号或列标。在“开始”选项卡上的“单元格”组中，单击“格式”，指向“隐藏和取消隐藏”，然后单击“取消隐藏行”或“取消隐藏列”。

用图表创建摘要报告

假设您要创建数据的摘要报告，其中只显示汇总以及这些汇总的图表。通常，您可以执行下列操作：

1、创建摘要报告。

A 分级显示数据。

有关详细信息，请参阅创建行的分级显示或创建列的分级显示节。

B 通过单击分级显示符号 、 和 来隐藏明细数据以仅显示汇总，如下面的行分级显示示例中所示：

有关详细信息，请参阅显示或隐藏分级显示的数据一节。

2、将摘要报告图表化。

A选择要图表化的汇总数据。

例如，要只将 Buchanan 和 Davolio 的汇总(而不是整个报表的总计)图表化，请选择单元格 A1 到 C11，如上例中所示。

B 创建图表。

例如，如果通过使用“图表向导”创建图表，图表的外观将如以下示例所示。

注释 如果要在数据的分级显示列表中显示或隐藏明细数据，则图表也会更新以显示或隐藏数据。