Excel数据校对找个好秘书

Excel正广泛地用于数据管理，对大量数据而言，校对工作可是令人头痛的事。不过咱们如果为它请位好秘书，那就轻松多了。

选中要进行校对的单元格区域，比如图1中的A1：B5。依次单击“工具”→“语音”→“显示‘文本到语音’工具栏”，该工具栏就会出现在Excel编辑区中，单击其中的第一个按钮，Excel即可开始朗读。你就能眼睛看着纸稿，耳朵听着声音，慢慢地校对，够惬意了吧。

图1

小提示：该项功能不会随Excel的默认安装而安装，首次使用时，系统会提示你添加，请按提示操作。如果你在安装Office时选择了删除备份文件，系统会提示你插入安装盘。

当你发现有错时，可及时单击图1中的第二个按钮停止朗读，以便进行修改，修改后再单击第一个按钮，校对又能继续进行。事实上，很多人为了追求快速校对，一般是左手拿纸稿，右手修改，这时只需按一下Esc键即可暂停朗读。而单击第三、四个按钮，可设置按行进行校对还是按列进行校对。

追求更高效率

上述方法很省事，但速度较慢。专业的录入员在操作Excel时，一般是用专业的指法从数字键盘录入数据，与其听Excel读一遍还不如重新输入一遍来得快，当然，这里的重输一遍是有目的的——快速校对。

图2是一张工资表示意图。当然，一般的工资表列数都比较多，可将用于校对的列安排到后面去，要用时才让其显示出来。下面是具体的设置方法：

图2

单击“视图”→“工具栏”→“窗体”，将窗体工具栏显示出来，在U1单元格插入一个“组合框”。在V4：V6单元格中输入“基本工资”、“奖金”、“扣除”等内容，这里的内容一定要与工资表表头即B3：D3中的内容保持一致。

再右击组合框，选择“设置控制格式”→“控制”选项卡，在“数据源区域”后的文本框中输入V4:V6，在“单元格链接”后输入U1。今后，我们只要单击组合框就能很方便地选择到“基本工资”、“奖金”、“扣除”，同时，U1单元格中会自动填入1、2、3等数字。

在U3单元格中输入函数 IF(T4=CHOOSE($U$1,B4,C4,D3),1,0) ，再用Excel的自动填充功能将其复制到U3下面的单元格中。

至此，基本功能已经具备，可以试用一下了。单击组合框，选择要对哪一项进行校对，比如“基本工资”，接着，在T4：T8单元格中将每人的基本工资重输一遍，如果B4中的数据与T4中的数据相等，U4中会自动填入1以示正确，如不等，则自动填入0以示错误。

同理，如果用组合框选择另一项，如“奖金”，U列中的函数会自动将T列的值与对应的C列的值进行比较并提示正误。

小提示：为使给出的出错提示更加明显，还可在U列设置条件格式，比如让出错信息显示为红色等，设置条件格式的方法：选中U4：U8单元格，单击“格式”→“条件格式”，得到图3对话框，可在图3的上面一排三个框中分别选择“单元格数值”、“等于”、“0”。接着单击“格式”，打开的下一级对话框与对单元格式进行设置时的内容完全相同，可对符合条件的单元格数字设置字体、字号、下划线等，你认为哪种最醒目就选择哪一个。

图3