十款电子邮件归档产品横评：邮件监管

核心提示：归档软件的功能不仅仅只是按照企业相关规定，检查邮件的内容是否妥当（见有关“防范数据泄漏产品”的报道），十款电子邮件归档产品横评：邮件监管，它还能帮助搜索出带有违反公司或法律相关规定内容的邮件，并把这些邮件送到人力资源代表或审计师手上，他们在处理邮件问题的同时还有其它的职责，又或者是他们只需要一套

归档软件的功能不仅仅只是按照企业相关规定，检查邮件的内容是否妥当（见有关“防范数据泄漏产品”的报道）。它还能帮助搜索出带有违反公司或法律相关规定内容的邮件，并把这些邮件送到人力资源代表或审计师手上。

通过关键词监管邮件内容

建立这样一个搜索系统大体上就是列出一份禁忌词汇清单，一旦清单上的词汇出现，系统就会自动执行相关操作。这些词汇包括：对人格贬损，黄色淫秽的，暗示私人信息的或一些由文字数字组成的特殊字符组合，比如个人的社会保险号或信用卡号码。

大部分的软件企业并没有一开始默认设定一份禁忌词汇清单或类别在其软件产品里，这主要是与产品责任问题有关。然而这样的清单可以从许多网站上下载，然后设定为系统的起始点。

所有这类能够辅助执行公司相关政策的软件产品都配有安装支持，如果你需要软件在安装之前就已经包括一份禁忌词汇清单而不需要公司内部的法务部门进行核准的话，负责安装支持的工程师会非常乐意帮助顾客安装一份禁忌词汇清单。

C2C, Mimosa and Symantec 三家软件公司所提供的软件功能十分强大，只有当一个以上禁忌词汇紧密出现的时候，它们才会将其识别，这样就不会因对个别单词的“断章取义”而错误启动过滤机制。

虽然所有参加测试的软件产品都轻松通过了搜索功能这部分的测试，但Atempo, GFI, Intradyn and Sunbelt 三家公司的产品在发现违禁邮件信息后，并不能自动地将信息发送到相关适当的公司监管执行部门。

这是整套系统的关键之所在，如果人力资源经理或审计执行官每天都必须手动操作执行这些搜索程序，该软件产品就无法有效地帮助公司执行相关政策。

追求更灵活的监管功能

所有参加测试的软件都具有能够根据一份或多个清单搜寻出与其相吻合的邮件，并加以储存的功能。

参与测试的软件在邮件监管功能上的差异表现在能否灵活机动地识别出各种不同类型的违规行为：包括性骚扰、知识产权泄密、发送如社会保险号或账户信息等违禁信息等，并且还能根据违反规定的程度采取一定措施，比如对信息发送者发出违规警告，或将信息复制下来直接传送到人力资源代表或审计师手中，又或者是对信息进行自动拦截或放行。

为了完成拦截行动，C2C, MessageSolution, Mimosa, Symantec, Tangent and Waterford的归档工具使用的是MAPI（信报传递应用程序）交换接口来搜索放入Outlook发件箱中的邮件，并在信息被发送之前对其内容进行审核。

配置这个选项，需要在安装归档软件的过程中加之额外的步骤。一旦某条信息违反了某项公司政策，它就会从发件箱被转移到一个审核文件夹里，而不会被发送出去。

所有这些具有全套执行功能的软件都获得了极好的评价等级。所有C2C, MessageSolution, Mimosa, Symantec and Waterford的产品都具有优异且灵活的政策执行功能可供选择。

这些功能可以很好地根据各种不同的政策进行调整，每一项都可配有一套不同的搜索条件和公示标准。

由于能够在一定规则基础上自动地执行搜索，并报告发现的违规行为，Tangent的应用软件获得了很好的评价，但报告的阅读者无法应用软件自动地对违规行为采取应对措施。

总结：赛门铁克全面领先

这项测试中的最大赢家是Symantec's Enterprise Vault，因为它能够提供极其完备的许可审核标准和一整套成熟的安装步骤和管理工具，这一点受到大型公司的青睐。

Gartner 2007年度、2008年度电子邮件归档厂商魔力象限

但是对于规模较小的公司的管理者来说，他们在处理邮件问题的同时还有其它的职责，又或者是他们只需要一套拥有少量专门功能的软件，所以大型的软件系统的其它功能选项对他们就显得多余了。

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