轻松关联Word 2007与Excel 2007数据

图4　 “邮件合并收件人”对话框

接着将光标定位到表1第二行“姓名”下面的单元格中，然后单击“下一步：撰写信函”按钮，在“撰写信函”列表中点击“其他项目”按钮，打开“插入合并域”对话框，如图5所示。点击选择“数据库域”单项按钮，然后在下面的“域”列表中选中“姓名”，接着点击“插入”按钮（或者双击）将Excel2007表格中姓名字段插入Word2007表格中，这时表1第二行第一个单元格中将显示“姓名”字样，我们可以像普通文字一样进行字体、颜色、大小等的设置。最后，用同样的方法为表1中其它单元格建立关联。

图5　 “插入合并域”对话框

完成所有关联

现在将表1中所有单元格建立好关联后点击“下一步：预览信函”按钮，表1第二行中的相关内容变成Excel表格中的数值，预览结果如表3所示。

表3　 第一位学生预览结果

如果想预览其他学生的成绩单，可以在“预览”信函区域中点击“<<”和“>>”按钮在不同的学生之间切换。

预览无误后，点击“下一步：完成合并”按钮，完成邮件的合并操作。如果需要打印，链接好打印机后，点击“合并”列表中的“打印”按钮，弹出“合并到打印机”对话框，如图6所示，选择“全部”、“当前纪录”或“从某个纪录到某个纪录”中的一个选项，然后点击“确定”按钮进行打印。

图6　 “合并到打印机”对话框

如果需要保存，点击“合并”列表中的“编辑个人信函”按钮，弹出“合并到新文档”对话框，如图7所示，点击选择“全部”、“当前纪录”或“从某个纪录到某个纪录”中的一个选项，然后点击“确定”按钮，则自动新建并打开一个名为“字母1”的文件，在这个文件中每一个学生的成绩单都将被单独保存在一个页面上，这时保存或者起个名字另存就可以了。

图7　 “合并到新文档”对话框

使用Word2007中的“邮件合并”功能可以将Word2007和Excel2007关联起来，就像数据库中不同表格之间建立关联一样，实现数据的共享交换。通过上面的例子我们不难发现，学生成绩通知单就像一个模板，只要制作好了这个模板，再建立起与Excel2007的关联，就可以批量地生成学生的成绩通知单了。这样既节省了时间又降低了输入过程中出错的几率。